Manajer Administrasi Senior, Kampanye Everybody Votes (Jarak Jauh, AS)
Bermitra dengan CEO dalam operasional eksekutif, penjadwalan, rapat, dan hubungan pemangku kepentingan di Everybody Votes Campaign. Mendukung upaya organisasi untuk memperluas akses demokrasi di komunitas kulit berwarna.
Deskripsi
- Kelola kalender dan kotak masuk CEO, prioritaskan permintaan, dan selaraskan waktu dengan tujuan organisasi.
- Tangani administrasi eksekutif, termasuk pengeluaran, korespondensi rahasia, perjalanan kompleks, dan persiapan perjalanan.
- Bangun dan pelihara sistem pengorganisasian, tindak lanjut, dan pelacakan tugas untuk CEO dan tim senior.
- Pastikan CEO selalu mendapat informasi terbaru tentang komitmen, tanggung jawab, prioritas, dan keputusan yang perlu diperhatikan.
- Bertindak sebagai mitra berpikir dan pelaksana sehari-hari, mengantisipasi kebutuhan serta mengenali potensi tantangan.
- Kelola permintaan waktu CEO, alihkan atau tolak jika sesuai.
- Fasilitasi rapat singkat pagi untuk staf senior.
- Dukung rapat dengan catatan terperinci, rangkuman informasi dan keputusan, serta daftar tindakan yang perlu dilakukan.
- Koordinasikan tindak lanjut dengan menetapkan dan melacak tindakan serta memasukkannya ke agenda dan alur kerja.
- Susun dan koordinasikan agenda bersama pemangku kepentingan internal dan eksternal.
- Pelihara sistem untuk melacak komitmen dan tindak lanjut di berbagai rapat, proyek, dan prioritas organisasi.
- Bekerja sama dengan tim Pengembangan untuk menyelaraskan upaya dan memajukan prioritas serta komitmen.
- Menjadi narahubung CEO untuk Dewan Direksi dan para donor organisasi.
- Jadwalkan panggilan dan rapat dewan serta donor, termasuk mengoordinasikan undangan dan persiapannya.
- Siapkan rapat dewan dan bagikan materi terkait sebelumnya.
- Jaga kerahasiaan urusan dewan dan donor.
- Bekerja sama dengan CEO dan Direktur Senior Bidang Sumber Daya Manusia & Budaya untuk mematuhi anggaran dasar dan aturan yang berlaku bagi dewan dan komite.
Persyaratan
- Pengalaman yang relevan, kemampuan organisasi yang kuat, serta komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik.
- Perhatian luar biasa terhadap detail dan keterampilan organisasi yang berkembang baik.
- Mampu menangani prioritas yang bersaing dan bekerja di bawah tekanan.
- Mampu bekerja mandiri dan memajukan pekerjaan dengan sedikit pengawasan.
- Bijaksana dalam menangani hal-hal rahasia.
- Pertimbangan yang kuat, kemampuan mengantisipasi kebutuhan dan mengenali tantangan, serta kesediaan menyampaikan masukan yang bijaksana.
- Rasa tanggung jawab, kecakapan mencari solusi, perencanaan ke depan, dan kemampuan mengusulkan solusi dengan sedikit arahan.
- Keterampilan rapat dan komunikasi yang sangat baik, termasuk mencatat dengan tepat, merangkum keputusan, dan mengubahnya menjadi langkah selanjutnya yang jelas.
- Terbukti mampu mengelola jadwal kompleks dan prioritas yang bersaing untuk eksekutif senior.
- Mampu mempelajari dan menerapkan gaya komunikasi EVC secara konsisten di berbagai platform.
- Dapat dipercaya, bijaksana, dan terampil menyeimbangkan tanggung jawab dalam berbagai hubungan.
- Sikap profesional dan pertimbangan yang baik saat berinteraksi dengan staf senior, anggota dewan, donor, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Pengalaman menggunakan alat manajemen proyek seperti Monday.com menjadi nilai tambah, tetapi tidak diwajibkan.
- Mampu mengadopsi teknologi baru dengan cepat menjadi nilai tambah, tetapi tidak diwajibkan.
- Pengalaman membangun atau menerapkan sistem operasional dan alur kerja menjadi nilai tambah, tetapi tidak diwajibkan.
- Pengalaman dalam keterlibatan masyarakat sipil atau politik menjadi nilai tambah, tetapi tidak diwajibkan.
- Wajib menerima vaksinasi COVID-19 lengkap sesuai ketentuan VRP.
- Memiliki kompetensi budaya untuk bekerja secara efektif dengan staf, mitra, dan pemangku kepentingan yang beragam.
- Domisili di Washington, DC diutamakan, tetapi tidak diwajibkan.
Tunjangan
- Vaksinasi COVID-19 diwajibkan; vaksin yang direkomendasikan mudah diakses.
- Pemberi kerja yang memberikan kesempatan setara.
- Pekerjaan jarak jauh di Amerika Serikat.