Senior administrativ chef, Everybody Votes Campaign (distans, USA)
Samarbeta med vd:n kring ledningsarbete, schemaläggning, möten och relationer med intressenter på Everybody Votes Campaign. Stöd organisationens arbete för att utöka demokratisk tillgång i färgade samhällen.
Beskrivning
- Hantera vd:ns kalender och inkorg, prioritera förfrågningar och anpassa tiden efter organisationens mål.
- Sköta administrativt stöd till ledningen, inklusive utlägg, konfidentiell korrespondens, komplicerade resor och reseförberedelser.
- Bygga och underhålla system för struktur, uppföljning och uppgiftshantering för vd:n och den högsta ledningen.
- Hålla vd:n uppdaterad om åtaganden, ansvarsområden, prioriteringar och beslut som kräver uppmärksamhet.
- Vara ett dagligt bollplank och genomförandestöd, förutse behov och upptäcka möjliga utmaningar.
- Hantera förfrågningar om vd:ns tid och hänvisa vidare eller tacka nej när det är lämpligt.
- Leda morgonens avstämning för den högsta ledningen.
- Stödja möten med detaljerade anteckningar, sammanfattad information och beslut samt identifierade åtgärder.
- Samordna uppföljning genom att tilldela och följa upp åtgärder samt föra in dem i dagordningar och arbetsflöden.
- Ta fram och samordna dagordningar med interna och externa intressenter.
- Underhålla system för att följa åtaganden och uppföljning mellan möten, projekt och organisationens prioriteringar.
- Samarbeta med utvecklingsteamet för att samordna arbetet och driva prioriteringar och åtaganden framåt.
- Vara vd:ns kontaktperson för styrelsen och organisationens givare.
- Boka samtal och möten med styrelsen och givare samt samordna inbjudningar och förberedelser.
- Förbereda styrelsemöten och distribuera relevant material i förväg.
- Skydda konfidentialiteten i styrelse- och givarärenden.
- Samarbeta med vd:n och den seniora direktören för People & Culture för att följa stadgar och tillämpliga regler för styrelse- och kommittéärenden.
Krav
- Relevant erfarenhet, god organisationsförmåga samt utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
- Enastående känsla för detaljer och välutvecklad organisationsförmåga.
- Förmåga att hantera konkurrerande prioriteringar och arbeta under press.
- Självständigt arbetssätt och förmåga att driva arbetet framåt med begränsad tillsyn.
- Gott omdöme vid hantering av konfidentiella ärenden.
- Gott omdöme, förmåga att förutse behov och upptäcka utmaningar samt vilja att framföra genomtänkta invändningar.
- Ansvarstagande, initiativförmåga, framförhållning och förmåga att föreslå lösningar med begränsad vägledning.
- Utmärkt mötes- och kommunikationsförmåga, inklusive noggrann anteckning, sammanfattning av beslut och omvandling av dem till tydliga nästa steg.
- Dokumenterad förmåga att hantera komplexa scheman och konkurrerande prioriteringar för en hög chef.
- Förmåga att lära sig och konsekvent använda EVC:s ton och språk i olika kanaler.
- Pålitlighet, omdöme och förmåga att balansera ansvar i olika relationer.
- Professionellt uppträdande och gott omdöme i kontakter med ledningsgrupp, styrelseledamöter, givare, partner och andra intressenter.
- Erfarenhet av projekthanteringsverktyg som Monday.com är meriterande men inget krav.
- Förmåga att snabbt ta till sig ny teknik är meriterande men inget krav.
- Erfarenhet av att bygga eller införa operativa system och arbetsflöden är meriterande men inget krav.
- Erfarenhet av medborgerligt engagemang eller politik är meriterande men inget krav.
- Måste vara fullständigt vaccinerad mot covid-19 enligt VRP:s krav.
- Kulturell kompetens för att arbeta effektivt med medarbetare, partner och intressenter med olika bakgrund.
- Placering i Washington, DC är önskvärd men inget krav.
Förmåner
- Vaccination mot covid-19 krävs; rekommenderade vacciner finns tillgängliga.
- Arbetsgivare med lika möjligheter.
- Distansarbete inom USA.