Scale Virtually VA er et bemanningsbyrå som formidler virtuelle assistenter til bedrifter som trenger støtte innen administrasjon, markedsføring, salg og eiendomstjenester. Rekrutteringsprosessen matcher kandidater med roller og hjelper kundenes team med den daglige driften, slik at de kan konsentrere seg om arbeid som skaper inntekter. Bedriftens rekruttering gjelder stillinger som virtuell assistent innen disse tjenesteområdene.
Fjernarbeidende transaksjonskoordinator i Colombia
Koordiner LVNs eiendomstransaksjoner på avstand ved å følge opp frister, dokumenter, innbokser og kalendere. Hold salgsteamet, ledelsen og eksterne samarbeidspartnere samkjørte gjennom rask oppfølging.
Beskrivelse
- Hold hovedregnearket for transaksjoner oppdatert med gjeldende eiendoms- og transaksjonsopplysninger
- Følg opp EMD, inspeksjon / IT, avslutning og andre transaksjonsfrister
- Gå gjennom kommende frister, finn manglende opplysninger eller åpne saker, og følg opp før de blir forsinket
- Varsle interessenter om datoendringer, og sørg for at transaksjonsopplysninger er enkle å finne
- Administrer og overvåk den dedikerte innboksen for transaksjonskoordinering
- Organiser e-posttråder og følg opp ubesvarte meldinger og utestående forespørsler
- Henvis beslutninger, unntak og saker utenfor ditt mandat til Operations Manager
- Organiser transaksjonsdokumenter i Google Drive
- Gå gjennom dokumenter for manglende eller ufullstendige opplysninger, og varsle om avvik
- Hold transaksjonsfrister og avslutningsdatoer oppdatert i Google Kalender
- Koordiner med salgsteamet, Operations Manager, COO, CEO, interne team og eksterne parter
- Bruk den dedikerte TC-kanalen i Slack til oppdateringer, spørsmål, koordinering og eskaleringer
- Hold transaksjonene synlige, kommuniser risikoer og manglende opplysninger, og følg opp åpne punkter til de er løst eller eskalert
- Finn hull i arbeidsflyten, og anbefal praktiske forbedringer innenfor etablerte rutiner
Krav
- Erfaring med å håndtere flere frister, dokumenter, oppfølginger og interessenter innen transaksjonskoordinering, prosjektkoordinering, prosjektledelse, drift eller en beslektet rolle
- Evne til å vedlikeholde nøyaktige registre selvstendig og prioritere konkurrerende frister uten daglig instruksjon for hver oppgave
- Nøyaktig og grundig ved registrering, gjennomgang og avstemming av datoer og transaksjonsopplysninger
- Pågående og utholdende oppfølging av ubesvarte forespørsler og ufullstendige punkter til de er løst eller eskalert på riktig måte
- Gode muntlige og skriftlige engelskkunnskaper
- Komfortabel med å kommunisere med interne team og eksterne parter og delta aktivt i møter ved behov
- Evne til å være selskapets eneste dedikerte transaksjonskoordinator og rapportere til Operations Manager
- Evne til å lære og følge dokumenterte arbeidsflyter ved hjelp av SOP-er, Loom-videoer, sjekklister og veiledninger
- Pålitelig tilgjengelighet i vanlig arbeidstid og kundenes arbeidstid
- Mulighet til å jobbe omtrent 40–45 timer per uke
- Komfortabel med fjernarbeid og asynkront arbeid med proaktiv kommunikasjon
- Kunnskap om Google Workspace / G Suite, inkludert Google Sheets, Google Drive, Google Kalender og e-post
- Erfaring med Asana
- Erfaring med Slack
- Søknaden må inneholde CV og en kort introduksjonsvideo
- Tidligere erfaring som transaksjonskoordinator innen eiendom er en fordel, men ikke et krav
- Kandidater i Latin-Amerika foretrekkes av hensyn til tidssoner
Fordeler
- Betalt fri
- HMO
- Fullt fjernarbeid