Scale Virtually VA là công ty cung ứng nhân sự, kết nối trợ lý ảo với các doanh nghiệp cần hỗ trợ về hành chính, tiếp thị, bán hàng và dịch vụ bất động sản. Quy trình tuyển dụng của công ty ghép ứng viên với các vị trí phù hợp, giúp đội ngũ khách hàng quản lý hoạt động hằng ngày và tập trung vào công việc tạo doanh thu. Nhu cầu tuyển dụng của công ty tập trung vào các vị trí trợ lý ảo thuộc những lĩnh vực dịch vụ này.
Điều phối viên giao dịch bất động sản từ xa tại Colombia
Điều phối từ xa các giao dịch bất động sản LVN bằng cách theo dõi thời hạn, tài liệu, hộp thư và lịch.\nGiữ cho bộ phận Kinh doanh, ban lãnh đạo và các đối tác bên ngoài phối hợp nhịp nhàng thông qua việc theo sát kịp thời.
Mô tả
- Duy trì bảng tính giao dịch tổng hợp với thông tin bất động sản và giao dịch được cập nhật
- Theo dõi EMD, kiểm tra / IT, thời hạn hoàn tất giao dịch và các thời hạn giao dịch khác
- Rà soát các thời hạn sắp tới, phát hiện thông tin còn thiếu hoặc vấn đề chưa được xử lý và theo sát trước khi quá hạn
- Thông báo cho các bên liên quan khi ngày tháng thay đổi và giúp hồ sơ giao dịch dễ truy cập
- Quản lý và theo dõi hộp thư chuyên dụng cho việc điều phối giao dịch
- Sắp xếp các chuỗi email và theo sát những thư chưa được trả lời cùng các yêu cầu còn tồn đọng
- Chuyển các quyết định, trường hợp ngoại lệ và vấn đề vượt quá thẩm quyền cho Quản lý Vận hành
- Sắp xếp tài liệu giao dịch trên Google Drive
- Rà soát tài liệu để phát hiện thông tin còn thiếu hoặc chưa đầy đủ và báo cáo các điểm không nhất quán
- Cập nhật thời hạn giao dịch và ngày hoàn tất trên Google Calendar
- Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Quản lý Vận hành, COO, CEO, các nhóm nội bộ và các bên bên ngoài
- Sử dụng kênh Slack TC chuyên dụng để cập nhật, đặt câu hỏi, phối hợp và báo cáo vấn đề
- Theo dõi tiến độ giao dịch, thông tin về rủi ro và dữ liệu còn thiếu, đồng thời theo sát các việc chưa hoàn tất cho đến khi được xử lý hoặc chuyển cấp
- Phát hiện điểm thiếu sót trong quy trình và đề xuất cải tiến thiết thực trong phạm vi quy trình đã thiết lập
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm quản lý nhiều thời hạn, tài liệu, việc theo sát và các bên liên quan trong điều phối giao dịch, điều phối dự án, quản lý dự án, vận hành hoặc vai trò liên quan
- Có khả năng tự duy trì hồ sơ chính xác và sắp xếp ưu tiên giữa các thời hạn cạnh tranh mà không cần được giao việc chi tiết hằng ngày
- Cẩn thận và chính xác khi nhập, rà soát và đối chiếu ngày tháng cùng thông tin giao dịch
- Kiên trì theo sát các yêu cầu chưa được trả lời và hạng mục chưa hoàn tất cho đến khi được xử lý hoặc chuyển cấp phù hợp
- Có khả năng viết và giao tiếp tiếng Anh tốt
- Thoải mái giao tiếp với các nhóm nội bộ và bên ngoài, đồng thời chủ động tham gia các cuộc họp khi cần
- Có khả năng đảm nhiệm vị trí Điều phối viên Giao dịch chuyên trách duy nhất của công ty và báo cáo cho Quản lý Vận hành
- Có khả năng học và tuân thủ quy trình được tài liệu hóa thông qua SOP, video Loom, danh sách kiểm tra và hướng dẫn
- Có thể làm việc ổn định trong giờ làm việc thông thường và giờ làm việc của khách hàng
- Có thể cam kết làm việc khoảng 40–45 giờ mỗi tuần
- Thoải mái làm việc từ xa và không đồng bộ, đồng thời chủ động trao đổi thông tin
- Có kiến thức về Google Workspace / G Suite, bao gồm Google Sheets, Google Drive, Google Calendar và email
- Có kinh nghiệm sử dụng Asana
- Có kinh nghiệm sử dụng Slack
- Hồ sơ ứng tuyển cần có sơ yếu lý lịch và video giới thiệu ngắn
- Ưu tiên có kinh nghiệm trước đây ở vị trí Điều phối viên Giao dịch bất động sản, nhưng không bắt buộc
- Ưu tiên ứng viên ở Mỹ Latinh để thuận tiện phối hợp múi giờ
Phúc lợi
- Nghỉ phép có lương
- Bảo hiểm HMO
- Làm việc hoàn toàn từ xa