מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת בכיר/ה, קמפיין Everybody Votes (עבודה מרחוק, ארה״ב)
עבודה עם המנכ״ל/ית על תפעול בכיר, תיאום לוחות זמנים, פגישות וקשרי בעלי עניין בקמפיין Everybody Votes. תמיכה בעבודת הארגון להרחבת הנגישות הדמוקרטית בקהילות של אנשים מקבוצות גזעיות מגוונות.
תיאור
- ניהול היומן ותיבת הדואר הנכנס של המנכ״ל/ית, תעדוף בקשות והתאמת הזמן למטרות הארגון.
- טיפול בניהול אדמיניסטרטיבי של ההנהלה, לרבות הוצאות, התכתבויות חסויות, נסיעות מורכבות והכנות לנסיעות.
- בניית מערכות ארגון, מעקב אחר ביצוע ומשימות עבור המנכ״ל/ית והצוות הבכיר, ותחזוקתן.
- עדכון שוטף של המנכ״ל/ית בנוגע להתחייבויות, לאחריות, לסדרי עדיפויות ולהחלטות הדורשות תשומת לב.
- שמש/י שותף/ה יומיומי/ת לחשיבה ולביצוע, תוך ציפייה מראש של צרכים וזיהוי אתגרים אפשריים.
- ניהול בקשות לזמנו/ה של המנכ״ל/ית, והעברתן לגורמים אחרים או דחייתן בעת הצורך.
- הנחיית פגישת העמידה הבוקרית של הצוות הבכיר.
- תמיכה בפגישות באמצעות רישום מפורט, סיכום מידע והחלטות וזיהוי משימות לביצוע.
- תיאום המעקב באמצעות הקצאת פעולות, מעקב אחריהן ושילובן בסדרי היום ובתהליכי העבודה.
- פיתוח ותיאום סדרי יום עם בעלי עניין מתוך הארגון ומחוצה לו.
- תחזוקת מערכות למעקב אחר התחייבויות והמשך טיפול בפגישות, בפרויקטים ובעדיפויות הארגוניות.
- עבודה עם צוות הפיתוח כדי לתאם מאמצים ולקדם עדיפויות והתחייבויות.
- שמש/י איש/אשת הקשר של המנכ״ל/ית מול חבר הנאמנים ותורמי הארגון.
- תיאום שיחות ופגישות עם חברי מועצת המנהלים והתורמים, לרבות הזמנות והכנות.
- הכנה לישיבות מועצת המנהלים והפצת חומרים רלוונטיים מראש.
- שמירה על סודיות בענייני מועצת המנהלים והתורמים.
- עבודה עם המנכ״ל/ית ועם המנהל/ת הבכיר/ה לענייני אנשים ותרבות כדי לעמוד בתקנון ובכללים החלים על ענייני מועצת המנהלים והוועדות.
דרישות
- ניסיון רלוונטי, יכולת ארגון חזקה ותקשורת מצוינת בכתב ובעל פה.
- תשומת לב יוצאת דופן לפרטים ומיומנויות ארגון מפותחות.
- יכולת להתמודד עם סדרי עדיפויות מתחרים ולעבוד תחת לחץ.
- גישה עצמאית לעבודה ויכולת לקדם אותה עם מעט פיקוח.
- שיקול דעת אחראי בטיפול בעניינים חסויים.
- שיקול דעת חזק, יכולת לצפות צרכים מראש ולזהות אתגרים, ונכונות להציע הסתייגויות שקולות.
- לקיחת אחריות, תושייה, תכנון מראש ויכולת להציע פתרונות עם מעט הכוונה.
- מיומנויות מצוינות בניהול פגישות ובתקשורת, לרבות רישום מדויק, סיכום החלטות והפיכתן לצעדים הבאים ברורים.
- יכולת מוכחת לנהל לוחות זמנים מורכבים וסדרי עדיפויות מתחרים עבור מנהל/ת בכיר/ה.
- יכולת ללמוד וליישם בעקביות את הסגנון של EVC בכל הפלטפורמות.
- אמינות, שיקול דעת ומיומנות באיזון תחומי אחריות במערכות יחסים שונות.
- נוכחות מקצועית ושיקול דעת טוב מול צוות בכיר, חברי מועצת מנהלים, תורמים, שותפים ובעלי עניין אחרים.
- ניסיון בכלים לניהול פרויקטים כגון Monday.com הוא יתרון, אך אינו חובה.
- יכולת לאמץ טכנולוגיות חדשות במהירות היא יתרון, אך אינה חובה.
- ניסיון בבנייה או ביישום של מערכות תפעוליות ותהליכי עבודה הוא יתרון, אך אינו חובה.
- ניסיון במעורבות אזרחית או בפוליטיקה הוא יתרון, אך אינו חובה.
- נדרשת התחסנות מלאה נגד COVID-19 בהתאם לדרישות VRP.
- כשירות תרבותית לעבודה יעילה עם צוות, שותפים ובעלי עניין מגוונים.
- מיקום בוושינגטון הבירה מועדף, אך אינו חובה.
הטבות
- התחסנות נגד COVID-19 נדרשת; החיסונים המומלצים נגישים.
- מעסיק/ה המעניק/ה הזדמנויות שוות.
- עבודה מרחוק בתוך ארצות הברית.