Bank of America är en global finansinstitution som är verksam inom bank, finans och fintech. Företagets tjänster omfattar privatbank, stöd till småföretag, förmögenhetsförvaltning, investeringstjänster och tillgång till kapitalmarknader för privatpersoner, företag och institutioner. Företaget fokuserar också på ansvarsfull tillväxt genom hållbar finansiering, mångfaldsinitiativ och program för samhällsutveckling.
Administrativ assistent III — Bank of America, San Francisco
Ge senior administrativt stöd till chefer på Bank of America och hantera kalendrar, resor, utlägg, möten och konfidentiell korrespondens. Samordna ledningsarbetet och personalaktiviteter i San Francisco och Atlanta.
Beskrivning
- Stöd 6–8 medarbetare på Band 2- och Band 3-nivå, med begränsat indirekt stöd till deras direktrapporterande.
- Samarbeta med kollegor och stödfunktioner på alla nivåer, inklusive högre chefer.
- Hantera kontakter med seniora kunder och känslig information med takt, diskretion och gott omdöme.
- Hantera flera mål, projekt och aktiviteter samtidigt.
- Ge varierat, kvalificerat och konfidentiellt administrativt stöd.
- Skriva, signera och skicka rutinmässig och medelsvår korrespondens.
- Hantera chefers kalendrar, tidsfrister, åtaganden och återkommande scheman proaktivt.
- Samordna chefers scheman så att tiden används effektivt.
- Bemanna telefonlinjer, ordna inrikes och utrikes resor samt hantera utlägg och fakturor.
- Bidra till att planera och genomföra stormöten och personalmöten.
- Underhålla e-postdistributionsgrupper och uppdatera introduktionsbilder och organisationsscheman varje månad.
- Stödja introduktion av anställda och konsulter samt samordna personalaktiviteter.
- Samla in och dela relevant information med chefer och linjechefer.
- Besvara chefers telefonsamtal, anteckna meddelanden och vidarekoppla samtal på lämpligt sätt.
- Lösa konflikter i chefers kalendrar professionellt.
- Ordna resor, utläggsrapporter, möten och bokningar.
- Förbereda mötesanteckningar och underlag, korrespondens, rapporter och formulär.
- Undersöka och lösa frågor och problem från interna och externa kunder.
Krav
- Ha 3–5 års erfarenhet av administrativt stöd till högre chefer.
- Uppvisa god förmåga att hantera tid, flera uppgifter samtidigt och prioritera.
- Vara mycket välorganiserad och noggrann.
- Arbeta effektivt under press och med snäva tidsfrister.
- Kommunicera tydligt i tal och skrift, även med högre chefer.
- Ha avancerade kunskaper i Outlook och Microsoft Office-program, inklusive Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote och Visio.
- Ha erfarenhet av Copilot och andra AI-verktyg.
- Känna till Bank of Americas system, till exempel Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR och ARM.
- Ha erfarenhet av att använda Concur eller ett liknande verktyg för att hantera resor och utlägg.
- Uppfylla eventuella tillämpliga begränsningar enligt FDIC och SAFE Act/Loan Originator-regler.
- Kandidatexamen är meriterande.
Förmåner
- Branschledande förmåner.
- Betald ledighet.
- Resurser och stöd för medarbetare.
- En kontorsbaserad kultur som främjar samarbete, engagemang och karriärutveckling.
- Möjligheter att lära, utvecklas och göra skillnad.