Responsable administratif senior, campagne Everybody Votes (télétravail, États-Unis)
Collaborez avec la direction générale sur les opérations exécutives, la planification, les réunions et les relations avec les parties prenantes de Everybody Votes Campaign. Soutenez le travail de l’organisation visant à élargir l’accès démocratique dans les communautés de couleur.
Description
- Gérer l’agenda et la boîte de réception de la direction générale, hiérarchiser les demandes et aligner son emploi du temps sur les objectifs de l’organisation.
- Prendre en charge l’administration de la direction, notamment les dépenses, la correspondance confidentielle, les déplacements complexes et leur préparation.
- Créer et maintenir des systèmes d’organisation, de suivi et de gestion des tâches pour la direction générale et l’équipe de direction.
- Tenir la direction générale informée des engagements, responsabilités, priorités et décisions nécessitant son attention.
- Agir au quotidien comme partenaire de réflexion et d’exécution, anticiper les besoins et repérer les difficultés potentielles.
- Gérer les demandes de rendez-vous avec la direction générale, en les réorientant ou en les refusant si nécessaire.
- Animer le point matinal de l’équipe de direction.
- Soutenir les réunions en prenant des notes détaillées, en synthétisant les informations et les décisions et en recensant les actions à mener.
- Coordonner le suivi en attribuant et en suivant les actions, puis en les intégrant aux ordres du jour et aux processus de travail.
- Élaborer et coordonner les ordres du jour avec les parties prenantes internes et externes.
- Maintenir des systèmes de suivi des engagements et des actions à mener concernant les réunions, les projets et les priorités de l’organisation.
- Travailler avec l’équipe de développement pour coordonner les efforts et faire avancer les priorités et les engagements.
- Être le point de contact de la direction générale auprès du conseil d’administration et des donateurs de l’organisation.
- Planifier les appels et les réunions du conseil et avec les donateurs, et coordonner les invitations et les préparatifs.
- Préparer les réunions du conseil et diffuser les documents utiles à l’avance.
- Préserver la confidentialité des sujets concernant le conseil et les donateurs.
- Travailler avec la direction générale et la direction senior des ressources humaines et de la culture pour respecter les statuts et règles applicables aux travaux du conseil et des comités.
Exigences
- Expérience pertinente, grand sens de l’organisation et excellentes capacités de communication écrite et orale.
- Attention exceptionnelle aux détails et solides compétences organisationnelles.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et à travailler sous pression.
- Autonomie et capacité à faire avancer le travail avec peu de supervision.
- Discrétion et discernement dans le traitement des sujets confidentiels.
- Bon jugement, capacité à anticiper les besoins et à repérer les difficultés, et volonté de formuler des réserves réfléchies.
- Sens des responsabilités, ingéniosité, planification en amont et capacité à proposer des solutions avec peu de directives.
- Excellentes compétences en réunion et en communication, notamment pour prendre des notes précises, synthétiser les décisions et les traduire en étapes concrètes.
- Capacité avérée à gérer les agendas complexes et les priorités concurrentes d’un cadre dirigeant senior.
- Capacité à apprendre et à appliquer de façon cohérente le ton de EVC sur différentes plateformes.
- Fiabilité, discrétion et capacité à équilibrer les responsabilités dans différentes relations.
- Professionnalisme et discernement auprès de l’équipe de direction, des membres du conseil, des donateurs, des partenaires et d’autres parties prenantes.
- Une expérience des outils de gestion de projet tels que Monday.com est appréciée, sans être obligatoire.
- La capacité à adopter rapidement de nouvelles technologies est appréciée, sans être obligatoire.
- Une expérience de création ou de mise en œuvre de systèmes opérationnels et de processus de travail est appréciée, sans être obligatoire.
- Une expérience dans l’engagement civique ou la politique est appréciée, sans être obligatoire.
- La vaccination complète contre la COVID-19 est obligatoire, conformément aux exigences de VRP.
- Compétence culturelle permettant de travailler efficacement avec des équipes, partenaires et parties prenantes diversifiés.
- Une résidence à Washington, DC, est souhaitée, mais pas obligatoire.
Avantages
- La vaccination contre la COVID-19 est obligatoire ; les vaccins recommandés sont accessibles.
- Employeur offrant l’égalité des chances.
- Télétravail depuis les États-Unis.