Scale Virtually VA on rekrytointiyritys, joka välittää virtuaaliassistentteja yrityksille hallinnollisiin tehtäviin sekä markkinoinnin, myynnin ja kiinteistöpalvelujen tueksi. Rekrytointiprosessissa hakijoita sovitetaan tehtäviin, jotta asiakasyritysten tiimit voivat hoitaa päivittäistä toimintaansa ja keskittyä samalla liikevaihtoa tuottavaan työhön. Yrityksen rekrytointi liittyy virtuaaliassistentin tehtäviin näillä palvelualueilla.
Etätyönä toimiva transaktiokoordinaattori Kolumbiassa
Koordinoi LVN:n kiinteistökauppoja etänä seuraamalla määräaikoja, asiakirjoja, sähköpostia ja kalentereita. Pidä myynti, johto ja ulkoiset kumppanit ajan tasalla oikea-aikaisella yhteydenpidolla.
Kuvaus
- Ylläpidä päätaulukkoa ajantasaisilla kiinteistö- ja transaktiotiedoilla
- Seuraa EMD-, tarkastus-/IT-, päätös- ja muita transaktioiden määräaikoja
- Tarkista lähestyvät määräajat, havaitse puuttuvat tiedot ja avoimet asiat sekä seuraa niitä ennen eräpäivää
- Ilmoita sidosryhmille päivämäärien muutoksista ja pidä transaktiotiedot helposti saatavilla
- Hallinnoi ja seuraa transaktioiden koordinointiin tarkoitettua sähköpostilaatikkoa
- Järjestä sähköpostiketjut ja seuraa vastaamattomia viestejä sekä avoimia pyyntöjä
- Siirrä toimivaltasi ylittävät päätökset, poikkeukset ja ongelmat operatiiviselle johtajalle
- Järjestä transaktioasiakirjat Google Drivessa
- Tarkista, puuttuuko asiakirjoista tietoja tai ovatko ne puutteellisia, ja ilmoita ristiriidoista
- Pidä transaktioiden määräajat ja kaupantekopäivät ajan tasalla Google Kalenterissa
- Koordinoi myynnin, operatiivisen johtajan, COO:n, CEO:n, sisäisten tiimien ja ulkoisten osapuolten kanssa
- Käytä omaa TC Slack -kanavaa päivityksiin, kysymyksiin, koordinointiin ja eskalointeihin
- Pidä transaktiot näkyvillä, viesti riskeistä ja puuttuvista tiedoista sekä seuraa avoimia asioita niiden ratkaisemiseen tai eteenpäin siirtämiseen asti
- Tunnista työnkulun puutteet ja ehdota käytännöllisiä parannuksia sovittujen menettelytapojen puitteissa
Vaatimukset
- Kokemusta useiden määräaikojen, asiakirjojen, seurannan ja sidosryhmien hallinnasta transaktioiden koordinoinnissa, projektikoordinoinnissa, projektinhallinnassa, operatiivisissa tehtävissä tai vastaavassa roolissa
- Kyky ylläpitää tarkkoja tietoja itsenäisesti ja priorisoida keskenään kilpailevia määräaikoja ilman päivittäistä tehtäväkohtaista ohjausta
- Huolellisuutta päivämäärien ja transaktiotietojen kirjaamisessa, tarkistamisessa ja täsmäyttämisessä
- Sinnikkyyttä seurata vastaamattomia pyyntöjä ja keskeneräisiä asioita, kunnes ne on ratkaistu tai siirretty asianmukaisesti eteenpäin
- Hyvä englannin kielen suullinen ja kirjallinen taito
- Valmiutta viestiä sisäisten tiimien ja ulkoisten osapuolten kanssa sekä osallistua aktiivisesti kokouksiin tarpeen mukaan
- Valmiutta toimia yrityksen ainoana omistettuna transaktiokoordinaattorina ja raportoida operatiiviselle johtajalle
- Kyky oppia ja noudattaa dokumentoituja työnkulkuja, joissa käytetään vakiotoimintaohjeita (SOP), Loom-videoita, tarkistuslistoja ja oppaita
- Luotettavaa tavoitettavuutta tavanomaisina työaikoina ja asiakkaiden työaikoina
- Valmiutta sitoutua noin 40–45 työtuntiin viikossa
- Mukavuutta etä- ja asynkronisessa työssä sekä oma-aloitteisessa viestinnässä
- Google Workspacen / G Suiten tuntemusta, mukaan lukien Google Sheets, Google Drive, Google Calendar ja sähköposti
- Kokemusta Asanan käytöstä
- Kokemusta Slackin käytöstä
- Hakemukseen vaaditaan ansioluettelo ja lyhyt esittelyvideo
- Aiempi kokemus kiinteistöalan transaktiokoordinaattorina on eduksi, mutta ei välttämätön
- Latinalaisessa Amerikassa asuvia hakijoita suositaan aikavyöhykkeiden yhteensopivuuden vuoksi
Edut
- Palkallinen vapaa-aika
- HMO-sairausvakuutus
- Täysin etätyö