Scale Virtually VA est une agence de recrutement qui place des assistants virtuels auprès d’entreprises ayant besoin de soutien dans les domaines administratif, du marketing, des ventes et des services immobiliers. Son processus de recrutement met en relation les candidats avec des postes adaptés et aide les équipes clientes à gérer les opérations quotidiennes tout en se consacrant aux activités génératrices de revenus. Les recrutements de l’entreprise concernent des postes d’assistant virtuel dans ces domaines de services.
Coordinateur·rice de transactions immobilières à distance en Colombie
Coordonnez à distance les transactions immobilières de LVN en suivant les échéances, les documents, les boîtes de réception et les calendriers. Assurez la bonne coordination entre les équipes commerciales, la direction et les partenaires externes grâce à un suivi régulier.
Description
- Tenez à jour le tableur central des transactions avec les informations sur les biens et les opérations
- Suivez les échéances liées à l’EMD, à l’inspection / IT, à la clôture et aux autres étapes des transactions
- Examinez les échéances à venir, repérez les informations manquantes ou les points en suspens et effectuez un suivi avant qu’ils ne soient en retard
- Informez les parties prenantes des changements de dates et veillez à ce que les dossiers de transaction restent faciles d’accès
- Gérez et surveillez la boîte de réception dédiée à la coordination des transactions
- Organisez les échanges par e-mail et relancez les messages restés sans réponse ainsi que les demandes en attente
- Transmettez au responsable des Opérations les décisions, exceptions et problèmes qui dépassent votre autorité
- Organisez les documents de transaction dans Google Drive
- Vérifiez que les documents ne comportent aucune information manquante ou incomplète et signalez les incohérences
- Tenez à jour dans Google Calendar les échéances des transactions et les dates de clôture
- Coordonnez-vous avec l’équipe commerciale, le responsable des Opérations, le directeur des opérations (COO), le directeur général (CEO), les équipes internes et les interlocuteurs externes
- Utilisez le canal Slack dédié aux TC pour les mises à jour, les questions, la coordination et les escalades
- Assurez la visibilité des transactions, communiquez les risques et les informations manquantes, et suivez les points en suspens jusqu’à leur résolution ou leur escalade
- Repérez les lacunes dans les processus et proposez des améliorations pratiques dans le cadre des procédures établies
Exigences
- Expérience dans la gestion de plusieurs échéances, documents, relances et parties prenantes en coordination de transactions, coordination de projets, gestion de projets, opérations ou dans un poste connexe
- Capacité à tenir des dossiers précis en toute autonomie et à hiérarchiser des échéances concurrentes sans consignes détaillées au quotidien
- Rigueur et précision dans la saisie, la vérification et le rapprochement des dates et des détails de transaction
- Persévérance dans le suivi des demandes sans réponse et des éléments incomplets jusqu’à leur résolution ou leur escalade appropriée
- Très bon niveau d’anglais à l’écrit et à l’oral
- Aisance dans les échanges avec les équipes internes et les interlocuteurs externes, ainsi que dans la participation active aux réunions si nécessaire
- Capacité à être l’unique coordinateur·rice de transactions dédié·e de l’entreprise et à rendre compte au responsable des Opérations
- Capacité à apprendre et à suivre des processus documentés à l’aide de procédures opérationnelles standard (SOP), de vidéos Loom, de listes de contrôle et de guides
- Disponibilité fiable pendant les horaires de travail habituels et les horaires commerciaux des clients
- Capacité à s’engager pour environ 40 à 45 heures par semaine
- Aisance dans le travail à distance et asynchrone, avec une communication proactive
- Connaissance de Google Workspace / G Suite, notamment Google Sheets, Google Drive, Google Calendar et les e-mails
- Expérience avec Asana
- Expérience avec Slack
- La candidature doit comprendre un CV et une courte vidéo de présentation
- Une expérience préalable comme coordinateur·rice de transactions immobilières est souhaitée, mais pas obligatoire
- Les candidatures de personnes situées en Amérique latine sont privilégiées pour faciliter la coordination des fuseaux horaires
Avantages
- Congés payés
- HMO
- Travail entièrement à distance