Scale Virtually VA ist eine Personalvermittlungsagentur, die virtuelle Assistentinnen und Assistenten an Unternehmen vermittelt, die Unterstützung in den Bereichen Verwaltung, Marketing, Vertrieb und Immobiliendienstleistungen suchen. Im Auswahlverfahren werden Bewerberinnen und Bewerber passenden Stellen zugeordnet. So können Kundenteams den laufenden Betrieb bewältigen und sich zugleich auf umsatzgenerierende Aufgaben konzentrieren. Der Schwerpunkt der Personalvermittlung liegt auf Positionen für virtuelle Assistenz in diesen Dienstleistungsbereichen.
Remote-Transaktionskoordinator in Kolumbien
Koordiniere LVN-Immobilientransaktionen remote, indem du Fristen, Dokumente, Posteingänge und Kalender im Blick behältst. Sorge mit zeitnahen Rückmeldungen dafür, dass Sales, Führungskräfte und externe Partner abgestimmt bleiben.
Beschreibung
- Führe die zentrale Tabelle mit aktuellen Angaben zu Immobilien und Transaktionen
- Behalte EMD-, Inspektions-/IT-, Abschluss- und sonstige Transaktionsfristen im Blick
- Prüfe anstehende Fristen, erkenne fehlende Angaben oder offene Fragen und hake nach, bevor etwas überfällig wird
- Informiere Beteiligte über Terminänderungen und halte Transaktionsunterlagen leicht zugänglich
- Verwalte und überwache das eigens eingerichtete Postfach für die Transaktionskoordination
- Ordne E-Mail-Verläufe und hake bei unbeantworteten Nachrichten und ausstehenden Anfragen nach
- Leite Entscheidungen, Ausnahmen und Angelegenheiten außerhalb deiner Befugnisse an den Operations Manager weiter
- Organisiere Transaktionsdokumente in Google Drive
- Prüfe Dokumente auf fehlende oder unvollständige Angaben und weise auf Unstimmigkeiten hin
- Halte Transaktionsfristen und Abschlusstermine in Google Kalender aktuell
- Stimme dich mit Sales, dem Operations Manager, dem COO, dem CEO, internen Teams und externen Parteien ab
- Nutze den eigens eingerichteten TC-Slack-Kanal für Neuigkeiten, Fragen, Abstimmungen und Eskalationen
- Sorge für Transparenz bei Transaktionen, kommuniziere Risiken und fehlende Angaben und verfolge offene Punkte bis zur Klärung oder Eskalation
- Erkenne Lücken in Arbeitsabläufen und schlage im Rahmen der festgelegten Verfahren praktikable Verbesserungen vor
Anforderungen
- Erfahrung mit der Verwaltung mehrerer Fristen, Dokumente, Nachfassaktionen und Beteiligter in der Transaktionskoordination, Projektkoordination, im Projektmanagement, im operativen Bereich oder in einer vergleichbaren Funktion
- Du kannst Unterlagen selbstständig korrekt führen und konkurrierende Fristen priorisieren, ohne täglich detaillierte Anweisungen zu benötigen
- Sorgfältige und genaue Erfassung, Prüfung und Abstimmung von Terminen und Transaktionsangaben
- Hartnäckiges Nachfassen bei unbeantworteten Anfragen und unvollständigen Vorgängen, bis diese geklärt oder angemessen eskaliert sind
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicher in der Kommunikation mit internen Teams und externen Parteien sowie bei Bedarf aktive Teilnahme an Besprechungen
- Bereitschaft, als einzige fest zugeordnete Fachkraft für Transaktionskoordination des Unternehmens zu arbeiten und an den Operations Manager zu berichten
- Fähigkeit, dokumentierte Arbeitsabläufe anhand von SOPs, Loom-Videos, Checklisten und Leitfäden zu erlernen und einzuhalten
- Zuverlässige Verfügbarkeit während der regulären Geschäftszeiten und der Geschäftszeiten von Kunden
- Bereitschaft zu einem Arbeitsumfang von etwa 40–45 Stunden pro Woche
- Sicheres Arbeiten im Homeoffice und in asynchronen Arbeitsabläufen mit proaktiver Kommunikation
- Kenntnisse in Google Workspace / G Suite, einschließlich Google Sheets, Google Drive, Google Kalender und E-Mail
- Erfahrung mit Asana
- Erfahrung mit Slack
- Für die Bewerbung sind ein Lebenslauf und ein kurzes Vorstellungsvideo erforderlich
- Frühere Erfahrung als Transaktionskoordinator:in im Immobilienbereich ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- Bewerber:innen aus Lateinamerika werden wegen der passenden Zeitzone bevorzugt
Zusatzleistungen
- Bezahlter Urlaub
- HMO
- Vollständig remote arbeiten