ผู้จัดการงานธุรการอาวุโส แคมเปญ Everybody Votes (ทำงานทางไกลในสหรัฐฯ)
ทำงานร่วมกับประธานเจ้าหน้าที่บริหารด้านการดำเนินงานระดับผู้บริหาร การจัดตารางเวลา การประชุม และความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องของแคมเปญ Everybody Votes สนับสนุนงานขององค์กรในการขยายโอกาสเข้าถึงประชาธิปไตยในชุมชนคนผิวสี
รายละเอียด
- จัดการปฏิทินและกล่องจดหมายของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร จัดลำดับความสำคัญของคำขอ และจัดสรรเวลาให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
- ดูแลงานธุรการระดับผู้บริหาร รวมถึงค่าใช้จ่าย จดหมายโต้ตอบที่เป็นความลับ การเดินทางที่ซับซ้อน และการเตรียมการเดินทาง
- สร้างและดูแลระบบการจัดระเบียบ การติดตามงานให้แล้วเสร็จ และการติดตามภารกิจสำหรับประธานเจ้าหน้าที่บริหารและทีมผู้บริหารระดับสูง
- แจ้งข้อมูลล่าสุดแก่ประธานเจ้าหน้าที่บริหารเกี่ยวกับพันธกิจ ความรับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ และการตัดสินใจที่ต้องให้ความสนใจ
- ทำหน้าที่เป็นคู่คิดและผู้ช่วยขับเคลื่อนงานในแต่ละวัน โดยคาดการณ์ความต้องการและมองเห็นความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
- จัดการคำขอใช้เวลาของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร โดยส่งต่อหรือปฏิเสธตามความเหมาะสม
- ดำเนินการประชุมสั้นช่วงเช้าสำหรับเจ้าหน้าที่ระดับสูง
- สนับสนุนการประชุมด้วยการจดบันทึกอย่างละเอียด สรุปข้อมูลและมติ พร้อมระบุรายการงานที่ต้องดำเนินการ
- ประสานงานติดตามผลด้วยการมอบหมายและติดตามงาน รวมถึงบรรจุงานเหล่านั้นไว้ในวาระและขั้นตอนการทำงาน
- จัดทำและประสานวาระการประชุมร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ดูแลระบบติดตามพันธกิจและงานต่อเนื่องจากการประชุม โครงการ และลำดับความสำคัญขององค์กร
- ทำงานร่วมกับทีมพัฒนาเพื่อประสานความพยายามและผลักดันลำดับความสำคัญและพันธกิจให้คืบหน้า
- เป็นผู้ประสานงานหลักของประธานเจ้าหน้าที่บริหารกับคณะกรรมการบริหารและผู้บริจาคขององค์กร
- จัดตารางการโทรและการประชุมกับคณะกรรมการและผู้บริจาค พร้อมประสานคำเชิญและการเตรียมการ
- เตรียมการประชุมคณะกรรมการและแจกจ่ายเอกสารที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า
- รักษาความลับเกี่ยวกับเรื่องของคณะกรรมการและผู้บริจาค
- ทำงานร่วมกับประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายบุคลากรและวัฒนธรรมองค์กร เพื่อให้ปฏิบัติตามข้อบังคับและกฎที่เกี่ยวข้องกับงานของคณะกรรมการและคณะอนุกรรมการ
คุณสมบัติ
- มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง จัดการงานได้ดี และมีทักษะการสื่อสารทั้งการเขียนและการพูดเป็นเลิศ
- ใส่ใจรายละเอียดอย่างโดดเด่นและมีทักษะการจัดระเบียบที่พัฒนาอย่างดี
- สามารถจัดการลำดับความสำคัญที่แข่งขันกันและทำงานภายใต้แรงกดดันได้
- ทำงานได้ด้วยตนเองและผลักดันงานให้คืบหน้าได้โดยมีการกำกับดูแลเพียงเล็กน้อย
- ใช้วิจารณญาณและรักษาความรอบคอบเมื่อต้องจัดการเรื่องที่เป็นความลับ
- มีวิจารณญาณที่ดี คาดการณ์ความต้องการ มองเห็นความท้าทาย และพร้อมให้ข้อเสนอแนะที่รอบคอบ
- มีความรับผิดชอบต่อผลงาน แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ วางแผนล่วงหน้า และเสนอแนวทางแก้ไขได้โดยต้องการคำแนะนำเพียงเล็กน้อย
- มีทักษะการประชุมและการสื่อสารเป็นเลิศ รวมถึงจดบันทึกได้อย่างแม่นยำ สรุปมติ และแปลงมติเป็นขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน
- มีผลงานที่พิสูจน์ได้ในการจัดการตารางเวลาที่ซับซ้อนและลำดับความสำคัญที่แข่งขันกันให้แก่ผู้บริหารระดับสูง
- สามารถเรียนรู้และใช้แนวทางการสื่อสารของ EVC ได้อย่างสม่ำเสมอในแพลตฟอร์มต่าง ๆ
- มีความน่าเชื่อถือ รอบคอบ และสามารถสร้างสมดุลระหว่างความรับผิดชอบในความสัมพันธ์ต่าง ๆ
- มีบุคลิกภาพเป็นมืออาชีพและใช้วิจารณญาณได้ดีเมื่อติดต่อกับเจ้าหน้าที่ระดับสูง กรรมการ ผู้บริจาค พันธมิตร และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่น ๆ
- มีประสบการณ์ใช้เครื่องมือบริหารโครงการ เช่น Monday.com จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- สามารถเรียนรู้และเริ่มใช้เทคโนโลยีใหม่ได้อย่างรวดเร็วจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- มีประสบการณ์สร้างหรือนำระบบการดำเนินงานและขั้นตอนการทำงานไปใช้จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- มีประสบการณ์ด้านการมีส่วนร่วมของพลเมืองหรือการเมืองจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- ต้องได้รับวัคซีนป้องกัน COVID-19 ครบตามที่ VRP กำหนด
- มีความเข้าใจความหลากหลายทางวัฒนธรรมเพื่อทำงานร่วมกับเจ้าหน้าที่ พันธมิตร และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- พิจารณาผู้สมัครที่อยู่ในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. เป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
สวัสดิการ
- ต้องได้รับวัคซีนป้องกัน COVID-19 และสามารถเข้าถึงวัคซีนที่แนะนำได้
- เป็นนายจ้างที่ให้โอกาสอย่างเท่าเทียม
- ทำงานทางไกลภายในสหรัฐอเมริกา