مدير/ة إداري/ة أول/ى، حملة Everybody Votes (عن بُعد، الولايات المتحدة)
العمل مع الرئيس التنفيذي على العمليات التنفيذية والجدولة والاجتماعات وعلاقات أصحاب المصلحة في حملة Everybody Votes. دعم جهود المنظمة لتوسيع الوصول إلى المشاركة الديمقراطية في مجتمعات ذوي البشرة الملونة.
الوصف
- إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وبريده الوارد، وترتيب الأولويات ومواءمة وقته مع أهداف المنظمة.
- تولي المهام الإدارية التنفيذية، بما في ذلك النفقات والمراسلات السرية والسفر المعقد والاستعداد للرحلات.
- إنشاء أنظمة للتنظيم والمتابعة وتتبع المهام للرئيس التنفيذي والفريق القيادي، والحفاظ عليها.
- إطلاع الرئيس التنفيذي باستمرار على الالتزامات والمسؤوليات والأولويات والقرارات التي تتطلب اهتمامه.
- العمل كشريك يومي في التفكير والتنفيذ، مع استباق الاحتياجات ورصد التحديات المحتملة.
- إدارة طلبات تخصيص وقت الرئيس التنفيذي، وإحالتها إلى جهات أخرى أو رفضها عند الاقتضاء.
- تيسير الاجتماع الصباحي السريع للموظفين القياديين.
- دعم الاجتماعات بتدوين ملاحظات مفصلة، وتلخيص المعلومات والقرارات، وتحديد بنود العمل.
- تنسيق المتابعة عبر توزيع الإجراءات وتتبعها وإدراجها في جداول الأعمال وسير العمل.
- إعداد جداول الأعمال وتنسيقها مع أصحاب المصلحة من داخل المنظمة وخارجها.
- الحفاظ على أنظمة لتتبع الالتزامات والمتابعة في الاجتماعات والمشروعات وأولويات المنظمة.
- التعاون مع فريق تنمية الموارد لمواءمة الجهود ودفع الأولويات والالتزامات قدمًا.
- العمل جهة الاتصال الرئيسية للرئيس التنفيذي مع مجلس الإدارة والجهات المانحة للمنظمة.
- جدولة المكالمات والاجتماعات مع أعضاء مجلس الإدارة والجهات المانحة، وتنسيق الدعوات والاستعدادات.
- الاستعداد لاجتماعات مجلس الإدارة وتوزيع المواد ذات الصلة مسبقًا.
- الحفاظ على سرية شؤون مجلس الإدارة والجهات المانحة.
- العمل مع الرئيس التنفيذي والمدير الأول لشؤون الأفراد والثقافة لضمان الامتثال للنظام الأساسي والقواعد المعمول بها في شؤون المجلس واللجان.
المتطلبات
- خبرة ذات صلة، ومهارات تنظيم قوية، وقدرة ممتازة على التواصل الكتابي والشفهي.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية متطورة.
- القدرة على التعامل مع الأولويات المتنافسة والعمل تحت الضغط.
- القدرة على توجيه العمل ذاتيًا ودفعه قدمًا مع قدر قليل من الإشراف.
- حسن التقدير عند التعامل مع المسائل السرية.
- حسن التقدير واستباق الاحتياجات والقدرة على رصد التحديات والاستعداد لتقديم ملاحظات بناءة ومدروسة.
- تحمل المسؤولية والاعتماد على النفس والتخطيط المسبق والقدرة على اقتراح الحلول مع توجيه محدود.
- مهارات ممتازة في الاجتماعات والتواصل، بما يشمل تدوين الملاحظات بدقة وتلخيص القرارات وتحويلها إلى خطوات تالية واضحة.
- قدرة مثبتة على إدارة جداول معقدة وأولويات متنافسة لصالح مسؤول تنفيذي رفيع المستوى.
- القدرة على تعلم أسلوب EVC وتطبيقه باستمرار عبر المنصات.
- الجدارة بالثقة وحسن التصرف والمهارة في الموازنة بين المسؤوليات ضمن العلاقات المختلفة.
- حضور مهني وحسن تقدير في التعامل مع الموظفين القياديين وأعضاء مجلس الإدارة والجهات المانحة والشركاء وسائر أصحاب المصلحة.
- تُعد الخبرة بأدوات إدارة المشروعات مثل Monday.com ميزة، لكنها ليست شرطًا.
- تُعد القدرة على تبني التقنيات الجديدة بسرعة ميزة، لكنها ليست شرطًا.
- تُعد الخبرة في إنشاء الأنظمة التشغيلية وسير العمل أو تطبيقها ميزة، لكنها ليست شرطًا.
- تُعد الخبرة في المشاركة المدنية أو السياسة ميزة، لكنها ليست شرطًا.
- يشترط تلقي التطعيم الكامل ضد كوفيد-19 وفقًا لمتطلبات VRP.
- كفاءة ثقافية للعمل بفعالية مع موظفين وشركاء وأصحاب مصلحة متنوعين.
- يُفضّل الإقامة في واشنطن العاصمة، لكنها ليست شرطًا.
المزايا
- التطعيم ضد كوفيد-19 إلزامي؛ واللقاحات الموصى بها متاحة.
- جهة توظيف تكافؤ الفرص.
- عمل عن بُعد داخل الولايات المتحدة.