Scale Virtually VA je personálna agentúra, ktorá sprostredkúva virtuálnych asistentov firmám hľadajúcim podporu v administratíve, marketingu, predaji a službách v oblasti nehnuteľností. V rámci náborového procesu priraďuje kandidátov k pracovným pozíciám a pomáha tímom klientov zvládať každodennú prevádzku, aby sa mohli sústrediť na činnosti prinášajúce príjmy. Nábor spoločnosti sa zameriava na pozície virtuálnych asistentov v týchto oblastiach služieb.
Vzdialený koordinátor realitných transakcií v Kolumbii
Vzdialene koordinujte realitné transakcie LVN sledovaním termínov, dokumentov, e-mailovej schránky a kalendárov. Včasným následným kontaktom udržiavajte súlad medzi obchodným tímom, vedením a externými partnermi.
Popis
- Udržiavajte hlavnú tabuľku transakcií s aktuálnymi údajmi o nehnuteľnostiach a transakciách
- Sledujte EMD, obhliadky / IT, uzatvorenie a ďalšie termíny transakcií
- Kontrolujte nadchádzajúce termíny, hľadajte chýbajúce údaje alebo nevyriešené záležitosti a ozvite sa skôr, než sa oneskoria
- Informujte zainteresované strany o zmenách dátumov a zabezpečte jednoduchý prístup k záznamom o transakciách
- Spravujte a monitorujte vyhradenú e-mailovú schránku na koordináciu transakcií
- Usporiadavajte e-mailové konverzácie a pripomínajte nezodpovedané správy a nevyriešené požiadavky
- Rozhodnutia, výnimky a záležitosti nad rámec vašich oprávnení postúpte prevádzkovému manažérovi
- Usporiadavajte dokumenty k transakciám na Google Drive
- Kontrolujte, či v dokumentoch nechýbajú údaje alebo nie sú neúplné, a upozorňujte na nezrovnalosti
- Udržiavajte termíny transakcií a dátumy uzatvorenia aktuálne v Google Calendar
- Koordinujte spoluprácu s obchodným tímom, prevádzkovým manažérom, COO, CEO, internými tímami a externými stranami
- Na aktualizácie, otázky, koordináciu a eskalácie používajte vyhradený kanál TC v Slacku
- Zabezpečte prehľadnosť transakcií, komunikujte riziká a chýbajúce informácie a sledujte otvorené záležitosti až do ich vyriešenia alebo eskalácie
- Vyhľadávajte nedostatky v pracovných postupoch a navrhujte praktické zlepšenia v rámci zavedených procesov
Požiadavky
- Skúsenosti so správou viacerých termínov, dokumentov, následných kontaktov a zainteresovaných strán v koordinácii transakcií, koordinácii projektov, projektovom riadení, prevádzke alebo v príbuznej oblasti
- Schopnosť samostatne viesť presné záznamy a určovať priority pri súbežných termínoch bez každodenného zadávania jednotlivých úloh
- Dôslednosť a presnosť pri zadávaní, kontrole a zosúlaďovaní dátumov a údajov o transakciách
- Vytrvalosť pri pripomínaní nezodpovedaných požiadaviek a nedokončených úloh až do ich vyriešenia alebo primeranej eskalácie
- Dobrá ústna aj písomná znalosť angličtiny
- Schopnosť komunikovať s internými tímami a externými stranami a podľa potreby sa aktívne zúčastňovať na stretnutiach
- Schopnosť pôsobiť ako jediný vyhradený koordinátor transakcií spoločnosti a podliehať prevádzkovému manažérovi
- Schopnosť osvojiť si a dodržiavať zdokumentované pracovné postupy pomocou SOP, videí Loom, kontrolných zoznamov a návodov
- Spoľahlivá dostupnosť počas bežného pracovného času spoločnosti a klientov
- Schopnosť venovať práci približne 40–45 hodín týždenne
- Ochota pracovať na diaľku a asynchrónne s proaktívnou komunikáciou
- Znalosť Google Workspace / G Suite vrátane Google Sheets, Google Drive, Google Calendar a e-mailu
- Skúsenosti s používaním Asana
- Skúsenosti s používaním Slacku
- K žiadosti je potrebné priložiť životopis a krátke úvodné video
- Predchádzajúce skúsenosti na pozícii koordinátora realitných transakcií sú výhodou, nie podmienkou
- Uprednostňujú sa uchádzači z Latinskej Ameriky vzhľadom na časové pásmo
Benefity
- Platené voľno
- HMO
- Plne vzdialená práca