Scale Virtually VA — кадровое агентство, которое подбирает виртуальных ассистентов для компаний, которым нужна помощь с административными задачами, маркетингом, продажами и услугами в сфере недвижимости. В процессе отбора кандидатов сопоставляют с вакансиями, помогая командам клиентов управлять повседневной работой и сосредоточиться на задачах, приносящих доход. Компания нанимает виртуальных ассистентов для работы в этих направлениях.
Удалённый координатор сделок с недвижимостью в Колумбии
Удалённо координируйте сделки LVN с недвижимостью: отслеживайте сроки, документы, почту и календари. Поддерживайте согласованность действий отдела продаж, руководства и внешних партнёров благодаря своевременной обратной связи.
Описание
- Ведите основную таблицу сделок, поддерживая актуальность сведений об объектах и сделках
- Отслеживайте EMD, осмотры / IT, закрытие сделок и другие сроки
- Проверяйте предстоящие сроки, выявляйте недостающие сведения и нерешённые вопросы, связывайтесь с участниками до наступления просрочки
- Сообщайте заинтересованным сторонам об изменениях дат и обеспечивайте удобный доступ к записям по сделкам
- Ведите и отслеживайте специальный почтовый ящик для координации сделок
- Организуйте цепочки писем и напоминайте о сообщениях без ответа и невыполненных запросах
- Передавайте решения, исключения и вопросы за пределами своих полномочий операционному менеджеру
- Организуйте документы по сделкам в Google Drive
- Проверяйте документы на отсутствие или неполноту сведений и отмечайте несоответствия
- Поддерживайте сроки сделок и даты закрытия в Google Calendar в актуальном состоянии
- Координируйте работу с отделом продаж, операционным менеджером, COO, CEO, внутренними командами и внешними сторонами
- Используйте специальный канал TC в Slack для обновлений, вопросов, координации и эскалации проблем
- Обеспечивайте прозрачность хода сделок, сообщайте о рисках и недостающих сведениях, доводите открытые вопросы до решения или эскалации
- Выявляйте пробелы в рабочих процессах и предлагайте практические улучшения в рамках установленных процедур
Требования
- Опыт ведения нескольких сроков, документов, последующих действий и взаимодействия с заинтересованными сторонами в координации сделок, проектов, управлении проектами, операционной деятельности или смежной сфере
- Умение самостоятельно поддерживать точность записей и расставлять приоритеты при конкурирующих сроках без ежедневных пошаговых указаний
- Внимательность и точность при внесении, проверке и сверке дат и сведений о сделках
- Настойчивость в отслеживании запросов без ответа и незавершённых задач до их решения или надлежащей эскалации
- Высокий уровень письменного и устного английского
- Готовность общаться с внутренними командами и внешними сторонами и активно участвовать во встречах по необходимости
- Готовность быть единственным выделенным координатором сделок компании и подчиняться операционному менеджеру
- Готовность осваивать и соблюдать документированные рабочие процессы с использованием SOP, видео Loom, контрольных списков и инструкций
- Надёжная доступность в обычные рабочие часы компании и клиентов
- Готовность работать примерно 40–45 часов в неделю
- Готовность работать удалённо и асинхронно, активно поддерживая коммуникацию
- Знание Google Workspace / G Suite, включая Google Sheets, Google Drive, Google Calendar и электронную почту
- Опыт работы с Asana
- Опыт работы со Slack
- Для отклика необходимы резюме и короткое видео-представление
- Опыт работы координатором сделок с недвижимостью приветствуется, но не обязателен
- Предпочтительны кандидаты из Латинской Америки для совпадения часовых поясов
Преимущества
- Оплачиваемый отпуск
- Медицинская страховка HMO
- Полностью удалённая работа