Bank of America adalah lembaga keuangan global yang bergerak di bidang perbankan, keuangan, dan teknologi finansial. Layanannya mencakup perbankan pribadi, dukungan bagi usaha kecil, pengelolaan kekayaan, layanan investasi, serta akses ke pasar modal bagi individu, perusahaan, dan institusi. Perusahaan ini juga berfokus pada pertumbuhan yang bertanggung jawab melalui pembiayaan berkelanjutan, inisiatif keberagaman, dan program pengembangan masyarakat.
Asisten Administratif III — Bank of America, San Francisco
Memberikan dukungan administratif senior kepada eksekutif Bank of America, termasuk mengelola kalender, perjalanan, pengeluaran, rapat, dan korespondensi rahasia. Mengkoordinasikan operasional eksekutif dan kegiatan staf di San Francisco dan Atlanta.
Deskripsi
- Mendukung 6–8 karyawan Band 2 dan 3, dengan dukungan tidak langsung yang terbatas untuk bawahan langsung mereka.
- Bekerja sama dengan rekan kerja dan mitra pendukung di semua jenjang, termasuk eksekutif senior.
- Menangani interaksi dengan klien senior dan informasi sensitif dengan sopan, bijaksana, dan pertimbangan yang baik.
- Mengelola beberapa sasaran, proyek, dan kegiatan secara bersamaan.
- Memberikan dukungan administratif yang beragam, tingkat lanjut, dan rahasia.
- Menyusun, menandatangani, dan mengirim korespondensi rutin serta yang memiliki tingkat kerumitan menengah.
- Secara proaktif mengelola kalender, tenggat waktu, komitmen, dan jadwal rutin eksekutif.
- Mengkoordinasikan jadwal eksekutif agar waktu digunakan secara efektif.
- Menangani saluran telepon, mengatur perjalanan domestik dan internasional, serta memproses pengeluaran dan faktur.
- Membantu merencanakan dan menyelenggarakan sesi All Hands serta rapat staf.
- Mengelola grup distribusi email dan memperbarui materi orientasi serta bagan organisasi setiap bulan.
- Mendukung proses orientasi karyawan dan kontraktor serta mengkoordinasikan acara staf.
- Mengumpulkan dan membagikan informasi yang relevan kepada eksekutif dan manajer lini.
- Menjawab panggilan telepon manajer, mencatat pesan, dan mengarahkan panggilan dengan tepat.
- Menangani konflik kalender eksekutif secara profesional.
- Mengatur perjalanan, laporan pengeluaran, rapat, dan janji temu.
- Menyiapkan notulen dan materi rapat, korespondensi, laporan, serta formulir.
- Meneliti dan menyelesaikan pertanyaan serta masalah yang diajukan pelanggan internal dan eksternal.
Persyaratan
- Memiliki pengalaman 3–5 tahun dalam memberikan dukungan administratif kepada manajemen senior.
- Menunjukkan kemampuan yang kuat dalam manajemen waktu, multitasking, dan penentuan prioritas.
- Sangat terorganisasi dan teliti.
- Mampu bekerja efektif di bawah tekanan dan tenggat waktu ketat.
- Berkomunikasi dengan jelas secara tertulis dan lisan, termasuk dengan eksekutif senior.
- Memiliki keterampilan tingkat lanjut dalam Outlook dan aplikasi Microsoft Office, termasuk Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, dan Visio.
- Memiliki pengalaman menggunakan Copilot dan alat AI lainnya.
- Memahami sistem Bank of America seperti Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR, dan ARM.
- Berpengalaman menggunakan Concur atau alat serupa untuk memproses perjalanan dan pengeluaran.
- Memenuhi pembatasan FDIC dan SAFE Act/Loan Originator yang berlaku.
- Gelar sarjana diutamakan.
Tunjangan
- Tunjangan terdepan di industri.
- Cuti berbayar.
- Sumber daya dan dukungan bagi karyawan.
- Budaya kerja di kantor yang mendukung kolaborasi, keterlibatan, dan pengembangan karier.
- Kesempatan untuk belajar, berkembang, dan memberikan dampak.