Scale Virtually VA היא חברת השמה המשבצת עוזרים וירטואליים בעסקים הזקוקים לתמיכה בעבודה אדמיניסטרטיבית, בשיווק, במכירות ובשירותי נדל״ן. תהליך הגיוס מתאים מועמדים לתפקידים, ומסייע לצוותי הלקוחות לנהל את הפעילות השוטפת תוך התמקדות בעבודה המייצרת הכנסות. אפשרויות הגיוס של החברה מתמקדות בתפקידי עוזרים וירטואליים בתחומי השירות האלה.
מתאם עסקאות מרחוק בקולומביה
תיאום עסקאות הנדל״ן של LVN מרחוק באמצעות מעקב אחר מועדים, מסמכים, תיבות דואר ולוחות שנה. שמירה על תיאום בין צוות המכירות, ההנהלה והשותפים החיצוניים באמצעות מעקב בזמן.
תיאור
- תחזוקה ועדכון של גיליון העסקאות הראשי עם פרטים עדכניים על הנכסים והעסקאות
- מעקב אחר מועדי EMD, בדיקה / IT, סגירה ומועדים אחרים בעסקה
- בחינת מועדים קרובים, איתור פרטים חסרים או נושאים פתוחים ומעקב לפני שהם מתאחרים
- עדכון בעלי העניין על שינויי תאריכים ושמירה על נגישות רשומות העסקאות
- ניהול ומעקב אחר תיבת הדואר הייעודית לתיאום עסקאות
- ארגון שרשורי דוא״ל ומעקב אחר הודעות שלא נענו ובקשות שטרם טופלו
- העברת החלטות, חריגים ונושאים החורגים מסמכותך למנהל התפעול
- ארגון מסמכי העסקאות ב-Google Drive
- בדיקת מסמכים לאיתור מידע חסר או חלקי וסימון אי-התאמות
- עדכון מועדי העסקאות ותאריכי הסגירה ב-Google Calendar
- תיאום עם צוות המכירות, מנהל התפעול, סמנכ״ל התפעול, המנכ״ל, צוותים פנימיים וגורמים חיצוניים
- שימוש בערוץ Slack הייעודי של TC לעדכונים, שאלות, תיאום והסלמה
- שמירה על נראות העסקאות, דיווח על סיכונים ומידע חסר ומעקב אחר נושאים פתוחים עד לפתרונם או להסלמתם
- זיהוי פערים בתהליכי העבודה והמלצה על שיפורים מעשיים במסגרת הנהלים שנקבעו
דרישות
- ניסיון בניהול מועדים מרובים, מסמכים, מעקבים ובעלי עניין בתיאום עסקאות, תיאום פרויקטים, ניהול פרויקטים, תפעול או תפקיד קשור
- יכולת לנהל רשומות מדויקות באופן עצמאי ולתעדף מועדים מתחרים ללא הנחיות יומיות לכל משימה
- הקפדה ודיוק בהזנה, בבדיקה ובהתאמה של תאריכים ופרטי עסקאות
- התמדה במעקב אחר בקשות שלא נענו ופריטים לא שלמים עד לפתרונם או להסלמתם המתאימה
- שליטה טובה באנגלית בדיבור ובכתב
- נוחות בתקשורת עם צוותים פנימיים וגורמים חיצוניים ובהשתתפות פעילה בפגישות לפי הצורך
- יכולת לשמש כמתאם העסקאות הייעודי היחיד של החברה ולדווח למנהל התפעול
- יכולת ללמוד נהלי עבודה מתועדים ולעבוד לפיהם באמצעות SOPs, סרטוני Loom, רשימות תיוג ומדריכים
- זמינות אמינה בשעות העבודה הרגילות ובשעות העבודה של הלקוחות
- יכולת להתחייב לכ-40–45 שעות בשבוע
- נוחות בעבודה מרחוק ובאופן אסינכרוני תוך תקשורת יזומה
- היכרות עם Google Workspace / G Suite, כולל Google Sheets, Google Drive, Google Calendar ודוא״ל
- ניסיון בשימוש ב-Asana
- ניסיון בשימוש ב-Slack
- הגשת מועמדות מחייבת קורות חיים וסרטון היכרות קצר
- ניסיון קודם כמתאם עסקאות נדל״ן הוא יתרון אך אינו חובה
- מועמדים באמריקה הלטינית מועדפים בשל התאמה לאזורי זמן
הטבות
- חופשה בתשלום
- HMO
- עבודה מרחוק מלאה