Scale Virtually VA is een wervingsbureau dat virtuele assistenten koppelt aan bedrijven die ondersteuning zoeken bij administratieve werkzaamheden, marketing, verkoop en vastgoeddiensten. Via het wervingsproces worden kandidaten gekoppeld aan passende functies, zodat klantteams de dagelijkse werkzaamheden kunnen beheren en zich kunnen richten op activiteiten die omzet opleveren. De wervingsactiviteiten van het bedrijf zijn gericht op functies voor virtuele assistenten binnen deze dienstverleningsgebieden.
Remote transactiecoördinator in Colombia
Coördineer op afstand LVN-vastgoedtransacties door deadlines, documenten, inboxen en agenda’s bij te houden. Houd Sales, leidinggevenden en externe partners op één lijn met tijdige opvolging.
Beschrijving
- Houd de centrale transactiespreadsheet bij met actuele gegevens over vastgoed en transacties
- Bewaak EMD-, inspectie-/IT-, overdrachts- en andere transactiedeadlines
- Controleer aankomende deadlines, signaleer ontbrekende gegevens of openstaande kwesties en volg ze op voordat ze verlopen
- Informeer betrokkenen over datumwijzigingen en houd transactiedossiers makkelijk toegankelijk
- Beheer en controleer de speciale inbox voor transactiecoördinatie
- Orden e-mailgesprekken en volg onbeantwoorde berichten en openstaande verzoeken op
- Leg beslissingen, uitzonderingen en kwesties buiten je bevoegdheid voor aan de Operations Manager
- Orden transactiedocumenten in Google Drive
- Controleer documenten op ontbrekende of onvolledige informatie en meld afwijkingen
- Houd transactiedeadlines en overdrachtsdatums actueel in Google Agenda
- Stem af met Sales, de Operations Manager, de COO, de CEO, interne teams en externe partijen
- Gebruik het speciale TC-Slack-kanaal voor updates, vragen, afstemming en escalaties
- Houd transacties inzichtelijk, communiceer risico’s en ontbrekende informatie en volg openstaande punten op tot ze zijn opgelost of geëscaleerd
- Signaleer hiaten in werkprocessen en doe praktische verbetervoorstellen binnen de vastgestelde procedures
Vereisten
- Ervaring met het beheren van meerdere deadlines, documenten, opvolgingen en betrokkenen in transactiecoördinatie, projectcoördinatie, projectmanagement, operations of een vergelijkbare functie
- Je kunt zelfstandig nauwkeurige dossiers bijhouden en concurrerende deadlines prioriteren zonder dagelijkse, gedetailleerde aansturing
- Je werkt zorgvuldig en nauwkeurig bij het invoeren, controleren en afstemmen van datums en transactiegegevens
- Je volgt onbeantwoorde verzoeken en onvolledige punten volhardend op totdat ze zijn opgelost of op de juiste manier geëscaleerd
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels
- Je communiceert gemakkelijk met interne teams en externe partijen en neemt waar nodig actief deel aan vergaderingen
- Je kunt optreden als de enige vaste Transaction Coordinator van het bedrijf en rapporteren aan de Operations Manager
- Je kunt gedocumenteerde werkprocessen leren en volgen aan de hand van SOP’s, Loom-video’s, checklists en handleidingen
- Betrouwbaar beschikbaar tijdens reguliere kantooruren en de kantooruren van klanten
- Je kunt je verbinden aan ongeveer 40–45 uur per week
- Je werkt prettig op afstand en asynchroon en communiceert proactief
- Kennis van Google Workspace / G Suite, waaronder Google Sheets, Google Drive, Google Agenda en e-mail
- Ervaring met Asana
- Ervaring met Slack
- Voor de sollicitatie zijn een cv en een korte introductievideo vereist
- Eerdere ervaring als Transaction Coordinator in de vastgoedsector heeft de voorkeur, maar is geen vereiste
- Kandidaten in Latijns-Amerika hebben de voorkeur vanwege de aansluiting van de tijdzones
Voordelen
- Betaald verlof
- HMO
- Volledig op afstand werken