Scale Virtually VA är ett bemanningsföretag som förmedlar virtuella assistenter till företag som söker stöd inom administration, marknadsföring, försäljning och fastighetsservice. Rekryteringsprocessen matchar kandidater med roller och hjälper kundernas team att sköta den dagliga verksamheten samtidigt som de fokuserar på intäktsgenererande arbete. Företagets rekrytering gäller virtuella assistenttjänster inom dessa områden.
Distansbaserad transaktionskoordinator i Colombia
Samordna LVN:s fastighetstransaktioner på distans genom att följa upp tidsfrister, dokument, inkorgar och kalendrar. Håll försäljningsteamet, ledningen och externa samarbetspartner uppdaterade med snabb återkoppling.
Beskrivning
- Håll huvudkalkylbladet för transaktioner uppdaterat med aktuella fastighets- och transaktionsuppgifter
- Följ upp EMD, besiktning / IT, avslut och andra tidsfrister för transaktioner
- Gå igenom kommande tidsfrister, upptäck saknade uppgifter eller olösta frågor och följ upp innan de blir försenade
- Meddela berörda parter om datumändringar och se till att transaktionsuppgifter är lättillgängliga
- Hantera och bevaka den särskilda inkorgen för transaktionssamordning
- Organisera e-posttrådar och följ upp obesvarade meddelanden och utestående förfrågningar
- Hänvisa beslut, undantag och frågor utanför ditt mandat till Operations Manager
- Organisera transaktionsdokument i Google Drive
- Granska dokument för saknad eller ofullständig information och uppmärksamma avvikelser
- Håll tidsfrister för transaktioner och avslutsdatum uppdaterade i Google Kalender
- Samordna med försäljningsteamet, Operations Manager, COO, CEO, interna team och externa parter
- Använd den särskilda TC-kanalen i Slack för uppdateringar, frågor, samordning och eskaleringar
- Håll transaktionerna synliga, kommunicera risker och saknad information och följ öppna punkter tills de har lösts eller eskalerats
- Identifiera brister i arbetsflödet och föreslå praktiska förbättringar inom etablerade rutiner
Krav
- Erfarenhet av att hantera flera tidsfrister, dokument, uppföljningar och intressenter inom transaktionssamordning, projektsamordning, projektledning, drift eller en närliggande roll
- Förmåga att självständigt hålla korrekta register och prioritera konkurrerande tidsfrister utan daglig detaljstyrning
- Noggrannhet vid registrering, granskning och avstämning av datum och transaktionsuppgifter
- Uthållighet i uppföljning av obesvarade förfrågningar och ofullständiga ärenden tills de har lösts eller eskalerats på lämpligt sätt
- Goda kunskaper i talad och skriven engelska
- Bekväm med att kommunicera med interna team och externa parter samt aktivt delta i möten vid behov
- Förmåga att arbeta som företagets enda dedikerade transaktionskoordinator och rapportera till Operations Manager
- Förmåga att lära sig och följa dokumenterade arbetsflöden med hjälp av SOP:ar, Loom-videor, checklistor och guider
- Tillförlitlig tillgänglighet under ordinarie arbetstid och kundernas arbetstid
- Möjlighet att arbeta cirka 40–45 timmar i veckan
- Bekväm med distansarbete och asynkront arbete samt proaktiv kommunikation
- Kunskaper i Google Workspace / G Suite, inklusive Google Sheets, Google Drive, Google Kalender och e-post
- Erfarenhet av att använda Asana
- Erfarenhet av att använda Slack
- Ansökan ska innehålla ett CV och en kort presentationsvideo
- Tidigare erfarenhet som transaktionskoordinator inom fastighetsbranschen är meriterande men inget krav
- Kandidater i Latinamerika föredras med hänsyn till tidszoner
Förmåner
- Betald ledighet
- HMO
- Helt distansbaserat arbete