Quản lý Hành chính Cấp cao, Chiến dịch Everybody Votes (Làm việc từ xa, Hoa Kỳ)
Phối hợp với Tổng giám đốc điều hành về hoạt động điều hành, lịch trình, cuộc họp và quan hệ với các bên liên quan tại chiến dịch Everybody Votes. Hỗ trợ các hoạt động của tổ chức nhằm mở rộng khả năng tiếp cận dân chủ trong các cộng đồng người da màu.
Mô tả
- Quản lý lịch và hộp thư đến của Tổng giám đốc điều hành, ưu tiên các yêu cầu và sắp xếp thời gian phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Phụ trách công việc hành chính cấp điều hành, bao gồm chi phí, thư từ bảo mật, việc đi lại phức tạp và chuẩn bị chuyến đi.
- Xây dựng và duy trì các hệ thống giúp Tổng giám đốc điều hành và nhóm lãnh đạo cấp cao sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ và hoàn thành nhiệm vụ.
- Cập nhật cho Tổng giám đốc điều hành về các cam kết, trách nhiệm, ưu tiên và quyết định cần được lưu tâm.
- Làm đối tác hằng ngày về tư duy và triển khai công việc, dự đoán nhu cầu và nhận diện những thách thức tiềm ẩn.
- Quản lý các yêu cầu về thời gian của Tổng giám đốc điều hành, chuyển hướng hoặc từ chối khi phù hợp.
- Điều phối buổi họp nhanh buổi sáng dành cho nhân sự cấp cao.
- Hỗ trợ các cuộc họp bằng cách ghi chép chi tiết, tổng hợp thông tin và quyết định, đồng thời xác định các đầu việc cần thực hiện.
- Điều phối việc theo dõi sau cuộc họp bằng cách giao và theo dõi nhiệm vụ, đưa chúng vào chương trình họp và quy trình làm việc.
- Xây dựng và điều phối chương trình họp với các bên liên quan trong và ngoài tổ chức.
- Duy trì hệ thống theo dõi các cam kết và hoạt động tiếp nối qua các cuộc họp, dự án và ưu tiên của tổ chức.
- Phối hợp với nhóm Phát triển để thống nhất nỗ lực và thúc đẩy các ưu tiên, cam kết.
- Là đầu mối liên hệ của Tổng giám đốc điều hành với Hội đồng quản trị và các nhà tài trợ của tổ chức.
- Lên lịch các cuộc gọi và cuộc họp với hội đồng quản trị và nhà tài trợ, điều phối thư mời và công tác chuẩn bị.
- Chuẩn bị cho các cuộc họp hội đồng quản trị và gửi trước các tài liệu liên quan.
- Bảo mật các vấn đề liên quan đến hội đồng quản trị và nhà tài trợ.
- Phối hợp với Tổng giám đốc điều hành và Giám đốc cấp cao phụ trách Con người & Văn hóa để tuân thủ điều lệ và các quy định hiện hành về công việc của hội đồng quản trị và các ủy ban.
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm phù hợp, khả năng tổ chức tốt và kỹ năng giao tiếp bằng văn bản lẫn lời nói xuất sắc.
- Chú ý đến chi tiết vượt trội và kỹ năng tổ chức được rèn luyện tốt.
- Có khả năng xử lý các ưu tiên cạnh tranh và làm việc dưới áp lực.
- Chủ động làm việc và có khả năng thúc đẩy công việc khi ít được giám sát.
- Thận trọng và kín đáo khi xử lý thông tin bảo mật.
- Có khả năng phán đoán tốt, dự đoán nhu cầu, nhận diện thách thức và sẵn sàng góp ý phản biện một cách thấu đáo.
- Có tinh thần làm chủ công việc, linh hoạt tìm nguồn lực, lập kế hoạch trước và đề xuất giải pháp khi chỉ được hướng dẫn ở mức tối thiểu.
- Kỹ năng họp và giao tiếp xuất sắc, bao gồm ghi chép chính xác, tổng hợp quyết định và chuyển chúng thành các bước tiếp theo rõ ràng.
- Có thành tích đã được chứng minh trong việc quản lý lịch trình phức tạp và các ưu tiên cạnh tranh cho lãnh đạo cấp cao.
- Có khả năng học hỏi và nhất quán áp dụng cách giao tiếp của EVC trên các nền tảng.
- Đáng tin cậy, kín đáo và có khả năng cân bằng trách nhiệm trong các mối quan hệ.
- Tác phong chuyên nghiệp và khả năng phán đoán tốt khi làm việc với nhân sự cấp cao, thành viên hội đồng quản trị, nhà tài trợ, đối tác và các bên liên quan khác.
- Có kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý dự án như Monday.com là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Có khả năng nhanh chóng làm quen với công nghệ mới là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Có kinh nghiệm xây dựng hoặc triển khai các hệ thống vận hành và quy trình làm việc là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực tham gia hoạt động công dân hoặc chính trị là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Phải tiêm chủng đầy đủ ngừa COVID-19 theo yêu cầu của VRP.
- Có năng lực văn hóa để làm việc hiệu quả với đội ngũ nhân viên, đối tác và các bên liên quan đa dạng.
- Ưu tiên ứng viên ở Washington, DC nhưng không bắt buộc.
Phúc lợi
- Bắt buộc tiêm chủng ngừa COVID-19; có thể tiếp cận các loại vắc-xin được khuyến nghị.
- Nhà tuyển dụng trao cơ hội bình đẳng.
- Làm việc từ xa trong phạm vi Hoa Kỳ.