Bank of America — глобальная финансовая организация, работающая в сферах банковского дела, финансов и финтеха. Компания предоставляет услуги для частных лиц, малого бизнеса и институциональных клиентов, включая персональное банковское обслуживание, поддержку малого бизнеса, управление капиталом, инвестиционные услуги и доступ к рынкам капитала. Также компания уделяет внимание ответственному развитию через устойчивое финансирование, инициативы в области многообразия и программы развития местных сообществ.
Административный помощник III — Bank of America, Сан-Франциско
Оказывайте старшую административную поддержку руководителям Bank of America: ведите календари, организуйте поездки и встречи, обрабатывайте расходы и конфиденциальную переписку. Координируйте работу руководителей и сотрудников в Сан-Франциско и Атланте.
Описание
- Поддерживайте 6–8 сотрудников уровней 2 и 3, а также в ограниченном объёме — их непосредственных подчинённых.
- Взаимодействуйте с коллегами и партнёрами по поддержке всех уровней, включая старших руководителей.
- Тактично и осмотрительно общайтесь с ключевыми клиентами и обращайтесь с конфиденциальной информацией, руководствуясь здравым суждением.
- Одновременно ведите несколько задач, проектов и мероприятий.
- Оказывайте разнообразную, сложную и конфиденциальную административную поддержку.
- Составляйте, подписывайте и отправляйте стандартную и умеренно сложную корреспонденцию.
- Заблаговременно ведите календари руководителей, отслеживайте сроки, обязательства и регулярное расписание.
- Координируйте расписание руководителей, чтобы эффективно использовать их время.
- Отвечайте на телефонные звонки, организуйте поездки внутри страны и за рубеж, обрабатывайте расходы и счета.
- Помогайте планировать и проводить общие собрания и встречи сотрудников.
- Ведите группы рассылки электронной почты и ежемесячно обновляйте презентации для ориентации новых сотрудников и организационные схемы.
- Помогайте с адаптацией сотрудников и подрядчиков и координируйте мероприятия для персонала.
- Собирайте и передавайте руководителям и линейным менеджерам нужную информацию.
- Отвечайте на телефонные звонки менеджеров, записывайте сообщения и перенаправляйте звонки по назначению.
- Профессионально разрешайте конфликты в календарях руководителей.
- Организуйте поездки, отчёты о расходах, встречи и приёмы.
- Готовьте протоколы и материалы встреч, корреспонденцию, отчёты и формы.
- Изучайте вопросы и проблемы внутренних и внешних клиентов и находите решения.
Требования
- Иметь 3–5 лет опыта административной поддержки старших руководителей.
- Обладать отличными навыками управления временем, многозадачности и расстановки приоритетов.
- Быть хорошо организованным и внимательным к деталям.
- Эффективно работать в условиях высокой нагрузки и сжатых сроков.
- Чётко общаться устно и письменно, в том числе со старшими руководителями.
- Владеть Outlook и приложениями Microsoft Office на продвинутом уровне, включая Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote и Visio.
- Иметь опыт работы с Copilot и другими инструментами искусственного интеллекта.
- Знать системы Bank of America, например Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR и ARM.
- Иметь опыт обработки поездок и расходов с помощью Concur или аналогичного инструмента.
- Соответствовать применимым ограничениям FDIC и закона SAFE Act/для кредитных специалистов по выдаче займов.
- Желательно иметь степень бакалавра.
Преимущества
- Льготы, признанные одними из лучших в отрасли.
- Оплачиваемый отпуск.
- Ресурсы и поддержка для сотрудников.
- Работа в офисе в атмосфере сотрудничества и вовлечённости, с возможностями профессионального развития.
- Возможность учиться, расти и вносить значимый вклад.