Bank of America je globální finanční instituce působící v oblasti bankovnictví, financí a fintechu. Jednotlivcům, malým podnikům i institucionálním klientům poskytuje osobní bankovnictví, podporu malých podniků, správu majetku, investiční služby a přístup na kapitálové trhy. Společnost se také zaměřuje na odpovědný růst prostřednictvím udržitelného financování, iniciativ podporujících rozmanitost a programů rozvoje komunit.
Administrativní asistent III — Bank of America, San Francisco
Poskytujte vedení Bank of America pokročilou administrativní podporu: spravujte kalendáře, cestování, výdaje, schůzky a důvěrnou korespondenci. Koordinujte činnost vedení a zaměstnanců v San Franciscu a Atlantě.
Popis
- Podporujte 6–8 zaměstnanců úrovní 2 a 3 a v omezené míře také jejich přímé podřízené.
- Spolupracujte s kolegy a podpůrnými partnery na všech úrovních, včetně vyšších vedoucích pracovníků.
- Jednejte taktně a diskrétně s klíčovými klienty a nakládejte s citlivými informacemi s dobrým úsudkem.
- Současně pracujte na více cílech, projektech a činnostech.
- Poskytujte různorodou, pokročilou a důvěrnou administrativní podporu.
- Připravujte, podepisujte a odesílejte běžnou i středně složitou korespondenci.
- Proaktivně spravujte kalendáře vedení, termíny, závazky a pravidelné rozvrhy.
- Koordinujte rozvrhy vedení tak, aby byl jeho čas využit efektivně.
- Zajišťujte telefonní linky, organizujte tuzemské i mezinárodní cesty a zpracovávejte výdaje a faktury.
- Pomáhejte plánovat a pořádat celofiremní setkání a schůze zaměstnanců.
- Spravujte e-mailové distribuční skupiny a každý měsíc aktualizujte orientační prezentace a organizační schémata.
- Podporujte nástup zaměstnanců a dodavatelů a koordinujte zaměstnanecké akce.
- Shromažďujte a předávejte relevantní informace vedení a liniovým manažerům.
- Vyřizujte telefonní hovory manažerů, zaznamenávejte vzkazy a hovory vhodně přesměrovávejte.
- Profesionálně řešte konflikty v kalendářích vedení.
- Organizujte cesty, vyúčtování výdajů, schůzky a jednání.
- Připravujte zápisy a podklady ze schůzek, korespondenci, zprávy a formuláře.
- Prověřujte a řešte dotazy a problémy interních i externích zákazníků.
Požadavky
- Mít 3–5 let zkušeností s administrativní podporou vyššího managementu.
- Prokazovat výborné schopnosti v řízení času, multitaskingu a určování priorit.
- Být velmi dobře organizovaný a dbát na detaily.
- Efektivně pracovat pod tlakem a v krátkých termínech.
- Jasně komunikovat písemně i ústně, také s vyššími vedoucími pracovníky.
- Pokročile ovládat Outlook a aplikace Microsoft Office, včetně Teams, Excelu, Wordu, PowerPointu, OneNote a Visia.
- Mít zkušenosti s Copilotem a dalšími nástroji umělé inteligence.
- Znát systémy Bank of America, jako jsou Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR a ARM.
- Mít zkušenosti se zpracováním cestovních nákladů a výdajů v Concuru nebo podobném nástroji.
- Splňovat příslušná omezení FDIC a SAFE Act/pro poskytovatele úvěrů.
- Výhodou je bakalářský titul.
Benefity
- Benefity patřící k nejlepším v oboru.
- Placené volno.
- Zdroje a podpora pro zaměstnance.
- Kancelářská kultura podporující spolupráci, zapojení a kariérní rozvoj.
- Možnosti učit se, růst a přinášet skutečný přínos.