Scale Virtually VA es una agencia de contratación que asigna asistentes virtuales a empresas que buscan apoyo en tareas administrativas, marketing, ventas y servicios inmobiliarios. Su proceso de selección vincula a los candidatos con puestos adecuados y ayuda a los equipos de sus clientes a gestionar las operaciones diarias mientras se centran en actividades que generan ingresos. La contratación de la empresa se centra en puestos de asistente virtual en estas áreas de servicio.
Coordinador/a remoto/a de transacciones inmobiliarias en Colombia
Coordina a distancia las transacciones inmobiliarias de LVN: controla plazos, documentos, correos y calendarios. Mantén al equipo de Ventas, a la dirección y a los colaboradores externos al día con seguimientos oportunos.
Descripción
- Mantén actualizada la hoja de cálculo maestra con los datos de las propiedades y las transacciones
- Controla los plazos de EMD, inspección / IT, cierre y otros hitos de cada transacción
- Revisa los próximos plazos, detecta datos faltantes o asuntos pendientes y haz seguimiento antes de que se venzan
- Informa a las partes interesadas sobre cambios de fechas y facilita el acceso a los registros de las transacciones
- Gestiona y supervisa la bandeja de entrada exclusiva para la coordinación de transacciones
- Organiza las conversaciones por correo y haz seguimiento de los mensajes sin respuesta y las solicitudes pendientes
- Remite al gerente de Operaciones las decisiones, excepciones y asuntos que excedan tu autoridad
- Organiza los documentos de las transacciones en Google Drive
- Revisa los documentos para detectar información faltante o incompleta y señalar discrepancias
- Mantén actualizados en Google Calendar los plazos de las transacciones y las fechas de cierre
- Coordina con el equipo de Ventas, el gerente de Operaciones, el director de Operaciones (COO), el director ejecutivo (CEO), los equipos internos y las partes externas
- Usa el canal exclusivo de TC en Slack para compartir novedades, hacer preguntas, coordinar y escalar asuntos
- Mantén visibles las transacciones, comunica los riesgos y la información faltante, y da seguimiento a los pendientes hasta resolverlos o escalarlos
- Detecta brechas en los flujos de trabajo y recomienda mejoras prácticas dentro de los procedimientos establecidos
Requisitos
- Experiencia gestionando varios plazos, documentos, seguimientos y partes interesadas en coordinación de transacciones, coordinación de proyectos, gestión de proyectos, operaciones o un puesto relacionado
- Capacidad para mantener registros precisos de forma autónoma y priorizar plazos simultáneos sin recibir instrucciones detalladas a diario
- Atención y precisión al introducir, revisar y conciliar fechas y datos de las transacciones
- Constancia para hacer seguimiento de solicitudes sin respuesta y tareas incompletas hasta resolverlas o escalarlas según corresponda
- Dominio sólido del inglés oral y escrito
- Comodidad para comunicarse con equipos internos y partes externas, y participar activamente en reuniones cuando sea necesario
- Capacidad para desempeñarse como la única persona dedicada a la coordinación de transacciones de la empresa y reportar al gerente de Operaciones
- Capacidad para aprender y seguir flujos de trabajo documentados mediante procedimientos operativos estándar (SOP), videos de Loom, listas de verificación y guías
- Disponibilidad confiable durante el horario laboral habitual y el horario comercial de los clientes
- Disponibilidad para comprometerse aproximadamente de 40 a 45 horas semanales
- Comodidad trabajando a distancia y de forma asíncrona, con comunicación proactiva
- Conocimientos de Google Workspace / G Suite, incluidos Google Sheets, Google Drive, Google Calendar y el correo electrónico
- Experiencia usando Asana
- Experiencia usando Slack
- La solicitud requiere un currículum y un breve video de presentación
- Se prefiere experiencia previa como coordinador/a de transacciones inmobiliarias, pero no es obligatoria
- Se dará preferencia a candidatos de América Latina para facilitar la coordinación de horarios
Beneficios
- Tiempo libre remunerado
- HMO
- Trabajo totalmente remoto