Bank of America to globalna instytucja finansowa działająca w sektorze bankowości, finansów i fintechu. Firma oferuje osobom indywidualnym, małym przedsiębiorstwom i klientom instytucjonalnym bankowość osobistą, wsparcie dla małych firm, zarządzanie majątkiem, usługi inwestycyjne oraz dostęp do rynków kapitałowych. Koncentruje się również na odpowiedzialnym rozwoju poprzez zrównoważone finansowanie, inicjatywy na rzecz różnorodności i programy rozwoju społeczności lokalnych.
Asystent administracyjny III — Bank of America, San Francisco
Zapewniaj kadrze kierowniczej Bank of America zaawansowane wsparcie administracyjne: zarządzaj kalendarzami, podróżami, wydatkami, spotkaniami i poufną korespondencją. Koordynuj pracę kadry kierowniczej i personelu w San Francisco i Atlancie.
Opis
- Wspieraj 6–8 pracowników na poziomach 2 i 3, a w ograniczonym zakresie także ich bezpośrednich podwładnych.
- Współpracuj z osobami na wszystkich szczeblach oraz partnerami ds. wsparcia, w tym z kadrą kierowniczą wyższego szczebla.
- Z taktem i dyskrecją obsługuj kontakty z kluczowymi klientami oraz informacje poufne, kierując się rozsądkiem.
- Jednocześnie realizuj wiele celów, projektów i działań.
- Zapewniaj zróżnicowane, zaawansowane i poufne wsparcie administracyjne.
- Przygotowuj, podpisuj i wysyłaj standardową oraz umiarkowanie złożoną korespondencję.
- Z wyprzedzeniem zarządzaj kalendarzami kadry kierowniczej, terminami, zobowiązaniami i regularnymi harmonogramami.
- Koordynuj harmonogramy kadry kierowniczej, aby efektywnie wykorzystywać jej czas.
- Obsługuj połączenia telefoniczne, organizuj podróże krajowe i międzynarodowe oraz rozliczaj wydatki i faktury.
- Pomagaj planować i prowadzić spotkania ogólne oraz zebrania personelu.
- Prowadź grupy dystrybucyjne poczty elektronicznej oraz co miesiąc aktualizuj prezentacje wdrożeniowe i schematy organizacyjne.
- Wspieraj wdrażanie pracowników i wykonawców oraz koordynuj wydarzenia pracownicze.
- Zbieraj i przekazuj istotne informacje kadrze kierowniczej i menedżerom liniowym.
- Odbieraj telefony menedżerów, zapisuj wiadomości i odpowiednio przekierowuj połączenia.
- Profesjonalnie rozwiązuj konflikty w kalendarzach kadry kierowniczej.
- Organizuj podróże, rozliczenia wydatków, spotkania i terminy.
- Przygotowuj protokoły i materiały ze spotkań, korespondencję, raporty i formularze.
- Analizuj pytania i problemy zgłaszane przez klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz rozwiązuj je.
Wymagania
- Mieć 3–5 lat doświadczenia we wspieraniu administracyjnym kadry kierowniczej wyższego szczebla.
- Wykazywać się doskonałym zarządzaniem czasem, umiejętnością wykonywania wielu zadań i ustalania priorytetów.
- Być osobą dobrze zorganizowaną i skrupulatną.
- Skutecznie pracować pod presją i przy napiętych terminach.
- Jasno komunikować się w mowie i piśmie, także z kadrą kierowniczą wyższego szczebla.
- Znać Outlook i aplikacje Microsoft Office na zaawansowanym poziomie, w tym Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote i Visio.
- Mieć doświadczenie w pracy z Copilotem i innymi narzędziami AI.
- Znać systemy Bank of America, takie jak Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR i ARM.
- Mieć doświadczenie w rozliczaniu podróży i wydatków za pomocą Concur lub podobnego narzędzia.
- Spełniać obowiązujące ograniczenia FDIC oraz SAFE Act/dotyczące osób udzielających pożyczek.
- Mile widziany tytuł licencjata.
Benefity
- Świadczenia należące do najlepszych w branży.
- Płatny urlop.
- Zasoby i wsparcie dla pracowników.
- Kultura pracy w biurze sprzyjająca współpracy, zaangażowaniu i rozwojowi kariery.
- Możliwości nauki, rozwoju i wywierania wpływu.