Senior administrativ leder, Everybody Votes Campaign (fjernarbeid, USA)
Samarbeid med administrerende direktør om ledelsesdrift, planlegging, møter og interessentre lasjoner hos Everybody Votes Campaign. Støtt organisasjonens arbeid med å utvide demokratisk tilgang i lokalsamfunn med fargede innbyggere.
Beskrivelse
- Administrere administrerende direktørs kalender og innboks, prioritere forespørsler og tilpasse tiden til organisasjonens mål.
- Håndtere administrativ støtte for ledelsen, inkludert utgifter, konfidensiell korrespondanse, kompliserte reiser og reiseforberedelser.
- Bygge og vedlikeholde systemer for organisering, oppfølging og oppgavestyring for administrerende direktør og toppledelsen.
- Holde administrerende direktør oppdatert om forpliktelser, ansvarsområder, prioriteringer og beslutninger som krever oppmerksomhet.
- Være en daglig sparringspartner og støtte gjennomføring, forutse behov og oppdage mulige utfordringer.
- Håndtere forespørsler om administrerende direktørs tid og omdirigere eller avslå dem når det er hensiktsmessig.
- Lede morgenens statusmøte for toppledelsen.
- Støtte møter med detaljerte notater, sammenfattet informasjon og beslutninger samt identifiserte tiltak.
- Koordinere oppfølging ved å tildele og følge opp tiltak og innarbeide dem i agendaer og arbeidsflyter.
- Utarbeide og koordinere agendaer med interne og eksterne interessenter.
- Vedlikeholde systemer for å følge opp forpliktelser på tvers av møter, prosjekter og organisasjonens prioriteringer.
- Samarbeide med utviklingsteamet for å samordne innsatsen og fremme prioriteringer og forpliktelser.
- Være administrerende direktørs kontaktperson for styret og organisasjonens givere.
- Planlegge samtaler og møter med styret og givere, og koordinere invitasjoner og forberedelser.
- Forberede styremøter og distribuere relevant materiell på forhånd.
- Beskytte konfidensialiteten i styre- og giversaker.
- Samarbeide med administrerende direktør og Senior Director of People & Culture for å overholde vedtekter og gjeldende regler for styre- og komitésaker.
Krav
- Relevant erfaring, sterke organiseringsevner og fremragende skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner.
- Svært godt øye for detaljer og velutviklede organiseringsevner.
- Evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer og arbeide under press.
- Selvstendig arbeidsform og evne til å drive arbeidet fremover med lite tilsyn.
- God dømmekraft ved håndtering av konfidensielle saker.
- God dømmekraft, evne til å forutse behov og oppdage utfordringer, og vilje til å komme med gjennomtenkte innvendinger.
- Ansvarsfølelse, initiativ, planlegging i god tid og evne til å foreslå løsninger med lite veiledning.
- Fremragende møte- og kommunikasjonsevner, inkludert presis notatskriving, sammenfatning av beslutninger og omgjøring av dem til tydelige neste steg.
- Dokumentert evne til å håndtere komplekse kalendere og konkurrerende prioriteringer for en toppleder.
- Evne til å lære og konsekvent bruke EVCs stemme på tvers av plattformer.
- Pålitelighet, diskresjon og evne til å balansere ansvar i ulike relasjoner.
- Profesjonell fremtoning og god dømmekraft overfor ledere, styremedlemmer, givere, partnere og andre interessenter.
- Erfaring med prosjektstyringsverktøy som Monday.com er en fordel, men ikke et krav.
- Evne til raskt å ta i bruk ny teknologi er en fordel, men ikke et krav.
- Erfaring med å bygge eller innføre driftssystemer og arbeidsflyter er en fordel, men ikke et krav.
- Erfaring med samfunnsengasjement eller politikk er en fordel, men ikke et krav.
- Må være fullvaksinert mot COVID-19 i henhold til VRPs krav.
- Kulturell kompetanse til å arbeide effektivt med ansatte, partnere og interessenter med ulik bakgrunn.
- Washington, DC foretrekkes, men er ikke et krav.
Fordeler
- Vaksinasjon mot COVID-19 er påkrevd; anbefalte vaksiner er tilgjengelige.
- Arbeidsgiver med like muligheter.
- Fjernarbeid innenfor USA.