Bank of America on maailmanlaajuinen rahoituslaitos, joka toimii pankkitoiminnan, rahoituksen ja fintechin aloilla. Sen palveluihin kuuluvat henkilökohtainen pankkiasiointi, pienyritysten tukeminen, varainhoito, sijoituspalvelut ja pääomamarkkinoille pääsy yksityishenkilöille, yrityksille ja yhteisöille. Yhtiö keskittyy myös vastuulliseen kasvuun kestävän rahoituksen, monimuotoisuutta edistävien aloitteiden ja yhteisöjen kehittämisohjelmien avulla.
Hallintoassistentti III — Bank of America, San Francisco
Tarjoat Bank of American johtajille vaativaa hallinnollista tukea ja hoidat kalentereita, matkoja, kuluja, kokouksia ja luottamuksellista kirjeenvaihtoa. Koordinoit johtajien toimintaa ja henkilöstön tehtäviä San Franciscossa ja Atlantassa.
Kuvaus
- Tukee 6–8 Band 2- ja Band 3 -tason työntekijää sekä rajoitetusti välillisesti heidän suoria alaisiaan.
- Työskentelet eri tasoilla olevien kollegoiden ja tukikumppaneiden kanssa, mukaan lukien ylimmät johtajat.
- Hoidat vaativia asiakaskontakteja ja arkaluonteisia tietoja tahdikkaasti, hienotunteisesti ja harkiten.
- Hallinnoit samanaikaisesti useita tavoitteita, hankkeita ja tehtäviä.
- Tarjoat monipuolista, vaativaa ja luottamuksellista hallinnollista tukea.
- Laadit, allekirjoitat ja lähetät tavanomaista ja kohtalaisen vaativaa kirjeenvaihtoa.
- Hallinnoit ennakoivasti johtajien kalentereita, määräaikoja, sitoumuksia ja säännöllisiä aikatauluja.
- Koordinoit johtajien aikatauluja ajan tehokkaan käytön varmistamiseksi.
- Vastaat puhelinlinjoihin, järjestät kotimaan- ja ulkomaanmatkoja sekä käsittelet kuluja ja laskuja.
- Autat All Hands -tilaisuuksien ja henkilöstökokousten suunnittelussa ja järjestämisessä.
- Ylläpidät sähköpostin jakeluryhmiä ja päivität perehdytysdioja sekä organisaatiokaavioita kuukausittain.
- Tuet työntekijöiden ja urakoitsijoiden perehdytystä sekä koordinoit henkilöstötapahtumia.
- Keräät ja jaat olennaista tietoa johtajille ja esihenkilöille.
- Vastaat esihenkilöiden puheluihin, kirjaat viestit ja ohjaat puhelut asianmukaisesti.
- Ratkaiset johtajien kalenteriristiriidat ammattimaisesti.
- Järjestät matkoja, kuluraportteja, kokouksia ja tapaamisia.
- Laadit kokousmuistioita ja -materiaaleja, kirjeenvaihtoa, raportteja ja lomakkeita.
- Selvität ja ratkaiset sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden esittämiä kysymyksiä ja ongelmia.
Vaatimukset
- Sinulla on 3–5 vuoden kokemus ylimmän johdon hallinnollisesta tukemisesta.
- Sinulla on vahvat ajanhallinta-, moniajo- ja priorisointitaidot.
- Olet erittäin järjestelmällinen ja tarkka yksityiskohdista.
- Työskentelet tehokkaasti paineen ja tiukkojen määräaikojen alla.
- Viestit selkeästi kirjallisesti ja suullisesti, myös ylimmän johdon kanssa.
- Hallitset Outlookin ja Microsoft Office -sovellukset edistyneesti, mukaan lukien Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote ja Visio.
- Sinulla on kokemusta Copilotista ja muista tekoälytyökaluista.
- Tunnet Bank of American järjestelmiä, kuten Workdayn, Concurin, GEP Smartin, TechDirectin, Flagscapen, ACR:n ja ARM:n.
- Sinulla on kokemusta Concurin tai vastaavan työkalun käytöstä matkojen ja kulujen käsittelyssä.
- Täytät soveltuvat FDIC:n ja SAFE Actin / Loan Originatorin rajoituksiin liittyvät vaatimukset.
- Alempi korkeakoulututkinto katsotaan eduksi.
Edut
- Alan johtavat edut.
- Palkallinen vapaa-aika.
- Työntekijöiden resurssit ja tuki.
- Toimistolla työskentelyyn perustuva kulttuuri tukee yhteistyötä, osallistumista ja urakehitystä.
- Mahdollisuuksia oppia, kehittyä ja vaikuttaa.