Scale Virtually VA เป็นบริษัทจัดหาบุคลากรที่จับคู่ผู้ช่วยเสมือนกับธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือด้านงานธุรการ การตลาด การขาย และบริการอสังหาริมทรัพย์ กระบวนการสรรหาของบริษัทจะจับคู่ผู้สมัครกับตำแหน่งงาน เพื่อช่วยให้ทีมของลูกค้าดูแลงานประจำวันและมุ่งเน้นกับงานที่สร้างรายได้ บริบทการจ้างงานของบริษัทมุ่งเน้นตำแหน่งผู้ช่วยเสมือนในบริการด้านต่าง ๆ เหล่านี้
ผู้ประสานงานธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ทางไกลในโคลอมเบีย
ประสานงานธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ของ LVN จากระยะไกล โดยติดตามกำหนดเวลา เอกสาร กล่องจดหมาย และปฏิทิน\nช่วยให้ฝ่ายขาย ผู้บริหาร และพันธมิตรภายนอกทำงานสอดคล้องกันด้วยการติดตามงานอย่างทันท่วงที
รายละเอียด
- ดูแลสเปรดชีตธุรกรรมหลักให้มีรายละเอียดทรัพย์สินและธุรกรรมที่เป็นปัจจุบัน
- ติดตาม EMD การตรวจสอบ / IT กำหนดวันปิดธุรกรรม และกำหนดเวลาธุรกรรมอื่น ๆ
- ตรวจสอบกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามา ค้นหารายละเอียดที่ขาดหายหรือประเด็นที่ยังไม่คลี่คลาย และติดตามก่อนที่จะเลยกำหนด
- แจ้งผู้เกี่ยวข้องเมื่อวันที่มีการเปลี่ยนแปลง และจัดเก็บบันทึกธุรกรรมให้เข้าถึงได้ง่าย
- จัดการและตรวจสอบกล่องจดหมายเฉพาะสำหรับประสานงานธุรกรรม
- จัดระเบียบชุดอีเมลและติดตามข้อความที่ยังไม่ได้รับคำตอบ รวมถึงคำขอที่ยังค้างอยู่
- ส่งต่อการตัดสินใจ ข้อยกเว้น และปัญหาที่เกินขอบเขตอำนาจให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
- จัดระเบียบเอกสารธุรกรรมใน Google Drive
- ตรวจสอบเอกสารว่ามีข้อมูลขาดหายหรือไม่ครบถ้วนหรือไม่ และแจ้งความไม่สอดคล้อง
- อัปเดตกำหนดเวลาธุรกรรมและวันปิดธุรกรรมใน Google Calendar ให้เป็นปัจจุบัน
- ประสานงานกับฝ่ายขาย ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ COO, CEO ทีมภายใน และบุคคลภายนอก
- ใช้ช่อง Slack TC เฉพาะสำหรับอัปเดตข้อมูล สอบถาม ประสานงาน และส่งต่อปัญหา
- ทำให้สถานะธุรกรรมมองเห็นได้ สื่อสารความเสี่ยงและข้อมูลที่ขาดหาย และติดตามงานค้างจนกว่าจะได้รับการแก้ไขหรือส่งต่อ
- ค้นหาช่องว่างในขั้นตอนการทำงานและเสนอแนวทางปรับปรุงที่ใช้ได้จริงภายในกระบวนการที่กำหนดไว้
คุณสมบัติ
- มีประสบการณ์จัดการกำหนดเวลาหลายรายการ เอกสาร การติดตามงาน และผู้เกี่ยวข้องในงานประสานธุรกรรม ประสานโครงการ บริหารโครงการ ปฏิบัติการ หรืองานที่เกี่ยวข้อง
- สามารถดูแลบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องได้ด้วยตนเอง และจัดลำดับความสำคัญของกำหนดเวลาที่ทับซ้อนกันโดยไม่ต้องได้รับคำสั่งงานทีละขั้นตอนทุกวัน
- รอบคอบและแม่นยำในการป้อน ตรวจสอบ และกระทบยอดวันที่กับรายละเอียดธุรกรรม
- ติดตามคำขอที่ยังไม่ได้รับคำตอบและรายการที่ยังไม่สมบูรณ์อย่างต่อเนื่องจนกว่าจะได้รับการแก้ไขหรือส่งต่ออย่างเหมาะสม
- มีทักษะภาษาอังกฤษทั้งการเขียนและการพูดในระดับดี
- สื่อสารกับทีมภายในและบุคคลภายนอกได้อย่างมั่นใจ และมีส่วนร่วมในการประชุมเมื่อจำเป็น
- สามารถทำงานเป็นผู้ประสานงานธุรกรรมเฉพาะทางเพียงคนเดียวของบริษัท และรายงานต่อผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
- สามารถเรียนรู้และปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานที่จัดทำเป็นเอกสาร โดยใช้ SOP วิดีโอ Loom รายการตรวจสอบ และคู่มือ
- พร้อมทำงานอย่างสม่ำเสมอในเวลาทำการปกติและเวลาทำการของลูกค้า
- สามารถทำงานได้ประมาณ 40–45 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
- สะดวกกับการทำงานทางไกลและการทำงานแบบไม่พร้อมกัน พร้อมสื่อสารเชิงรุก
- มีความรู้เกี่ยวกับ Google Workspace / G Suite รวมถึง Google Sheets, Google Drive, Google Calendar และอีเมล
- มีประสบการณ์ใช้ Asana
- มีประสบการณ์ใช้ Slack
- ใบสมัครต้องมีประวัติย่อและวิดีโอแนะนำตัวสั้น ๆ
- หากมีประสบการณ์เดิมในตำแหน่งผู้ประสานงานธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่ข้อบังคับ
- พิจารณาผู้สมัครในลาตินอเมริกาเป็นพิเศษเพื่อให้สอดคล้องกับเขตเวลา
สวัสดิการ
- วันลาพักร้อนโดยได้รับค่าจ้าง
- ประกันสุขภาพ HMO
- ทำงานทางไกลได้เต็มรูปแบบ