Senior manažér/ka administratívy, kampaň Everybody Votes (práca na diaľku, USA)
Spolupracujte s generálnym riaditeľom na výkonných operáciách, plánovaní, stretnutiach a vzťahoch so zainteresovanými stranami v kampani Everybody Votes. Podporujte úsilie organizácie o rozšírenie demokratického prístupu v komunitách ľudí inej farby pleti.
Spojené štáty101 000 $ – 119 500 $ / rok
Na diaľkuPlný úväzokSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaManažérPopis
- Spravovať kalendár a e-mailovú schránku generálneho riaditeľa, určovať priority požiadaviek a zosúlaďovať jeho čas s cieľmi organizácie.
- Zabezpečovať administratívnu podporu vedeniu vrátane výdavkov, dôvernej korešpondencie, zložitej cestovnej agendy a prípravy na cesty.
- Vytvárať a udržiavať systémy na organizáciu práce, dôsledné plnenie úloh a ich sledovanie pre generálneho riaditeľa a vyšší tím.
- Informovať generálneho riaditeľa o záväzkoch, povinnostiach, prioritách a rozhodnutiach, ktorým treba venovať pozornosť.
- Byť každodenným partnerom pri premýšľaní aj realizácii, predvídať potreby a včas rozpoznávať možné problémy.
- Spravovať požiadavky na čas generálneho riaditeľa a podľa potreby ich presmerovať alebo odmietnuť.
- Viesť rannú krátku poradu vedúcich pracovníkov.
- Podporovať stretnutia podrobnými zápismi, zhrnutím informácií a rozhodnutí a zaznamenaním úloh.
- Koordinovať následné kroky prideľovaním a sledovaním úloh a ich zapracovaním do programov stretnutí a pracovných postupov.
- Pripravovať a koordinovať programy stretnutí s internými aj externými zainteresovanými stranami.
- Udržiavať systémy na sledovanie záväzkov a následných krokov naprieč stretnutiami, projektmi a organizačnými prioritami.
- Spolupracovať s tímom pre rozvoj organizácie na zosúladení úsilia a napĺňaní priorít a záväzkov.
- Byť kontaktnou osobou generálneho riaditeľa pre správnu radu a darcov organizácie.
- Plánovať telefonáty a stretnutia správnej rady a darcov vrátane koordinácie pozvánok a príprav.
- Pripravovať zasadnutia správnej rady a vopred distribuovať príslušné materiály.
- Chrániť dôvernosť záležitostí správnej rady a darcov.
- Spolupracovať s generálnym riaditeľom a senior riaditeľom pre ľudí a kultúru, aby sa pri záležitostiach správnej rady a výborov dodržiavali stanovy a príslušné pravidlá.
Požiadavky
- Relevantné skúsenosti, výborné organizačné schopnosti a vynikajúca písomná aj ústna komunikácia.
- Mimoriadny zmysel pre detail a rozvinuté organizačné schopnosti.
- Schopnosť zvládať súbežné priority a pracovať pod tlakom.
- Samostatný prístup k práci a schopnosť posúvať úlohy vpred s minimálnym dohľadom.
- Zdravý úsudok pri práci s dôvernými záležitosťami.
- Dobrý úsudok, schopnosť predvídať potreby a rozpoznávať problémy a ochota konštruktívne oponovať.
- Zodpovednosť za výsledky, vynaliezavosť, plánovanie dopredu a schopnosť navrhovať riešenia s minimálnym usmernením.
- Vynikajúce schopnosti pri vedení stretnutí a komunikácii vrátane presného zapisovania, syntézy rozhodnutí a ich premietnutia do jasných ďalších krokov.
- Preukázaná schopnosť riadiť zložité rozvrhy a súbežné priority vedúceho pracovníka.
- Schopnosť osvojiť si a dôsledne uplatňovať štýl komunikácie EVC naprieč platformami.
- Dôveryhodnosť, diskrétnosť a schopnosť vyvažovať povinnosti v rámci rôznych vzťahov.
- Profesionálne vystupovanie a dobrý úsudok pri spolupráci s vedúcimi pracovníkmi, členmi správnej rady, darcami, partnermi a ďalšími zainteresovanými stranami.
- Skúsenosti s nástrojmi na riadenie projektov, napríklad Monday.com, sú výhodou, nie podmienkou.
- Schopnosť rýchlo si osvojiť nové technológie je výhodou, nie podmienkou.
- Skúsenosti s tvorbou alebo zavádzaním prevádzkových systémov a pracovných postupov sú výhodou, nie podmienkou.
- Skúsenosti s občianskou angažovanosťou alebo politikou sú výhodou, nie podmienkou.
- Vyžaduje sa úplné očkovanie proti COVID-19 v súlade s požiadavkami VRP.
- Kultúrna kompetencia potrebná na efektívnu spoluprácu s rôznorodými zamestnancami, partnermi a zainteresovanými stranami.
- Uprednostňuje sa miesto pôsobenia vo Washingtone, DC, nie je však podmienkou.
Benefity
- Očkovanie proti COVID-19 je povinné; odporúčané vakcíny sú dostupné.
- Zamestnávateľ poskytujúci rovnaké príležitosti.
- Práca na diaľku v rámci Spojených štátov.