Scale Virtually VA е агенция за подбор на персонал, която свързва виртуални асистенти с компании, търсещи подкрепа в административната работа, маркетинга, продажбите и услугите в сферата на недвижимите имоти. В процеса си на подбор агенцията съпоставя кандидатите с подходящи позиции и помага на екипите на клиентите да управляват ежедневните операции, за да могат да се съсредоточат върху дейности, генериращи приходи. Подборът на персонал в компанията е насочен към позиции за виртуални асистенти в тези области на услугите.
Дистанционен координатор на сделки с недвижими имоти в Колумбия
Координирайте дистанционно сделките с недвижими имоти на LVN, като следите срокове, документи, пощенски кутии и календари. Поддържайте съгласуваност между екипа по продажбите, ръководството и външните партньори чрез навременни последващи действия.
Описание
- Поддържайте основната таблица със сделки с актуални данни за имотите и сделките
- Следете EMD, инспекции / IT, приключване и другите срокове по сделките
- Преглеждайте предстоящите срокове, откривайте липсващи данни или нерешени въпроси и проследявайте изпълнението им, преди да станат просрочени
- Уведомявайте заинтересованите страни за промени в датите и осигурявайте лесен достъп до записите за сделките
- Управлявайте и следете специализираната пощенска кутия за координация на сделките
- Организирайте имейл кореспонденцията и проследявайте съобщенията без отговор и неизпълнените заявки
- Препращайте на оперативния мениджър решенията, изключенията и въпросите извън правомощията си
- Организирайте документите по сделките в Google Drive
- Проверявайте документите за липсваща или непълна информация и сигнализирайте за несъответствия
- Поддържайте актуални сроковете по сделките и датите на приключване в Google Calendar
- Координирайте работата с екипа по продажбите, оперативния мениджър, COO, CEO, вътрешните екипи и външните страни
- Използвайте специализирания TC канал в Slack за актуализации, въпроси, координация и ескалации
- Поддържайте видимост върху сделките, съобщавайте за рискове и липсваща информация и проследявайте отворените задачи до разрешаването или ескалирането им
- Откривайте пропуски в работните процеси и предлагайте практични подобрения в рамките на установените процедури
Изисквания
- Опит в управлението на множество срокове, документи, последващи действия и заинтересовани страни при координация на сделки, координация на проекти, управление на проекти, операции или сходна роля
- Умение за самостоятелно поддържане на точни записи и определяне на приоритети при конкуриращи се срокове без ежедневни подробни указания за задачите
- Внимателност и точност при въвеждане, преглед и съгласуване на дати и данни по сделките
- Настойчивост при проследяването на заявки без отговор и незавършени задачи до разрешаването или подходящото им ескалиране
- Добро владеене на писмен и говорим английски език
- Умение за общуване с вътрешни екипи и външни страни и активно участие в срещи при необходимост
- Възможност да бъдете единственият специализиран координатор на сделки в компанията и да се отчитате пред оперативния мениджър
- Умение за усвояване и спазване на документирани работни процеси чрез SOP, видеоклипове в Loom, контролни списъци и ръководства
- Надеждна наличност през обичайното работно време на компанията и клиентите
- Възможност за ангажимент от приблизително 40–45 часа седмично
- Комфорт при дистанционна и асинхронна работа с проактивна комуникация
- Познания за Google Workspace / G Suite, включително Google Sheets, Google Drive, Google Calendar и електронна поща
- Опит с Asana
- Опит със Slack
- Кандидатурата трябва да включва автобиография и кратко видео представяне
- Предишен опит като координатор на сделки с недвижими имоти е предимство, но не е задължителен
- Предпочитат се кандидати от Латинска Америка заради съвпадението на часовите зони
Придобивки
- Платен отпуск
- HMO
- Изцяло дистанционна работа