Scale Virtually VA je personální agentura, která zprostředkovává virtuální asistenty firmám hledajícím podporu v administrativě, marketingu, prodeji a službách v oblasti nemovitostí. Při náboru přiřazuje kandidáty k pozicím a pomáhá klientským týmům zvládat každodenní provoz, aby se mohly soustředit na činnosti generující příjmy. Firma přijímá virtuální asistenty pro práci v těchto oblastech.
Vzdálený koordinátor realitních transakcí v Kolumbii
Vzdáleně koordinujte realitní transakce LVN a sledujte termíny, dokumenty, e-mailové schránky i kalendáře. Díky včasnému následnému kontaktu udržujte soulad mezi obchodním týmem, vedením a externími partnery.
Popis
- Veďte hlavní tabulku transakcí a udržujte aktuální údaje o nemovitostech a transakcích
- Sledujte EMD, inspekce / IT, uzavření transakcí a další termíny
- Kontrolujte nadcházející termíny, odhalujte chybějící údaje a otevřené záležitosti a připomínejte je dříve, než se zpozdí
- Informujte zúčastněné osoby o změnách dat a zajistěte snadný přístup k záznamům o transakcích
- Spravujte a sledujte vyhrazenou schránku pro koordinaci transakcí
- Uspořádávejte e-mailová vlákna a připomínejte nezodpovězené zprávy a nevyřízené požadavky
- Předávejte provoznímu manažerovi rozhodnutí, výjimky a záležitosti přesahující vaše pravomoci
- Uspořádávejte dokumenty k transakcím na Google Drive
- Kontrolujte, zda dokumentům nechybí informace nebo nejsou neúplné, a upozorňujte na nesrovnalosti
- Udržujte termíny transakcí a data uzavření aktuální v Google Calendar
- Koordinujte činnost s obchodním týmem, provozním manažerem, COO, CEO, interními týmy a externími stranami
- Používejte vyhrazený kanál TC ve Slacku pro aktualizace, dotazy, koordinaci a eskalace
- Zajišťujte přehled o transakcích, sdělujte rizika a chybějící informace a dotahujte otevřené záležitosti k vyřešení nebo eskalaci
- Odhalujte mezery v pracovních postupech a navrhujte praktická zlepšení v rámci zavedených postupů
Požadavky
- Zkušenosti se správou více termínů, dokumentů, následných kroků a zainteresovaných osob v koordinaci transakcí, koordinaci projektů, projektovém řízení, provozu nebo příbuzné pozici
- Schopnost samostatně vést přesné záznamy a stanovovat priority při souběhu termínů bez každodenních podrobných pokynů
- Pečlivost a přesnost při zadávání, kontrole a porovnávání dat a údajů o transakcích
- Důslednost při urgování nezodpovězených požadavků a řešení nedokončených úkolů až do vyřešení nebo vhodné eskalace
- Dobrá znalost mluvené i psané angličtiny
- Schopnost komunikovat s interními týmy i externími stranami a podle potřeby se aktivně účastnit schůzek
- Schopnost zastávat pozici jediného vyhrazeného koordinátora transakcí ve společnosti a podléhat provoznímu manažerovi
- Ochota osvojit si a dodržovat zdokumentované pracovní postupy s využitím SOP, videí Loom, kontrolních seznamů a příruček
- Spolehlivá dostupnost během běžné pracovní doby společnosti a klientů
- Možnost věnovat práci přibližně 40–45 hodin týdně
- Ochota pracovat vzdáleně a asynchronně a komunikovat proaktivně
- Znalost Google Workspace / G Suite včetně Google Sheets, Google Drive, Google Calendar a e-mailu
- Zkušenost s používáním Asany
- Zkušenost s používáním Slacku
- Přihláška musí obsahovat životopis a krátké úvodní video
- Předchozí zkušenost na pozici koordinátora realitních transakcí je výhodou, nikoli podmínkou
- Upřednostňují se kandidáti z Latinské Ameriky kvůli časovému posunu
Benefity
- Placené volno
- HMO
- Plně vzdálená práce