Scale Virtually VA — кадрова агенція, яка підбирає віртуальних асистентів для компаній, яким потрібна допомога з адміністративними завданнями, маркетингом, продажами та послугами у сфері нерухомості. Під час відбору кандидатів зіставляють із вакансіями, допомагаючи командам клієнтів керувати щоденною роботою та зосереджуватися на завданнях, що приносять дохід. Компанія наймає віртуальних асистентів для роботи в цих напрямах.
Віддалений координатор угод з нерухомістю в Колумбії
Віддалено координуйте угоди LVN з нерухомістю: відстежуйте строки, документи, пошту й календарі. Синхронізуйте роботу відділу продажів, керівництва та зовнішніх партнерів завдяки своєчасному зворотному зв’язку.
Опис
- Ведіть основну таблицю угод і підтримуйте актуальність даних про об’єкти та угоди
- Відстежуйте EMD, огляди / IT, закриття угод та інші строки
- Перевіряйте майбутні строки, виявляйте відсутні дані й невирішені питання та вчасно нагадуйте, щоб не допустити прострочення
- Повідомляйте зацікавлені сторони про зміни дат і забезпечуйте зручний доступ до записів щодо угод
- Ведіть і відстежуйте спеціальну поштову скриньку для координації угод
- Упорядковуйте ланцюжки листування та нагадуйте про повідомлення без відповіді й невиконані запити
- Передавайте операційному менеджеру рішення, винятки та питання, що виходять за межі ваших повноважень
- Упорядковуйте документи щодо угод у Google Drive
- Перевіряйте документи на відсутність або неповноту даних і позначайте розбіжності
- Підтримуйте актуальність строків угод і дат закриття в Google Calendar
- Координуйте роботу з відділом продажів, операційним менеджером, COO, CEO, внутрішніми командами та зовнішніми сторонами
- Використовуйте спеціальний канал TC у Slack для оновлень, запитань, координації та ескалації
- Забезпечуйте прозорість перебігу угод, повідомляйте про ризики й відсутні дані та супроводжуйте відкриті питання до вирішення або ескалації
- Виявляйте прогалини в робочих процесах і пропонуйте практичні вдосконалення в межах установлених процедур
Вимоги
- Досвід ведення кількох строків, документів, подальших дій і взаємодії із зацікавленими сторонами в координації угод, координації проєктів, управлінні проєктами, операційній діяльності або суміжній сфері
- Уміння самостійно вести точні записи й визначати пріоритети за конкуруючих строків без щоденних покрокових вказівок
- Уважність і точність під час внесення, перевірки та звіряння дат і даних щодо угод
- Наполегливість у супроводі запитів без відповіді й незавершених завдань до вирішення або належної ескалації
- Високий рівень усної та письмової англійської
- Готовність спілкуватися з внутрішніми командами й зовнішніми сторонами та за потреби активно брати участь у зустрічах
- Готовність бути єдиним спеціалізованим координатором угод компанії та підпорядковуватися операційному менеджеру
- Готовність опанувати й дотримуватися задокументованих робочих процесів із використанням SOP, відео Loom, контрольних списків і посібників
- Надійна доступність у звичайні робочі години компанії та клієнтів
- Готовність працювати приблизно 40–45 годин на тиждень
- Готовність працювати віддалено й асинхронно, проактивно підтримуючи комунікацію
- Знання Google Workspace / G Suite, зокрема Google Sheets, Google Drive, Google Calendar та електронної пошти
- Досвід роботи з Asana
- Досвід роботи зі Slack
- Для подання заявки потрібні резюме та коротке відео-представлення
- Попередній досвід координатором угод з нерухомістю буде перевагою, але не є обов’язковим
- Перевага надається кандидатам із Латинської Америки для узгодження часових поясів
Переваги
- Оплачувана відпустка
- Медичне страхування HMO
- Повністю віддалена робота