Ανώτερο στέλεχος διοικητικής υποστήριξης, καμπάνια Everybody Votes (εξ αποστάσεως, ΗΠΑ)
Συνεργασία με τον/την διευθύνοντα/ουσα σύμβουλο για τις εκτελεστικές λειτουργίες, τον προγραμματισμό, τις συναντήσεις και τις σχέσεις με ενδιαφερόμενα μέρη στην καμπάνια Everybody Votes. Υποστήριξη του έργου του οργανισμού για τη διεύρυνση της δημοκρατικής πρόσβασης σε κοινότητες έγχρωμων ανθρώπων.
Ηνωμένες Πολιτείες101.000 $ – 119.500 $ / έτος
Εξ αποστάσεωςΠλήρης απασχόλησηSeniorΑπαιτούμενη Γλώσσα: ΑγγλικάΔιευθυντήςΠεριγραφή
- Διαχείριση του ημερολογίου και των εισερχομένων του/της διευθύνοντος/ουσας συμβούλου, ιεράρχηση αιτημάτων και ευθυγράμμιση του χρόνου με τους στόχους του οργανισμού.
- Διεκπεραίωση διοικητικών εργασιών για την ηγεσία, όπως έξοδα, εμπιστευτική αλληλογραφία, σύνθετα ταξίδια και προετοιμασία ταξιδιών.
- Δημιουργία και συντήρηση συστημάτων οργάνωσης, παρακολούθησης εκκρεμοτήτων και εργασιών για τον/τη διευθύνοντα/ουσα σύμβουλο και την ανώτερη ομάδα.
- Τακτική ενημέρωση του/της διευθύνοντος/ουσας συμβούλου για δεσμεύσεις, αρμοδιότητες, προτεραιότητες και αποφάσεις που απαιτούν προσοχή.
- Λειτουργία ως καθημερινός συνεργάτης σκέψης και υλοποίησης, με πρόβλεψη αναγκών και εντοπισμό πιθανών προκλήσεων.
- Διαχείριση αιτημάτων για τον χρόνο του/της διευθύνοντος/ουσας συμβούλου, με ανακατεύθυνση ή απόρριψή τους όταν χρειάζεται.
- Διευκόλυνση της πρωινής σύντομης σύσκεψης του ανώτερου προσωπικού.
- Υποστήριξη συναντήσεων με λεπτομερείς σημειώσεις, σύνθεση πληροφοριών και αποφάσεων και προσδιορισμό ενεργειών.
- Συντονισμός της παρακολούθησης με ανάθεση και καταγραφή ενεργειών και ενσωμάτωσή τους σε ημερήσιες διατάξεις και ροές εργασίας.
- Κατάρτιση και συντονισμός ημερήσιων διατάξεων με εσωτερικά και εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη.
- Συντήρηση συστημάτων παρακολούθησης δεσμεύσεων και επόμενων ενεργειών σε συναντήσεις, έργα και οργανωτικές προτεραιότητες.
- Συνεργασία με την ομάδα Ανάπτυξης για την ευθυγράμμιση των προσπαθειών και την προώθηση προτεραιοτήτων και δεσμεύσεων.
- Λειτουργία ως σημείο επικοινωνίας του/της διευθύνοντος/ουσας συμβούλου με το Διοικητικό Συμβούλιο και τους δωρητές του οργανισμού.
- Προγραμματισμός κλήσεων και συναντήσεων με μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και δωρητές, με συντονισμό προσκλήσεων και προετοιμασίας.
- Προετοιμασία των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και έγκαιρη διανομή σχετικού υλικού.
- Προστασία της εμπιστευτικότητας θεμάτων του Διοικητικού Συμβουλίου και των δωρητών.
- Συνεργασία με τον/τη διευθύνοντα/ουσα σύμβουλο και τον/την ανώτερο/η διευθυντή/ντρια Ανθρώπων και Πολιτισμού για τη συμμόρφωση με το καταστατικό και τους ισχύοντες κανόνες για θέματα του Διοικητικού Συμβουλίου και των επιτροπών.
Απαιτήσεις
- Σχετική εμπειρία, ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και άριστη γραπτή και προφορική επικοινωνία.
- Εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια και ανεπτυγμένες οργανωτικές δεξιότητες.
- Ικανότητα διαχείρισης ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων και εργασίας υπό πίεση.
- Αυτοκατευθυνόμενη προσέγγιση και ικανότητα προώθησης εργασιών με ελάχιστη επίβλεψη.
- Ορθή διακριτικότητα κατά τον χειρισμό εμπιστευτικών θεμάτων.
- Ισχυρή κρίση, πρόβλεψη αναγκών, ικανότητα εντοπισμού προκλήσεων και προθυμία για τεκμηριωμένη και εποικοδομητική διαφωνία.
- Ανάληψη ευθύνης, επινοητικότητα, εκ των προτέρων σχεδιασμός και ικανότητα πρότασης λύσεων με ελάχιστη καθοδήγηση.
- Άριστες δεξιότητες συναντήσεων και επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης της ακριβούς τήρησης σημειώσεων, της σύνθεσης αποφάσεων και της μετατροπής τους σε σαφή επόμενα βήματα.
- Αποδεδειγμένη ικανότητα διαχείρισης σύνθετων προγραμμάτων και ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων για ανώτερο στέλεχος.
- Ικανότητα εκμάθησης και συνεπούς εφαρμογής της φωνής της EVC σε όλες τις πλατφόρμες.
- Αξιοπιστία, διακριτικότητα και δεξιότητα εξισορρόπησης ευθυνών σε διαφορετικές σχέσεις.
- Επαγγελματική παρουσία και ορθή κρίση κατά τη συνεργασία με ανώτερα στελέχη, μέλη Διοικητικού Συμβουλίου, δωρητές, εταίρους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
- Η εμπειρία με εργαλεία διαχείρισης έργων όπως το Monday.com είναι επιθυμητή, αλλά δεν απαιτείται.
- Η ικανότητα ταχείας υιοθέτησης νέων τεχνολογιών είναι επιθυμητή, αλλά δεν απαιτείται.
- Η εμπειρία στη δημιουργία ή εφαρμογή λειτουργικών συστημάτων και ροών εργασίας είναι επιθυμητή, αλλά δεν απαιτείται.
- Η εμπειρία στην πολιτειακή συμμετοχή ή στην πολιτική είναι επιθυμητή, αλλά δεν απαιτείται.
- Απαιτείται πλήρης εμβολιασμός κατά της COVID-19 σύμφωνα με τις απαιτήσεις της VRP.
- Πολιτισμική επάρκεια για αποτελεσματική εργασία με διαφορετικό προσωπικό, εταίρους και ενδιαφερόμενα μέρη.
- Προτιμάται η τοποθεσία στην Ουάσιγκτον, DC, αλλά δεν απαιτείται.
Παροχές
- Ο εμβολιασμός κατά της COVID-19 είναι υποχρεωτικός· τα συνιστώμενα εμβόλια είναι διαθέσιμα.
- Εργοδότης ίσων ευκαιριών.
- Εξ αποστάσεως εργασία εντός των Ηνωμένων Πολιτειών.