Η Scale Virtually VA είναι εταιρεία στελέχωσης που τοποθετεί εικονικούς βοηθούς σε επιχειρήσεις που χρειάζονται υποστήριξη σε διοικητικές εργασίες, μάρκετινγκ, πωλήσεις και υπηρεσίες ακινήτων. Η διαδικασία πρόσληψης αντιστοιχίζει υποψηφίους με θέσεις, βοηθώντας τις ομάδες των πελατών να διαχειρίζονται τις καθημερινές λειτουργίες και να επικεντρώνονται σε εργασίες που δημιουργούν έσοδα. Οι προσλήψεις της εταιρείας αφορούν θέσεις εικονικών βοηθών σε αυτούς τους τομείς υπηρεσιών.
Συντονιστής συναλλαγών εξ αποστάσεως στην Κολομβία
Συντονίστε εξ αποστάσεως τις συναλλαγές ακινήτων της LVN, παρακολουθώντας προθεσμίες, έγγραφα, εισερχόμενα και ημερολόγια. Διατηρήστε τον συντονισμό ανάμεσα στις πωλήσεις, τη διοίκηση και τους εξωτερικούς συνεργάτες με έγκαιρη παρακολούθηση.
Περιγραφή
- Διατηρείτε ενημερωμένο το κύριο υπολογιστικό φύλλο συναλλαγών με τα τρέχοντα στοιχεία ακινήτων και συναλλαγών
- Παρακολουθείτε τις προθεσμίες EMD, επιθεώρησης / IT, ολοκλήρωσης και τις υπόλοιπες προθεσμίες συναλλαγών
- Ελέγχετε τις επερχόμενες προθεσμίες, εντοπίζετε στοιχεία που λείπουν ή εκκρεμή ζητήματα και παρακολουθείτε την εξέλιξή τους πριν εκπνεύσουν
- Ενημερώνετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για αλλαγές ημερομηνιών και διατηρείτε τα αρχεία συναλλαγών εύκολα προσβάσιμα
- Διαχειρίζεστε και παρακολουθείτε το ειδικό γραμματοκιβώτιο συντονισμού συναλλαγών
- Οργανώνετε τις αλληλογραφίες email και παρακολουθείτε μηνύματα που δεν έχουν απαντηθεί και εκκρεμή αιτήματα
- Παραπέμπετε στον Διευθυντή Λειτουργιών αποφάσεις, εξαιρέσεις και ζητήματα που υπερβαίνουν την αρμοδιότητά σας
- Οργανώνετε τα έγγραφα συναλλαγών στο Google Drive
- Ελέγχετε τα έγγραφα για πληροφορίες που λείπουν ή είναι ελλιπείς και επισημαίνετε αποκλίσεις
- Διατηρείτε ενημερωμένες στο Google Calendar τις προθεσμίες συναλλαγών και τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης
- Συντονίζεστε με τις Πωλήσεις, τον Διευθυντή Λειτουργιών, τον COO, τον CEO, τις εσωτερικές ομάδες και εξωτερικά μέρη
- Χρησιμοποιείτε το ειδικό κανάλι TC στο Slack για ενημερώσεις, ερωτήσεις, συντονισμό και κλιμάκωση θεμάτων
- Διατηρείτε τις συναλλαγές ορατές, επικοινωνείτε κινδύνους και πληροφορίες που λείπουν και παρακολουθείτε τις εκκρεμότητες έως την επίλυση ή την κλιμάκωσή τους
- Εντοπίζετε κενά στη ροή εργασιών και προτείνετε πρακτικές βελτιώσεις στο πλαίσιο των καθιερωμένων διαδικασιών
Απαιτήσεις
- Εμπειρία στη διαχείριση πολλαπλών προθεσμιών, εγγράφων, ενεργειών παρακολούθησης και ενδιαφερόμενων μερών σε συντονισμό συναλλαγών, συντονισμό έργων, διαχείριση έργων, λειτουργίες ή συναφή ρόλο
- Ικανότητα αυτόνομης τήρησης ακριβών αρχείων και ιεράρχησης ανταγωνιστικών προθεσμιών χωρίς καθημερινές αναλυτικές οδηγίες για κάθε εργασία
- Προσοχή και ακρίβεια κατά την καταχώριση, τον έλεγχο και τη διασταύρωση ημερομηνιών και στοιχείων συναλλαγών
- Επιμονή στην παρακολούθηση αναπάντητων αιτημάτων και ελλιπών στοιχείων έως την επίλυση ή την κατάλληλη κλιμάκωσή τους
- Άριστη γραπτή και προφορική γνώση Αγγλικών
- Άνεση στην επικοινωνία με εσωτερικές ομάδες και εξωτερικά μέρη και ενεργή συμμετοχή σε συναντήσεις όταν χρειάζεται
- Ικανότητα να είστε ο μοναδικός αποκλειστικός Συντονιστής Συναλλαγών της εταιρείας και να αναφέρεστε στον Διευθυντή Λειτουργιών
- Ικανότητα εκμάθησης και τήρησης τεκμηριωμένων ροών εργασίας με SOP, βίντεο Loom, λίστες ελέγχου και οδηγούς
- Αξιόπιστη διαθεσιμότητα κατά το κανονικό ωράριο εργασίας και το ωράριο των πελατών
- Δυνατότητα δέσμευσης για περίπου 40–45 ώρες την εβδομάδα
- Άνεση στην εξ αποστάσεως και ασύγχρονη εργασία με προληπτική επικοινωνία
- Γνώση του Google Workspace / G Suite, συμπεριλαμβανομένων των Google Sheets, Google Drive, Google Calendar και του email
- Εμπειρία στη χρήση του Asana
- Εμπειρία στη χρήση του Slack
- Η αίτηση απαιτεί βιογραφικό σημείωμα και ένα σύντομο βίντεο γνωριμίας
- Η προηγούμενη εμπειρία ως Συντονιστής Συναλλαγών ακινήτων προτιμάται αλλά δεν είναι απαραίτητη
- Προτιμώνται υποψήφιοι στη Λατινική Αμερική για καλύτερη ευθυγράμμιση ζώνης ώρας
Παροχές
- Άδεια μετ’ αποδοχών
- HMO
- Πλήρως εξ αποστάσεως εργασία