Bank of America est une institution financière mondiale qui exerce ses activités dans les secteurs bancaire, financier et des technologies financières. Ses services comprennent la banque de détail, l’accompagnement des petites entreprises, la gestion de patrimoine, les services d’investissement et l’accès aux marchés de capitaux pour les particuliers, les entreprises et les institutions. L’entreprise met également l’accent sur une croissance responsable grâce à la finance durable, aux initiatives en faveur de la diversité et aux programmes de développement communautaire.
Assistant administratif III — Bank of America, San Francisco
Fournir un soutien administratif de haut niveau aux cadres de Bank of America, en gérant les agendas, les déplacements, les dépenses, les réunions et la correspondance confidentielle. Coordonner les opérations de la direction et les activités du personnel à San Francisco et à Atlanta.
Description
- Assurer le soutien de 6 à 8 employés des bandes 2 et 3, avec un soutien indirect limité à leurs subordonnés directs.
- Collaborer avec des collègues et des partenaires de soutien à tous les niveaux, y compris les cadres supérieurs.
- Gérer les échanges avec des clients de haut niveau et les informations sensibles avec tact, discrétion et discernement.
- Gérer plusieurs objectifs, projets et activités en parallèle.
- Fournir un soutien administratif varié, avancé et confidentiel.
- Rédiger, signer et envoyer la correspondance courante et de complexité moyenne.
- Gérer de manière proactive les agendas des cadres, les échéances, les engagements et les horaires réguliers.
- Coordonner les agendas des cadres afin d’optimiser leur temps.
- Assurer la permanence téléphonique, organiser les déplacements nationaux et internationaux et traiter les notes de frais et les factures.
- Contribuer à la planification et à la tenue des réunions générales et des réunions du personnel.
- Gérer les listes de diffusion et actualiser chaque mois les diapositives d’orientation et les organigrammes.
- Accompagner l’intégration des employés et des prestataires et coordonner les événements du personnel.
- Recueillir et partager les informations pertinentes avec les cadres et les responsables hiérarchiques.
- Répondre aux appels des responsables, prendre les messages et orienter les appels de manière appropriée.
- Résoudre avec professionnalisme les conflits d’agenda des cadres.
- Organiser les déplacements, les notes de frais, les réunions et les rendez-vous.
- Préparer les comptes rendus et les documents de réunion, la correspondance, les rapports et les formulaires.
- Rechercher des réponses et résoudre les questions et problèmes soulevés par les clients internes et externes.
Exigences
- Justifier de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif auprès de cadres supérieurs.
- Faire preuve d’excellentes compétences en gestion du temps, en gestion de plusieurs tâches et en priorisation.
- Être très organisé et attentif aux détails.
- Travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés.
- Communiquer clairement à l’écrit et à l’oral, notamment avec les cadres supérieurs.
- Maîtriser Outlook et les applications Microsoft Office, notamment Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote et Visio.
- Avoir une expérience de Copilot et d’autres outils d’IA.
- Connaître les systèmes de Bank of America tels que Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR et ARM.
- Avoir utilisé Concur ou un outil similaire pour traiter les déplacements et les dépenses.
- Respecter toute restriction applicable de la FDIC et du SAFE Act concernant les originators de prêts.
- Une licence est souhaitée.
Avantages
- Des avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur.
- Des congés payés.
- Des ressources et un accompagnement pour les employés.
- Une culture de travail au bureau qui favorise la collaboration, l’engagement et le développement de carrière.
- Des possibilités d’apprendre, d’évoluer et d’avoir un impact.