Bank of America er en global finansinstitusjon som opererer innen bank, finans og fintech. Selskapets tjenester omfatter personbank, støtte til små bedrifter, formuesforvaltning, investeringstjenester og tilgang til kapitalmarkeder for privatpersoner, bedrifter og institusjoner. Selskapet fokuserer også på ansvarlig vekst gjennom bærekraftig finansiering, mangfoldsinitiativer og programmer for samfunnsutvikling.
Administrativ assistent III — Bank of America, San Francisco
Gi senior administrativ støtte til ledere i Bank of America, og håndter kalendere, reiser, utgifter, møter og konfidensiell korrespondanse. Koordiner ledelsesarbeid og personalaktiviteter i San Francisco og Atlanta.
Beskrivelse
- Støtt 6–8 medarbeidere på Band 2- og Band 3-nivå, med begrenset indirekte støtte til deres direkte rapporterende medarbeidere.
- Samarbeid med kolleger og støttepartnere på alle nivåer, inkludert ledende ledere.
- Håndter kontakt med seniorkunder og sensitiv informasjon med takt, diskresjon og godt skjønn.
- Håndter flere mål, prosjekter og aktiviteter samtidig.
- Gi variert, avansert og konfidensiell administrativ støtte.
- Utarbeid, signer og send rutinemessig og moderat kompleks korrespondanse.
- Administrer lederes kalendere, frister, forpliktelser og faste planer proaktivt.
- Koordiner ledernes timeplaner slik at tiden brukes effektivt.
- Betjen telefonlinjer, ordne innenlandske og internasjonale reiser, og behandle utgifter og fakturaer.
- Bidra til planlegging og gjennomføring av allmøter og personalmøter.
- Vedlikehold e-postdistribusjonsgrupper, og oppdater introduksjonspresentasjoner og organisasjonskart hver måned.
- Støtt introduksjon av ansatte og kontraktører, og koordiner personalarrangementer.
- Samle inn og dele relevant informasjon med ledere og linjeledere.
- Besvar lederes telefonlinjer, ta imot beskjeder og viderekoble samtaler på riktig måte.
- Løs konflikter i lederes kalendere på en profesjonell måte.
- Ordne reiser, utgiftsrapporter, møter og avtaler.
- Utarbeid møtereferater og materiell, korrespondanse, rapporter og skjemaer.
- Undersøk og løs spørsmål og problemer fra interne og eksterne kunder.
Krav
- Ha 3–5 års erfaring med administrativ støtte til toppledere.
- Demonstrere gode ferdigheter innen tidsstyring, multitasking og prioritering.
- Være svært organisert og ha sans for detaljer.
- Arbeide effektivt under press og med korte tidsfrister.
- Kommunisere tydelig skriftlig og muntlig, også med ledende ledere.
- Ha avanserte ferdigheter i Outlook og Microsoft Office-programmer, inkludert Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote og Visio.
- Ha erfaring med Copilot og andre AI-verktøy.
- Kjenne til Bank of Americas systemer, som Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR og ARM.
- Ha erfaring med Concur eller et lignende verktøy for behandling av reiser og utgifter.
- Oppfylle eventuelle gjeldende begrensninger i henhold til FDIC og SAFE Act/Loan Originator-reglene.
- Bachelorgrad er ønskelig.
Fordeler
- Bransjeledende goder.
- Betalt fri.
- Ressurser og støtte for ansatte.
- En kontorkultur som fremmer samarbeid, engasjement og karriereutvikling.
- Muligheter til å lære, utvikle seg og utgjøre en forskjell.