Bank of America is een wereldwijd opererende financiële instelling op het gebied van bankieren, financiële dienstverlening en fintech. De diensten omvatten persoonlijk bankieren, ondersteuning voor kleine bedrijven, vermogensbeheer, beleggingsdiensten en toegang tot kapitaalmarkten voor particulieren, bedrijven en instellingen. Het bedrijf richt zich daarnaast op verantwoorde groei door middel van duurzame financiering, initiatieven voor diversiteit en programma’s voor gemeenschapsontwikkeling.
Administratief medewerker III — Bank of America, San Francisco
Bied senior administratieve ondersteuning aan leidinggevenden van Bank of America en beheer agenda’s, reizen, onkosten, vergaderingen en vertrouwelijke correspondentie. Coördineer de bedrijfsvoering van leidinggevenden en personeelsactiviteiten in San Francisco en Atlanta.
Beschrijving
- Ondersteuning van 6–8 medewerkers in Band 2 en 3, met beperkte indirecte ondersteuning voor hun directe medewerkers.
- Samenwerken met collega’s en ondersteunende partners op alle niveaus, waaronder senior leidinggevenden.
- Tactvol, discreet en met gezond inzicht omgaan met contacten met senior klanten en gevoelige informatie.
- Tegelijkertijd meerdere doelstellingen, projecten en activiteiten beheren.
- Uiteenlopende, geavanceerde en vertrouwelijke administratieve ondersteuning bieden.
- Reguliere en middelmatig complexe correspondentie opstellen, ondertekenen en verzenden.
- Agenda’s, deadlines, verplichtingen en vaste schema’s van leidinggevenden proactief beheren.
- Agenda’s van leidinggevenden coördineren om hun tijd effectief te benutten.
- Telefoonlijnen beheren, binnenlandse en internationale reizen regelen en onkosten en facturen verwerken.
- Helpen bij het plannen en organiseren van All Hands-bijeenkomsten en personeelsvergaderingen.
- E-maildistributiegroepen beheren en introductiedia’s en organigrammen maandelijks bijwerken.
- Ondersteuning bieden bij de onboarding van medewerkers en contractors en personeelsevenementen coördineren.
- Relevante informatie verzamelen en delen met leidinggevenden en lijnmanagers.
- Telefoontjes voor managers beantwoorden, berichten noteren en gesprekken correct doorverbinden.
- Conflicten in agenda’s van leidinggevenden professioneel oplossen.
- Reizen, onkostendeclaraties, vergaderingen en afspraken regelen.
- Notulen en vergadermateriaal, correspondentie, rapporten en formulieren voorbereiden.
- Vragen en problemen van interne en externe klanten onderzoeken en oplossen.
Vereisten
- 3–5 jaar ervaring met administratieve ondersteuning van senior management.
- Sterke vaardigheden op het gebied van tijdbeheer, multitasking en prioriteiten stellen.
- Zeer georganiseerd en nauwkeurig zijn.
- Effectief werken onder druk en met strakke deadlines.
- Duidelijk schriftelijk en mondeling communiceren, ook met senior leidinggevenden.
- Gevorderde vaardigheden in Outlook en Microsoft Office-toepassingen, waaronder Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Visio.
- Ervaring met Copilot en andere AI-tools.
- Bekend zijn met systemen van Bank of America, zoals Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR en ARM.
- Ervaring met Concur of een vergelijkbare tool voor het verwerken van reizen en onkosten.
- Voldoen aan eventuele toepasselijke FDIC- en SAFE Act-/Loan Originator-beperkingen.
- Een bachelordiploma is een pré.
Voordelen
- Toonaangevende arbeidsvoorwaarden.
- Betaald verlof.
- Hulpmiddelen en ondersteuning voor medewerkers.
- Een kantoorcultuur die samenwerking, betrokkenheid en loopbaanontwikkeling ondersteunt.
- Mogelijkheden om te leren, te groeien en impact te maken.