Johtava hallintopäällikkö, Everybody Votes -kampanja (etätyö, Yhdysvallat)
Tue toimitusjohtajaa johtamiseen liittyvissä toiminnoissa, aikataulutuksessa, kokouksissa ja sidosryhmäsuhteissa Everybody Votes -kampanjassa. Auta organisaatiota laajentamaan demokraattista osallistumista värillisten yhteisöissä.
Kuvaus
- Hallinnoi toimitusjohtajan kalenteria ja sähköpostia, priorisoi pyynnöt ja sovita ajankäyttö organisaation tavoitteisiin.
- Hoida johdon hallinnollisia tehtäviä, kuten kuluja, luottamuksellista kirjeenvaihtoa, vaativia matkajärjestelyjä ja matkojen valmistelua.
- Rakenna ja ylläpidä järjestelmiä toimitusjohtajan ja johtoryhmän organisointia, tehtävien seurantaa ja loppuun viemistä varten.
- Pidä toimitusjohtaja ajan tasalla sitoumuksista, vastuista, painopisteistä ja huomiota vaativista päätöksistä.
- Toimi päivittäisenä ajattelu- ja toimeenpanokumppanina, ennakoi tarpeita ja tunnista mahdollisia haasteita.
- Hallinnoi toimitusjohtajan ajankäyttöä koskevia pyyntöjä ja ohjaa niitä eteenpäin tai kieltäydy niistä tarvittaessa.
- Vedä johtavan henkilöstön aamupalaveri.
- Tue kokouksia laatimalla yksityiskohtaiset muistiinpanot, kokoamalla tiedot ja päätökset sekä tunnistamalla jatkotoimet.
- Koordinoi seurantaa jakamalla tehtävät, seuraamalla niiden etenemistä ja sisällyttämällä ne asialistoihin ja työnkulkuihin.
- Laadi ja koordinoi asialistoja sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
- Ylläpidä järjestelmiä kokousten, hankkeiden ja organisaation painopisteiden sitoumusten ja seurannan hallintaan.
- Tee yhteistyötä varainhankintatiimin kanssa toimien yhteensovittamiseksi sekä painopisteiden ja sitoumusten edistämiseksi.
- Toimi toimitusjohtajan yhteyshenkilönä hallitukselle ja organisaation lahjoittajille.
- Aikatauluta hallituksen ja lahjoittajien puhelut ja kokoukset sekä koordinoi kutsut ja valmistelut.
- Valmistele hallituksen kokoukset ja jaa asiaankuuluvat materiaalit etukäteen.
- Suojaa hallitukseen ja lahjoittajiin liittyvien asioiden luottamuksellisuus.
- Tee toimitusjohtajan ja henkilöstö- ja kulttuuriasioista vastaavan johtajan kanssa yhteistyötä varmistaaksesi, että hallituksen ja valiokuntien asioissa noudatetaan sääntöjä ja sovellettavia määräyksiä.
Vaatimukset
- Soveltuvaa kokemusta, vahvat organisointitaidot sekä erinomainen kirjallinen ja suullinen viestintätaito.
- Poikkeuksellista tarkkuutta ja hyvin kehittyneitä organisointitaitoja.
- Kykyä hallita keskenään kilpailevia painopisteitä ja työskennellä paineen alla.
- Oma-aloitteisuutta ja kykyä edistää työtä vähäisellä valvonnalla.
- Harkintakykyä luottamuksellisten asioiden käsittelyssä.
- Vahvaa arviointikykyä, kykyä ennakoida tarpeita ja havaita haasteita sekä halua esittää perusteltuja vastaväitteitä.
- Vastuunkantoa, kekseliäisyyttä, ennakointia ja kykyä ehdottaa ratkaisuja vähäisellä ohjauksella.
- Erinomaisia kokous- ja viestintätaitoja, kuten täsmällistä muistiinpanojen tekemistä, päätösten kokoamista ja niiden muuttamista selkeiksi seuraaviksi askeliksi.
- Todistettua kykyä hallita ylemmän johdon monimutkaisia aikatauluja ja keskenään kilpailevia painopisteitä.
- Kykyä omaksua EVC:n viestintätyyli ja soveltaa sitä johdonmukaisesti eri alustoilla.
- Luotettavuutta, hienotunteisuutta ja taitoa tasapainottaa eri ihmissuhteisiin liittyviä vastuita.
- Ammattimaista esiintymistä ja hyvää arviointikykyä suhteessa johtavaan henkilöstöön, hallituksen jäseniin, lahjoittajiin, kumppaneihin ja muihin sidosryhmiin.
- Kokemus projektinhallintatyökaluista, kuten Monday.comista, on eduksi mutta ei välttämätöntä.
- Kyky omaksua nopeasti uutta teknologiaa on eduksi mutta ei välttämätöntä.
- Kokemus operatiivisten järjestelmien ja työnkulkujen rakentamisesta tai käyttöönotosta on eduksi mutta ei välttämätöntä.
- Kokemus kansalaistoiminnasta tai politiikasta on eduksi mutta ei välttämätöntä.
- VRP:n vaatimusten mukainen täydellinen COVID-19-rokotussuoja on pakollinen.
- Kulttuurista osaamista, jotta pystyy työskentelemään tehokkaasti monimuotoisen henkilöstön, kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa.
- Washingtonin DC:n aluetta suositaan, mutta se ei ole vaatimus.
Edut
- COVID-19-rokotus on pakollinen; suositellut rokotteet ovat saatavilla.
- Yhdenvertaiset mahdollisuudet tarjoava työnantaja.
- Etätyö Yhdysvalloissa.