Scale Virtually VA è un’agenzia di selezione del personale che inserisce assistenti virtuali presso aziende in cerca di supporto per attività amministrative, marketing, vendite e servizi immobiliari. Il suo processo di selezione abbina i candidati ai ruoli e aiuta i team dei clienti a gestire le operazioni quotidiane, consentendo loro di concentrarsi sulle attività che generano ricavi. Le assunzioni dell’azienda riguardano posizioni di assistente virtuale in queste aree di servizio.
Coordinatore remoto delle transazioni immobiliari in Colombia
Coordina da remoto le transazioni immobiliari di LVN seguendo scadenze, documenti, caselle di posta e calendari. Mantieni allineati il team Vendite, la dirigenza e i partner esterni con aggiornamenti tempestivi.
Descrizione
- Mantieni aggiornato il foglio di calcolo principale con i dati degli immobili e delle transazioni
- Monitora le scadenze relative a EMD, ispezione / IT, chiusura e alle altre fasi delle transazioni
- Controlla le scadenze in arrivo, individua dati mancanti o questioni aperte e fai un sollecito prima che scadano
- Avvisa le parti interessate dei cambiamenti di data e rendi facilmente accessibili i registri delle transazioni
- Gestisci e monitora la casella di posta dedicata al coordinamento delle transazioni
- Organizza le conversazioni via e-mail e sollecita le risposte ai messaggi e alle richieste in sospeso
- Sottoponi al responsabile delle Operazioni le decisioni, le eccezioni e le questioni che esulano dalla tua autorità
- Organizza i documenti delle transazioni in Google Drive
- Controlla che i documenti non contengano informazioni mancanti o incomplete e segnala eventuali discrepanze
- Mantieni aggiornate in Google Calendar le scadenze delle transazioni e le date di chiusura
- Coordìnati con il team Vendite, il responsabile delle Operazioni, il direttore operativo (COO), l’amministratore delegato (CEO), i team interni e le parti esterne
- Usa il canale Slack dedicato ai TC per aggiornamenti, domande, coordinamento e segnalazioni
- Mantieni visibili le transazioni, comunica rischi e informazioni mancanti e segui i punti aperti fino alla risoluzione o alla segnalazione
- Individua le lacune nei flussi di lavoro e proponi miglioramenti pratici nel rispetto delle procedure stabilite
Requisiti
- Esperienza nella gestione di più scadenze, documenti, solleciti e interlocutori nell’ambito del coordinamento di transazioni o progetti, della gestione di progetti, delle operations o in un ruolo correlato
- Capacità di mantenere registri accurati in autonomia e stabilire le priorità tra scadenze concorrenti senza istruzioni dettagliate ogni giorno
- Precisione nell’inserimento, nella verifica e nel confronto di date e dati delle transazioni
- Costanza nel sollecitare risposte e completamento delle attività in sospeso fino alla loro risoluzione o alla corretta segnalazione
- Ottima conoscenza dell’inglese scritto e parlato
- Capacità di comunicare con team interni e interlocutori esterni e di partecipare attivamente alle riunioni quando necessario
- Capacità di ricoprire il ruolo di unico coordinatore dedicato alle transazioni dell’azienda, con riporto al responsabile delle Operazioni
- Capacità di apprendere e seguire flussi di lavoro documentati tramite procedure operative standard (SOP), video Loom, liste di controllo e guide
- Disponibilità affidabile durante il normale orario di lavoro e gli orari commerciali dei clienti
- Disponibilità a impegnarsi per circa 40–45 ore alla settimana
- A proprio agio nel lavorare da remoto e in modo asincrono, comunicando in maniera proattiva
- Conoscenza di Google Workspace / G Suite, inclusi Google Sheets, Google Drive, Google Calendar ed e-mail
- Esperienza con Asana
- Esperienza con Slack
- La candidatura richiede un CV e un breve video di presentazione
- È preferibile, ma non obbligatoria, una precedente esperienza come coordinatore di transazioni immobiliari
- Sono preferiti candidati dell’America Latina per una migliore corrispondenza dei fusi orari
Benefit
- Ferie retribuite
- HMO
- Lavoro completamente da remoto