Scale Virtually VA to agencja rekrutacyjna, która dopasowuje wirtualnych asystentów do firm potrzebujących wsparcia w zadaniach administracyjnych, marketingu, sprzedaży i usługach związanych z nieruchomościami. W procesie rekrutacji kandydaci są dopasowywani do stanowisk, co pomaga zespołom klientów zarządzać codziennymi działaniami i koncentrować się na pracy przynoszącej przychody. Firma zatrudnia wirtualnych asystentów w tych obszarach.
Zdalny koordynator transakcji nieruchomości w Kolumbii
Zdalnie koordynuj transakcje nieruchomości LVN, śledząc terminy, dokumenty, skrzynki odbiorcze i kalendarze. Dbaj o współpracę działu sprzedaży, kierownictwa i partnerów zewnętrznych dzięki terminowym kontaktom.
Opis
- Prowadź główny arkusz transakcji, dbając o aktualne informacje o nieruchomościach i transakcjach
- Śledź EMD, inspekcje / IT, zamknięcia transakcji i pozostałe terminy
- Sprawdzaj nadchodzące terminy, wykrywaj brakujące informacje i nierozwiązane kwestie oraz przypominaj o nich, zanim staną się zaległe
- Informuj zainteresowane osoby o zmianach dat i dbaj o łatwy dostęp do zapisów transakcji
- Obsługuj i monitoruj dedykowaną skrzynkę do koordynacji transakcji
- Porządkuj wątki e-mailowe i przypominaj o wiadomościach bez odpowiedzi oraz oczekujących prośbach
- Przekazuj kierownikowi operacyjnemu decyzje, wyjątki i kwestie wykraczające poza Twoje uprawnienia
- Porządkuj dokumenty transakcyjne na Google Drive
- Sprawdzaj, czy w dokumentach nie brakuje informacji lub czy są niekompletne, i zgłaszaj rozbieżności
- Dbaj o aktualność terminów transakcji i dat zamknięcia w Google Calendar
- Koordynuj działania z działem sprzedaży, kierownikiem operacyjnym, COO, CEO, zespołami wewnętrznymi i podmiotami zewnętrznymi
- Korzystaj z dedykowanego kanału TC w Slacku do aktualizacji, pytań, koordynacji i eskalacji
- Zapewniaj widoczność transakcji, komunikuj ryzyka i brakujące informacje oraz doprowadzaj otwarte sprawy do rozwiązania lub eskalacji
- Wykrywaj luki w przepływie pracy i proponuj praktyczne usprawnienia zgodne z ustalonymi procedurami
Wymagania
- Doświadczenie w zarządzaniu wieloma terminami, dokumentami, działaniami następczymi i interesariuszami w koordynacji transakcji, koordynacji projektów, zarządzaniu projektami, operacjach lub pokrewnej roli
- Umiejętność samodzielnego prowadzenia dokładnej dokumentacji i ustalania priorytetów przy konkurujących terminach, bez codziennych szczegółowych instrukcji
- Dokładność i skrupulatność przy wprowadzaniu, sprawdzaniu i uzgadnianiu dat oraz szczegółów transakcji
- Wytrwałość w ponawianiu próśb bez odpowiedzi i doprowadzaniu nieukończonych spraw do rozwiązania lub właściwej eskalacji
- Bardzo dobra znajomość angielskiego w mowie i piśmie
- Swoboda w komunikacji z zespołami wewnętrznymi i podmiotami zewnętrznymi oraz aktywny udział w spotkaniach w razie potrzeby
- Gotowość do pełnienia funkcji jedynego dedykowanego koordynatora transakcji w firmie i raportowania do kierownika operacyjnego
- Gotowość do poznawania i stosowania udokumentowanych procesów z użyciem SOP, filmów Loom, list kontrolnych i poradników
- Niezawodna dostępność w standardowych godzinach pracy firmy i klientów
- Gotowość do pracy około 40–45 godzin tygodniowo
- Gotowość do pracy zdalnej i asynchronicznej oraz proaktywnej komunikacji
- Znajomość Google Workspace / G Suite, w tym Google Sheets, Google Drive, Google Calendar i poczty e-mail
- Doświadczenie w korzystaniu z Asany
- Doświadczenie w korzystaniu ze Slacka
- Zgłoszenie wymaga CV i krótkiego filmu przedstawiającego kandydata
- Wcześniejsze doświadczenie jako koordynator transakcji nieruchomości jest mile widziane, ale niewymagane
- Preferowani są kandydaci z Ameryki Łacińskiej ze względu na dopasowanie stref czasowych
Benefity
- Płatny urlop
- HMO
- Praca w pełni zdalna