Scale Virtually VA هي وكالة توظيف تُلحق المساعدين الافتراضيين بالشركات التي تحتاج إلى دعم في الأعمال الإدارية والتسويق والمبيعات والخدمات العقارية. توائم عملية التوظيف بين المرشحين والوظائف، لمساعدة فرق العملاء على إدارة العمليات اليومية والتركيز على الأعمال المحققة للإيرادات. وتركز فرص التوظيف لدى الشركة على وظائف المساعد الافتراضي في هذه المجالات الخدمية.
منسق معاملات عن بُعد في كولومبيا
نسّق معاملات العقارات لدى LVN عن بُعد عبر متابعة المواعيد النهائية والمستندات والبريد الوارد والتقويمات. حافظ على التنسيق بين فريق المبيعات والقيادة والشركاء الخارجيين من خلال المتابعة في الوقت المناسب.
الوصف
- حافظ على تحديث جدول البيانات الرئيسي للمعاملات بتفاصيل العقارات والمعاملات الحالية
- تابع مواعيد العربون التأكيدي (EMD) والفحص / الفحص الفني (IT) والإغلاق وسائر المواعيد النهائية للمعاملات
- راجع المواعيد النهائية المقبلة، وحدد التفاصيل الناقصة أو المسائل العالقة، وتابعها قبل تجاوز موعدها
- أبلغ المعنيين بتغييرات التواريخ، واجعل سجلات المعاملات سهلة الوصول
- أدر صندوق البريد المخصص لتنسيق المعاملات وراقبه
- نظّم سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، وتابع الرسائل التي لم يُرد عليها والطلبات المعلّقة
- أحل القرارات والاستثناءات والمسائل التي تتجاوز صلاحياتك إلى مدير العمليات
- نظّم مستندات المعاملات في Google Drive
- راجع المستندات بحثًا عن معلومات ناقصة أو غير مكتملة، وأشر إلى التباينات
- حافظ على تحديث مواعيد المعاملات وتواريخ الإغلاق في Google Calendar
- نسّق مع فريق المبيعات ومدير العمليات ومدير العمليات التنفيذي والرئيس التنفيذي والفرق الداخلية والأطراف الخارجية
- استخدم قناة Slack المخصصة لمنسق المعاملات للتحديثات والأسئلة والتنسيق والتصعيد
- اجعل المعاملات واضحة للمتابعة، وأبلغ عن المخاطر والمعلومات الناقصة، وتابع البنود العالقة حتى حلها أو تصعيدها
- ارصد الثغرات في سير العمل واقترح تحسينات عملية ضمن الإجراءات المعتمدة
المتطلبات
- خبرة في إدارة مواعيد نهائية متعددة ومستندات ومتابعات وأطراف معنية ضمن تنسيق المعاملات أو تنسيق المشاريع أو إدارة المشاريع أو العمليات أو مجال ذي صلة
- القدرة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة بشكل مستقل وترتيب أولويات المواعيد المتزامنة دون توجيه يومي لكل مهمة
- الدقة والعناية عند إدخال التواريخ وتفاصيل المعاملات ومراجعتها ومطابقتها
- المثابرة في متابعة الطلبات التي لم يُرد عليها والبنود غير المكتملة حتى حلها أو تصعيدها على النحو المناسب
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا
- الارتياح للتواصل مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية والمشاركة بفاعلية في الاجتماعات عند الحاجة
- القدرة على العمل بوصفك منسق المعاملات الوحيد المخصص للشركة ورفع التقارير إلى مدير العمليات
- القدرة على تعلم إجراءات العمل الموثقة واتباعها باستخدام إجراءات التشغيل القياسية ومقاطع Loom وقوائم التحقق والأدلة
- التوفر الموثوق خلال ساعات العمل المعتادة وساعات عمل العملاء
- القدرة على الالتزام بنحو 40–45 ساعة أسبوعيًا
- الارتياح للعمل عن بُعد وبشكل غير متزامن مع التواصل الاستباقي
- الإلمام بـ Google Workspace / G Suite، بما في ذلك Google Sheets وGoogle Drive وGoogle Calendar والبريد الإلكتروني
- خبرة في استخدام Asana
- خبرة في استخدام Slack
- يتطلب التقديم سيرة ذاتية ومقطع فيديو تعريفيًا قصيرًا
- تُفضّل الخبرة السابقة منسقًا لمعاملات العقارات، لكنها ليست شرطًا
- تُفضّل المرشحات والمرشحون في أمريكا اللاتينية لتوافق المناطق الزمنية
المزايا
- إجازة مدفوعة الأجر
- تأمين صحي (HMO)
- العمل عن بُعد بالكامل