Scale Virtually VA, idari işler, pazarlama, satış ve gayrimenkul hizmetleri alanlarında destek arayan işletmelere sanal asistanlar yerleştiren bir personel temin ajansıdır. İşe alım süreci, adayları uygun pozisyonlarla eşleştirerek müşteri ekiplerinin günlük operasyonlarını yönetmesine ve gelir getiren işlere odaklanmasına yardımcı olur. Şirketin işe alım faaliyetleri bu hizmet alanlarındaki sanal asistan pozisyonlarına odaklanır.
Uzaktan İşlem Koordinatörü – Kolombiya
LVN emlak işlemlerini son tarihleri, belgeleri, gelen kutularını ve takvimleri takip ederek uzaktan koordine edin. Zamanında takip yaparak Satış ekibini, yöneticileri ve dış iş ortaklarını eşgüdüm içinde tutun.
Açıklama
- Güncel mülk ve işlem bilgilerini ana işlem tablosunda tutun
- EMD, inceleme / IT, kapanış ve diğer işlem son tarihlerini takip edin
- Yaklaşan son tarihleri gözden geçirin, eksik bilgileri veya açık konuları belirleyin ve gecikmeden önce takip edin
- Tarih değişikliklerini ilgili kişilere bildirin ve işlem kayıtlarını kolayca erişilebilir tutun
- İşlem koordinasyonu için ayrılmış gelen kutusunu yönetin ve izleyin
- E-posta yazışmalarını düzenleyin; yanıtlanmamış mesajları ve bekleyen talepleri takip edin
- Yetkinizi aşan kararları, istisnaları ve sorunları Operasyon Müdürüne iletin
- İşlem belgelerini Google Drive'da düzenleyin
- Belgelerdeki eksik veya tamamlanmamış bilgileri inceleyin ve tutarsızlıkları bildirin
- İşlem son tarihlerini ve kapanış tarihlerini Google Takvim'de güncel tutun
- Satış ekibi, Operasyon Müdürü, COO, CEO, iç ekipler ve dış taraflarla koordinasyon sağlayın
- Güncellemeler, sorular, koordinasyon ve üst makama iletimler için ayrılmış TC Slack kanalını kullanın
- İşlemleri görünür tutun, riskleri ve eksik bilgileri iletin, açık konuları çözüme veya ilgili yere iletime kadar takip edin
- İş akışındaki eksikleri belirleyin ve belirlenmiş prosedürler kapsamında uygulanabilir iyileştirmeler önerin
Gereksinimler
- İşlem koordinasyonu, proje koordinasyonu, proje yönetimi, operasyonlar veya ilgili bir rolde birden fazla son tarihi, belgeyi, takibi ve paydaşı yönetme deneyimi
- Günlük görev bazında yönlendirme olmadan doğru kayıtları tutabilme ve çakışan son tarihleri önceliklendirebilme
- Tarihleri ve işlem ayrıntılarını girerken, incelerken ve karşılaştırırken dikkatli ve titiz olma
- Yanıtlanmamış talepleri ve tamamlanmamış işleri sonuçlanana veya uygun şekilde üst makama iletilene kadar takip etme kararlılığı
- İleri düzey yazılı ve sözlü İngilizce
- İç ekiplerle ve dış taraflarla iletişim kurabilme ve gerektiğinde toplantılara aktif katılabilme
- Şirketin tek özel İşlem Koordinatörü olarak çalışabilme ve Operasyon Müdürüne raporlama
- SOP'ler, Loom videoları, kontrol listeleri ve kılavuzlarla belgelenmiş iş akışlarını öğrenip uygulayabilme
- Normal iş saatlerinde ve müşterilerin çalışma saatlerinde güvenilir erişilebilirlik
- Haftada yaklaşık 40–45 saat çalışmayı taahhüt edebilme
- Uzaktan ve eşzamansız çalışmaya, proaktif iletişim kurmaya yatkınlık
- Google Sheets, Google Drive, Google Takvim ve e-posta dahil Google Workspace / G Suite bilgisi
- Asana kullanma deneyimi
- Slack kullanma deneyimi
- Başvuru için özgeçmiş ve kısa bir tanıtım videosu gereklidir
- Daha önce emlak İşlem Koordinatörü olarak çalışmış olmak tercih sebebidir ancak zorunlu değildir
- Saat dilimi uyumu nedeniyle Latin Amerika'daki adaylar tercih edilir
Yan Haklar
- Ücretli izin
- HMO sağlık planı
- Tamamen uzaktan çalışma