Bank of America ist ein globales Finanzinstitut, das in den Bereichen Bankwesen, Finanzdienstleistungen und Fintech tätig ist. Das Angebot umfasst Privatkundengeschäft, Unterstützung für kleine Unternehmen, Vermögensverwaltung, Investmentdienstleistungen und den Zugang zu Kapitalmärkten für Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen. Darüber hinaus setzt das Unternehmen auf verantwortungsvolles Wachstum durch nachhaltige Finanzierung, Initiativen für Vielfalt und Programme zur Entwicklung von Gemeinschaften.
Verwaltungsassistent/in III — Bank of America, San Francisco
Leisten Sie erfahrene administrative Unterstützung für Führungskräfte der Bank of America und verwalten Sie Kalender, Reisen, Spesen, Besprechungen und vertrauliche Korrespondenz. Koordinieren Sie Abläufe für Führungskräfte und Personalaktivitäten in San Francisco und Atlanta.
Beschreibung
- Unterstützung von 6–8 Mitarbeitenden der Bandstufen 2 und 3, mit begrenzter indirekter Unterstützung ihrer direkten Mitarbeitenden.
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie Supportpartnern auf allen Ebenen, einschließlich der Geschäftsleitung.
- Taktvoller, diskreter und urteilsfähiger Umgang mit Gesprächen mit hochrangigen Kundinnen und Kunden sowie sensiblen Informationen.
- Gleichzeitige Steuerung mehrerer Ziele, Projekte und Aktivitäten.
- Bereitstellung vielseitiger, anspruchsvoller und vertraulicher administrativer Unterstützung.
- Verfassen, Unterzeichnen und Versenden routinemäßiger und mittelschwerer Korrespondenz.
- Proaktive Verwaltung von Führungskräftekalendern, Fristen, Verpflichtungen und regelmäßigen Terminen.
- Koordination der Zeitpläne von Führungskräften für eine effiziente Zeitnutzung.
- Betreuung von Telefonleitungen, Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie Bearbeitung von Spesen und Rechnungen.
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von All-Hands-Veranstaltungen und Personalbesprechungen.
- Pflege von E-Mail-Verteilern und monatliche Aktualisierung von Einführungsfolien und Organigrammen.
- Unterstützung beim Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmenden sowie Koordination von Personalveranstaltungen.
- Zusammentragen und Weitergeben relevanter Informationen an Führungskräfte und Linienmanager.
- Entgegennahme von Anrufen für Manager, Aufnahme von Nachrichten und angemessene Weiterleitung von Anrufen.
- Professionelle Lösung von Terminkonflikten in den Kalendern von Führungskräften.
- Organisation von Reisen, Spesenabrechnungen, Besprechungen und Terminen.
- Erstellung von Besprechungsprotokollen und -unterlagen, Korrespondenz, Berichten und Formularen.
- Recherche und Klärung von Fragen und Anliegen interner und externer Kundinnen und Kunden.
Anforderungen
- 3–5 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung des oberen Managements.
- Ausgeprägtes Zeitmanagement, Multitasking- und Priorisierungsfähigkeiten.
- Hohe Organisationsfähigkeit und Liebe zum Detail.
- Effektives Arbeiten unter Druck und bei engen Fristen.
- Klare schriftliche und mündliche Kommunikation, auch mit Führungskräften.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Outlook und Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote und Visio.
- Erfahrung mit Copilot und anderen KI-Tools.
- Kenntnisse der Systeme der Bank of America, etwa Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR und ARM.
- Erfahrung mit Concur oder einem ähnlichen Tool zur Abwicklung von Reisen und Spesen.
- Einhaltung etwaiger geltender FDIC- und SAFE-Act-/Loan-Originator-Beschränkungen.
- Ein Bachelorabschluss ist von Vorteil.
Zusatzleistungen
- Branchenführende Zusatzleistungen.
- Bezahlte Freistellung.
- Ressourcen und Unterstützung für Mitarbeitende.
- Bürokultur, die Zusammenarbeit, Engagement und berufliche Entwicklung unterstützt.
- Möglichkeiten, dazuzulernen, sich weiterzuentwickeln und etwas zu bewirken.