Bank of America er en global finansiel institution, der opererer inden for bank, finans og fintech. Virksomhedens tjenester omfatter privatbank, støtte til små virksomheder, formueforvaltning, investeringstjenester og adgang til kapitalmarkeder for privatpersoner, virksomheder og institutioner. Virksomheden fokuserer også på ansvarlig vækst gennem bæredygtig finansiering, mangfoldighedsinitiativer og programmer for samfundsudvikling.
Administrativ assistent III — Bank of America, San Francisco
Yd senior administrativ støtte til ledere hos Bank of America, og håndter kalendere, rejser, udgifter, møder og fortrolig korrespondance. Koordinér ledelsesarbejde og medarbejderaktiviteter på tværs af San Francisco og Atlanta.
Beskrivelse
- Støt 6–8 medarbejdere på Band 2- og Band 3-niveau med begrænset indirekte støtte til deres direkte referencer.
- Samarbejd med kolleger og støttepartnere på alle niveauer, herunder ledende chefer.
- Håndter kontakt med seniorkunder og følsomme oplysninger med takt, diskretion og godt skøn.
- Håndter flere mål, projekter og aktiviteter på samme tid.
- Yd varieret, avanceret og fortrolig administrativ støtte.
- Udarbejd, underskriv og send rutinemæssig og moderat kompleks korrespondance.
- Administrér lederes kalendere, frister, forpligtelser og faste skemaer proaktivt.
- Koordinér lederes tidsplaner, så tiden udnyttes effektivt.
- Dæk telefonlinjer, arrangér indenlandske og internationale rejser, og behandl udgifter og fakturaer.
- Hjælp med at planlægge og afholde fællesmøder og personalemøder.
- Vedligehold e-maildistributionsgrupper, og opdatér introduktionsslides og organisationsdiagrammer hver måned.
- Støt introduktion af medarbejdere og entreprenører, og koordinér personaleevents.
- Indsaml og del relevant information med ledere og linjechefer.
- Besvar lederes telefonopkald, tag imod beskeder, og viderestil opkald efter behov.
- Løs konflikter i lederes kalendere professionelt.
- Arrangér rejser, udgiftsrapporter, møder og aftaler.
- Udarbejd mødereferater og materiale, korrespondance, rapporter og formularer.
- Undersøg og løs spørgsmål og problemer fra interne og eksterne kunder.
Krav
- Have 3–5 års erfaring med administrativ støtte til den øverste ledelse.
- Demonstrere stærke evner inden for tidsstyring, multitasking og prioritering.
- Være meget velorganiseret og have sans for detaljer.
- Arbejde effektivt under pres og med stramme frister.
- Kommunikere klart både skriftligt og mundtligt, også med ledende chefer.
- Have avancerede færdigheder i Outlook og Microsoft Office-programmer, herunder Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote og Visio.
- Have erfaring med Copilot og andre AI-værktøjer.
- Kende Bank of Americas systemer som Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR og ARM.
- Have erfaring med Concur eller et lignende værktøj til håndtering af rejser og udgifter.
- Opfylde eventuelle gældende begrænsninger i henhold til FDIC og SAFE Act/Loan Originator-reglerne.
- En bachelorgrad foretrækkes.
Fordele
- Brancheførende personalegoder.
- Betalt frihed.
- Ressourcer og støtte til medarbejdere.
- En kontorkultur, der understøtter samarbejde, engagement og karriereudvikling.
- Muligheder for at lære, udvikle sig og gøre en forskel.