مدیر ارشد امور اداری، کارزار رأی همه (دورکاری، ایالات متحده)
در کارزار رأی همه، در امور اجرایی، زمان‌بندی، جلسات و روابط با ذی‌نفعان با مدیرعامل همکاری کنید. از تلاش سازمان برای گسترش دسترسی دموکراتیک در جوامع رنگین‌پوست پشتیبانی کنید.
توضیحات
- تقویم و صندوق ورودی مدیرعامل را مدیریت کنید، به درخواست‌ها اولویت بدهید و زمان را با اهداف سازمان هماهنگ کنید.
- امور اداری اجرایی، از جمله هزینه‌ها، مکاتبات محرمانه، سفرهای پیچیده و آماده‌سازی سفر را انجام دهید.
- برای مدیرعامل و تیم ارشد، سامانه‌هایی برای سازمان‌دهی، پیگیری انجام کارها و ردیابی وظایف ایجاد و نگهداری کنید.
- مدیرعامل را از تعهدات، مسئولیت‌ها، اولویت‌ها و تصمیم‌هایی که نیازمند توجه هستند باخبر نگه دارید.
- به‌عنوان همراه فکری و اجرایی روزانه عمل کنید، نیازها را پیش‌بینی کنید و چالش‌های احتمالی را تشخیص دهید.
- درخواست‌های مربوط به وقت مدیرعامل را مدیریت کنید و در صورت لزوم آن‌ها را ارجاع دهید یا رد کنید.
- جلسه کوتاه صبحگاهی کارکنان ارشد را تسهیل کنید.
- با تهیه یادداشت‌های دقیق، اطلاعات و تصمیم‌های جمع‌بندی‌شده و اقدامات مشخص‌شده، از جلسات پشتیبانی کنید.
- با واگذاری و پیگیری اقدامات، پیگیری‌های بعدی را هماهنگ کنید و آن‌ها را در دستورجلسه‌ها و جریان‌های کاری بگنجانید.
- با ذی‌نفعان داخلی و خارجی دستورجلسه‌ها را تدوین و هماهنگ کنید.
- سامانه‌هایی برای ردیابی تعهدات و پیگیری‌های بعدی در جلسات، پروژه‌ها و اولویت‌های سازمان حفظ کنید.
- با تیم توسعه همکاری کنید تا تلاش‌ها هماهنگ شوند و اولویت‌ها و تعهدات پیش بروند.
- رابط مدیرعامل با هیئت‌مدیره و اهداکنندگان سازمان باشید.
- تماس‌ها و جلسات هیئت‌مدیره و اهداکنندگان را زمان‌بندی کنید و دعوت‌ها و آمادگی‌ها را هماهنگ کنید.
- برای جلسات هیئت‌مدیره آماده شوید و مطالب مرتبط را از پیش توزیع کنید.
- محرمانگی امور هیئت‌مدیره و اهداکنندگان را حفظ کنید.
- برای رعایت آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوط به امور هیئت‌مدیره و کمیته‌ها، با مدیرعامل و مدیر ارشد کارکنان و فرهنگ همکاری کنید.
شرایط لازم
- تجربه مرتبط، توانایی بالای سازمان‌دهی و مهارت عالی در ارتباط نوشتاری و گفتاری.
- توجه کم‌نظیر به جزئیات و مهارت‌های سازمان‌دهی پرورش‌یافته.
- توانایی مدیریت اولویت‌های هم‌زمان و کار کردن زیر فشار.
- رویکردی خودراهبر و توانایی پیشبرد کار با نظارت اندک.
- رازداری و تشخیص درست در برخورد با امور محرمانه.
- قضاوت قوی، پیش‌بینی نیازها، تشخیص چالش‌ها و آمادگی برای ارائه مخالفت سنجیده.
- پذیرش مسئولیت، ابتکار عمل، برنامه‌ریزی پیشاپیش و توانایی پیشنهاد راه‌حل با راهنمایی اندک.
- مهارت عالی در برگزاری جلسات و ارتباطات، از جمله یادداشت‌برداری دقیق، جمع‌بندی تصمیم‌ها و تبدیل آن‌ها به گام‌های بعدی روشن.
- توانایی اثبات‌شده در مدیریت برنامه‌های پیچیده و اولویت‌های متعارض برای یک مدیر ارشد.
- توانایی یادگیری سریع و به‌کارگیری پیوسته لحن EVC در بسترهای مختلف.
- قابل اعتماد بودن، رازداری و مهارت در ایجاد توازن میان مسئولیت‌ها در روابط مختلف.
- حضور حرفه‌ای و قضاوت سنجیده در تعامل با کارکنان ارشد، اعضای هیئت‌مدیره، اهداکنندگان، شرکا و دیگر ذی‌نفعان.
- آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه مانند Monday.com مفید است، اما الزامی نیست.
- توانایی یادگیری سریع فناوری‌های جدید مفید است، اما الزامی نیست.
- تجربه در ایجاد یا پیاده‌سازی سامانه‌ها و جریان‌های کاری عملیاتی مفید است، اما الزامی نیست.
- تجربه در مشارکت مدنی یا سیاست مفید است، اما الزامی نیست.
- طبق الزام VRP، دریافت کامل واکسن کووید-۱۹ الزامی است.
- شایستگی فرهنگی برای همکاری مؤثر با کارکنان، شرکا و ذی‌نفعان گوناگون.
- سکونت در واشنگتن دی‌سی ترجیح دارد، اما الزامی نیست.
مزایا
- واکسیناسیون کووید-۱۹ الزامی است؛ واکسن‌های توصیه‌شده در دسترس هستند.
- کارفرمایی با فرصت‌های برابر.
- امکان دورکاری از داخل ایالات متحده.