Bank of America è un’istituzione finanziaria globale attiva nei settori bancario, finanziario e della tecnologia finanziaria. I suoi servizi includono servizi bancari personali, supporto alle piccole imprese, gestione patrimoniale, servizi di investimento e accesso ai mercati dei capitali per privati, aziende e istituzioni. L’azienda promuove inoltre una crescita responsabile attraverso la finanza sostenibile, iniziative per la diversità e programmi di sviluppo delle comunità.
Assistente amministrativo III — Bank of America, San Francisco
Fornire supporto amministrativo senior ai dirigenti di Bank of America, gestendo calendari, viaggi, spese, riunioni e corrispondenza riservata. Coordinare le attività della dirigenza e del personale a San Francisco e Atlanta.
Descrizione
- Fornire supporto a 6–8 dipendenti delle fasce 2 e 3, con un supporto indiretto limitato ai loro collaboratori diretti.
- Collaborare con colleghi e partner di supporto a tutti i livelli, inclusi i dirigenti senior.
- Gestire le interazioni con clienti senior e le informazioni sensibili con tatto, discrezione e giudizio.
- Gestire contemporaneamente più obiettivi, progetti e attività.
- Fornire un supporto amministrativo diversificato, avanzato e riservato.
- Redigere, firmare e inviare corrispondenza ordinaria e di media complessità.
- Gestire in modo proattivo calendari dei dirigenti, scadenze, impegni e orari abituali.
- Coordinare gli orari dei dirigenti per utilizzare il tempo in modo efficace.
- Gestire le linee telefoniche, organizzare viaggi nazionali e internazionali ed elaborare spese e fatture.
- Contribuire alla pianificazione e alla conduzione di riunioni plenarie e del personale.
- Gestire i gruppi di distribuzione e-mail e aggiornare ogni mese le presentazioni di orientamento e gli organigrammi.
- Supportare l’inserimento di dipendenti e collaboratori esterni e coordinare eventi del personale.
- Raccogliere e condividere informazioni pertinenti con dirigenti e responsabili di linea.
- Rispondere alle chiamate dei responsabili, prendere messaggi e indirizzare le telefonate in modo appropriato.
- Risolvere con professionalità i conflitti nei calendari dei dirigenti.
- Organizzare viaggi, note spese, riunioni e appuntamenti.
- Preparare verbali e materiali per le riunioni, corrispondenza, relazioni e moduli.
- Ricercare risposte e risolvere domande e problemi sollevati da clienti interni ed esterni.
Requisiti
- Avere da 3 a 5 anni di esperienza nel supporto amministrativo a dirigenti senior.
- Dimostrare solide capacità di gestione del tempo, multitasking e definizione delle priorità.
- Essere molto organizzati e attenti ai dettagli.
- Lavorare efficacemente sotto pressione e con scadenze ravvicinate.
- Comunicare con chiarezza per iscritto e a voce, anche con dirigenti senior.
- Avere competenze avanzate in Outlook e nelle applicazioni Microsoft Office, tra cui Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote e Visio.
- Avere esperienza con Copilot e altri strumenti di IA.
- Conoscere i sistemi di Bank of America, come Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR e ARM.
- Avere esperienza con Concur o uno strumento simile per elaborare viaggi e spese.
- Rispettare le eventuali restrizioni applicabili della FDIC e del SAFE Act per gli originator di prestiti.
- È preferibile una laurea triennale.
Benefit
- Benefit tra i migliori del settore.
- Ferie retribuite.
- Risorse e supporto per i dipendenti.
- Una cultura di lavoro in ufficio che favorisce collaborazione, coinvolgimento e sviluppo professionale.
- Opportunità di imparare, crescere e avere un impatto.