Scale Virtually VA er et bemandingsbureau, der formidler virtuelle assistenter til virksomheder, som søger støtte inden for administration, markedsføring, salg og ejendomsservice. Rekrutteringsprocessen matcher kandidater med stillinger og hjælper kundernes teams med at håndtere den daglige drift, mens de fokuserer på indtægtsskabende arbejde. Virksomhedens rekruttering omfatter virtuelle assistentstillinger inden for disse serviceområder.
Remote transaktionskoordinator i Colombia
Koordinér LVN's ejendomshandler på afstand ved at følge op på frister, dokumenter, indbakker og kalendere. Sørg for, at salgsteamet, ledelsen og eksterne samarbejdspartnere er afstemt gennem rettidig opfølgning.
Beskrivelse
- Hold det centrale transaktionsregneark opdateret med aktuelle ejendoms- og transaktionsoplysninger
- Følg op på EMD, inspektion / IT, afslutning og andre transaktionsfrister
- Gennemgå kommende frister, find manglende oplysninger eller åbne spørgsmål, og følg op, før de overskrides
- Giv interessenter besked om datoændringer, og sørg for, at transaktionsoplysninger er nemme at finde
- Administrer og overvåg den dedikerede indbakke til transaktionskoordinering
- Organiser e-mailtråde, og følg op på ubesvarede beskeder og udestående anmodninger
- Henvis beslutninger, undtagelser og spørgsmål uden for dit mandat til Operations Manager
- Organiser transaktionsdokumenter i Google Drive
- Gennemgå dokumenter for manglende eller ufuldstændige oplysninger, og gør opmærksom på uoverensstemmelser
- Hold transaktionsfrister og afslutningsdatoer opdaterede i Google Kalender
- Koordinér med salgsteamet, Operations Manager, COO, CEO, interne teams og eksterne parter
- Brug den dedikerede TC-kanal i Slack til opdateringer, spørgsmål, koordinering og eskaleringer
- Sørg for, at transaktionerne er synlige, kommuniker risici og manglende oplysninger, og følg åbne punkter, indtil de er løst eller eskaleret
- Find huller i arbejdsgangene, og anbefal praktiske forbedringer inden for de fastlagte procedurer
Krav
- Erfaring med at håndtere flere frister, dokumenter, opfølgninger og interessenter inden for transaktionskoordinering, projektkoordinering, projektledelse, drift eller en beslægtet rolle
- Evne til at vedligeholde nøjagtige registreringer selvstændigt og prioritere konkurrerende frister uden daglig instruktion for hver opgave
- Omhyggelig og præcis ved registrering, gennemgang og afstemning af datoer og transaktionsoplysninger
- Vedholdende opfølgning på ubesvarede anmodninger og ufuldstændige punkter, indtil de er løst eller eskaleret på passende vis
- Gode skriftlige og mundtlige engelskkundskaber
- Tryg ved at kommunikere med interne teams og eksterne parter og deltage aktivt i møder efter behov
- Evne til at være virksomhedens eneste dedikerede transaktionskoordinator og referere til Operations Manager
- Evne til at lære og følge dokumenterede arbejdsgange ved hjælp af SOP'er, Loom-videoer, tjeklister og vejledninger
- Stabil tilgængelighed i almindelig arbejdstid og kundernes arbejdstid
- Mulighed for at arbejde cirka 40–45 timer om ugen
- Tryg ved fjernarbejde og asynkront arbejde med proaktiv kommunikation
- Kendskab til Google Workspace / G Suite, herunder Google Sheets, Google Drive, Google Kalender og e-mail
- Erfaring med Asana
- Erfaring med Slack
- Ansøgningen skal indeholde et CV og en kort introduktionsvideo
- Tidligere erfaring som transaktionskoordinator inden for fast ejendom er en fordel, men ikke et krav
- Kandidater i Latinamerika foretrækkes af hensyn til tidszoner
Fordele
- Betalt frihed
- HMO
- Fuldt fjernarbejde