Senior administrativ leder, Everybody Votes Campaign (fjernarbejde, USA)
Samarbejd med den administrerende direktør om ledelsesdrift, planlægning, møder og relationer til interessenter hos Everybody Votes Campaign. Støt organisationens arbejde med at udvide den demokratiske adgang i farvede lokalsamfund.
Beskrivelse
- Administrere den administrerende direktørs kalender og indbakke, prioritere anmodninger og tilpasse tiden til organisationens mål.
- Varetage administrativ støtte til direktionen, herunder udgifter, fortrolig korrespondance, komplekse rejser og rejseforberedelse.
- Opbygge og vedligeholde systemer til organisering, opfølgning og opgavestyring for den administrerende direktør og den øverste ledelse.
- Holde den administrerende direktør orienteret om forpligtelser, ansvarsområder, prioriteter og beslutninger, der kræver opmærksomhed.
- Være en daglig sparringspartner og støtte gennemførelsen, forudse behov og få øje på mulige udfordringer.
- Administrere anmodninger om den administrerende direktørs tid og omdirigere eller afslå dem, når det er passende.
- Facilitere morgenens statusmøde for den øverste ledelse.
- Understøtte møder med detaljerede noter, sammenfattet information og beslutninger samt identificerede handlinger.
- Koordinere opfølgning ved at tildele og følge op på handlinger samt indarbejde dem i dagsordener og arbejdsgange.
- Udarbejde og koordinere dagsordener med interne og eksterne interessenter.
- Vedligeholde systemer til at følge forpligtelser og opfølgning på tværs af møder, projekter og organisationens prioriteter.
- Samarbejde med udviklingsteamet om at samordne indsatsen og fremme prioriteter og forpligtelser.
- Være den administrerende direktørs kontaktperson for bestyrelsen og organisationens donorer.
- Planlægge opkald og møder med bestyrelsen og donorer samt koordinere invitationer og forberedelse.
- Forberede bestyrelsesmøder og udsende relevant materiale på forhånd.
- Beskytte fortroligheden i bestyrelses- og donorsager.
- Samarbejde med den administrerende direktør og Senior Director of People & Culture om at overholde vedtægter og gældende regler for bestyrelses- og udvalgssager.
Krav
- Relevant erfaring, stærke organisatoriske evner og fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner.
- Enestående sans for detaljer og veludviklede organisatoriske evner.
- Evne til at håndtere konkurrerende prioriteter og arbejde under pres.
- Selvstændig tilgang og evne til at føre arbejdet fremad med begrænset tilsyn.
- Sund dømmekraft ved håndtering af fortrolige forhold.
- Stærk dømmekraft, evne til at forudse behov og spotte udfordringer samt villighed til at give velovervejet modspil.
- Ansvarsfølelse, initiativrigdom, planlægning i god tid og evne til at foreslå løsninger med begrænset vejledning.
- Fremragende møde- og kommunikationsevner, herunder præcis notetagning, sammenfatning af beslutninger og omsætning af dem til klare næste skridt.
- Dokumenteret evne til at håndtere komplekse kalendere og konkurrerende prioriteter for en ledende chef.
- Evne til at lære og konsekvent anvende EVC's tone på tværs af platforme.
- Pålidelighed, diskretion og evne til at afbalancere ansvar på tværs af relationer.
- Professionel fremtoning og sund dømmekraft i samarbejdet med ledende medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, donorer, partnere og andre interessenter.
- Erfaring med projektstyringsværktøjer som Monday.com er en fordel, men ikke et krav.
- Evne til hurtigt at tage ny teknologi i brug er en fordel, men ikke et krav.
- Erfaring med at opbygge eller implementere driftssystemer og arbejdsgange er en fordel, men ikke et krav.
- Erfaring med borgerengagement eller politik er en fordel, men ikke et krav.
- Skal være fuldt vaccineret mod COVID-19 som krævet af VRP.
- Kulturel kompetence til at arbejde effektivt med medarbejdere, partnere og interessenter med forskellig baggrund.
- Placering i Washington, DC foretrækkes, men er ikke et krav.
Fordele
- Vaccination mod COVID-19 er påkrævet; anbefalede vacciner er tilgængelige.
- Arbejdsgiver med lige muligheder.
- Fjernarbejde inden for USA.