Senior manager administratie, Everybody Votes Campaign (op afstand, VS)
Werk samen met de CEO aan de dagelijkse leiding, agendabeheer, vergaderingen en relaties met belanghebbenden bij Everybody Votes Campaign. Ondersteun het werk van de organisatie om democratische toegang in gemeenschappen van kleur te vergroten.
Beschrijving
- Beheer de agenda en inbox van de CEO, stel prioriteiten voor verzoeken en stem de beschikbare tijd af op de organisatiedoelen.
- Verzorg administratieve ondersteuning voor de directie, waaronder onkosten, vertrouwelijke correspondentie, complexe reizen en reisvoorbereidingen.
- Bouw systemen voor organisatie, opvolging en taakbeheer voor de CEO en het senior team en onderhoud deze.
- Houd de CEO op de hoogte van toezeggingen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en beslissingen die aandacht vragen.
- Wees in het dagelijks werk een inhoudelijke en uitvoerende sparringpartner, anticipeer op behoeften en signaleer mogelijke uitdagingen.
- Beheer verzoeken om tijd van de CEO en verwijs ze zo nodig door of wijs ze af.
- Begeleid de ochtendbijeenkomst van het senior team.
- Ondersteun vergaderingen met gedetailleerde notulen, samengevatte informatie en besluiten, en vastgelegde actiepunten.
- Coördineer de opvolging door acties toe te wijzen en bij te houden, en ze op te nemen in agenda’s en werkprocessen.
- Stel agenda’s op en coördineer deze met interne en externe belanghebbenden.
- Onderhoud systemen om toezeggingen en opvolging bij vergaderingen, projecten en organisatorische prioriteiten bij te houden.
- Werk samen met het Development-team om inspanningen af te stemmen en prioriteiten en toezeggingen verder te brengen.
- Fungeer als contactpersoon van de CEO voor de raad van bestuur en donateurs van de organisatie.
- Plan gesprekken en vergaderingen met bestuursleden en donateurs en coördineer uitnodigingen en voorbereidingen.
- Bereid bestuursvergaderingen voor en verspreid relevante stukken vooraf.
- Bescherm de vertrouwelijkheid van bestuurs- en donateurszaken.
- Werk samen met de CEO en de Senior Director of People & Culture om statuten en toepasselijke regels voor bestuurs- en commissieaangelegenheden na te leven.
Vereisten
- Relevante ervaring, sterk organisatorisch vermogen en uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Uitzonderlijke aandacht voor detail en goed ontwikkelde organisatorische vaardigheden.
- Vermogen om verschillende prioriteiten tegelijk te beheren en onder druk te werken.
- Zelfstandige werkhouding en vermogen om werk met weinig toezicht vooruit te helpen.
- Goed beoordelingsvermogen bij het omgaan met vertrouwelijke zaken.
- Sterk beoordelingsvermogen, vooruitzien van behoeften, uitdagingen kunnen signaleren en bereid zijn constructief tegengas te geven.
- Verantwoordelijkheidsgevoel, vindingrijkheid, vooruit plannen en met weinig begeleiding oplossingen kunnen voorstellen.
- Uitstekende vergader- en communicatievaardigheden, waaronder nauwkeurig notuleren, besluiten samenvatten en vertalen naar duidelijke vervolgstappen.
- Aantoonbare ervaring met het beheren van complexe agenda’s en uiteenlopende prioriteiten voor een leidinggevende.
- Vermogen om de communicatiestijl van EVC te leren en consequent toe te passen op verschillende platforms.
- Betrouwbaarheid, discretie en vaardigheid om verantwoordelijkheden binnen verschillende relaties in balans te houden.
- Professionele uitstraling en goed beoordelingsvermogen in contacten met senior medewerkers, bestuursleden, donateurs, partners en andere belanghebbenden.
- Ervaring met projectmanagementtools zoals Monday.com is een pré, maar geen vereiste.
- Snel nieuwe technologie kunnen leren gebruiken is een pré, maar geen vereiste.
- Ervaring met het opbouwen of invoeren van operationele systemen en werkprocessen is een pré, maar geen vereiste.
- Ervaring met maatschappelijke betrokkenheid of politiek is een pré, maar geen vereiste.
- Volledig gevaccineerd zijn tegen COVID-19 is vereist volgens de voorschriften van VRP.
- Culturele competentie om effectief samen te werken met diverse medewerkers, partners en belanghebbenden.
- Een standplaats in Washington, DC heeft de voorkeur, maar is geen vereiste.
Voordelen
- Vaccinatie tegen COVID-19 is vereist; aanbevolen vaccins zijn toegankelijk.
- Werkgever die gelijke kansen biedt.
- Op afstand werken binnen de Verenigde Staten.