Amgen — глобальна біотехнологічна компанія, яка розробляє та виводить на ринок лікарські засоби, виготовлені з використанням живих клітин. Її діяльність зосереджена на лікуванні серйозних захворювань, зокрема станів з обмеженими можливостями терапії, і ґрунтується на наукових дослідженнях та клінічних випробуваннях. Компанію пов’язують із досягненнями в лікуванні раку та боротьбі з ожирінням, водночас вона наголошує на етичності досліджень, безпеці пацієнтів і сталому ставленні до довкілля.
Старший фахівець із планування міжнародних зустрічей і заходів
Координуйте реєстрацію в Cvent, комунікацію з учасниками, бюджети й логістику міжнародних медичних програм Amgen. Супроводжуйте складні зустрічі від планування до роботи на майданчику та підсумкового закриття заходу.
Сполучені Штати78 616 $ – 106 363 $ / рік
ВіддаленоПовна зайнятістьСтарший спеціалістОбов’язкова Мова: англійськаЗаходиОпис
- Працюйте з менеджером над проведенням доручених програм від первинного запиту до підсумкового закриття заходу.
- Ведіть визначені операційні напрями та інформуйте менеджера про перебіг роботи, ризики, рішення і зміну пріоритетів.
- Ведіть графіки, списки завдань, порядки денні, сценарії проведення та інші планові матеріали.
- Організовуйте планувальні дзвінки, фіксуйте рішення та відстежуйте виконання доручених завдань.
- Створюйте, налаштовуйте, тестуйте й підтримуйте сайти реєстрації Cvent і застосунки заходів для учасників.
- Опрацьовуйте запити щодо реєстрації, матеріали заходів, порядки денні, повідомлення учасникам, push-сповіщення та інформацію на майданчику.
- Відстежуйте реєстрацію, підтримуйте точність списків учасників, обробляйте зміни, готуйте звіти, відповідайте на запитання й вирішуйте типові проблеми з доступом.
- Застосовуйте схвалені інструменти ШІ, автоматизацію й технології, щоб спростити реєстрацію, комунікацію, звітність і регулярні завдання.
- Координуйте запрошення, інформацію про подорожі й проживання, транспорт, потреби в доступності та харчуванні, вказівники й програмні матеріали.
- Допомагайте з реєстрацією та зустріччю учасників на майданчику, підтримкою застосунку, обслуговуванням учасників і дорученою логістикою.
- Вирішуйте типові запити учасників і операційні проблеми, передаючи складні, делікатні або термінові питання відповідальним колегам.
- Координуйте вимоги й результати робіт з ІТ, глобальною службою безпеки, адміністративно-господарськими службами, комунікаціями, фінансами, закупівлями, юридичним відділом, внутрішніми командами та постачальниками.
- Допомагайте враховувати вимоги до майданчиків, готувати матеріали для ухвалення рішень і координувати логістику візитів на об’єкти.
- Відстежуйте бюджети, пропозиції постачальників, дані про замовлення на закупівлю, зобов’язання та фактичні витрати.
- Перевіряйте рахунки й підтвердні документи, передавайте затверджені пакети та допомагайте фінансовому відділу звіряти витрати.
- Підтримуйте точність записів Cvent і обов’язкової документації програм, дотримуйтеся застосовних політик і стандартів.
- Збирайте відгуки учасників та інформацію про постачальників, долучайтеся до підсумкових розглядів заходів і пропонуйте покращення.
- Удосконалюйте шаблони планування, процеси й командні робочі процедури; організовуйте підміну та діліться інформацією з колегами.
Вимоги
- Ступінь бакалавра в галузі готельного бізнесу, управління, комунікацій, організації заходів або суміжній дисципліні; може враховуватися еквівалентний досвід.
- 2–3 роки досвіду в плануванні корпоративних або агентських зустрічей, реєстрації, операційній роботі на заходах або суміжній сфері.
- Досвід координації кількох напрямів роботи й дедлайнів із точністю та увагою до деталей.
- Ініціативність, винахідливість, виважені судження, відповідальність і практичний стиль комунікації з орієнтацією на розв’язання проблем.
- Здатність адаптуватися до зміни пріоритетів і співпрацювати між підрозділами.
- Виражена орієнтація на сервіс і вміння зберігати конфіденційність.
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Excel і PowerPoint.
- Практичний досвід створення онлайн-сайтів реєстрації та застосунків заходів для учасників.
- Готовність до поїздок приблизно в 30% випадків для підтримки заходів на майданчиках.
- Готовність іноді працювати ввечері або у вихідні відповідно до потреб програм.
- Досвід роботи з Cvent є значною перевагою.
- Перевагою буде досвід підтримки складних програм, заходів для керівників або заходів із високою видимістю.
- Бажане знайомство з інструментами керування проєктами, платформами для віртуальних і гібридних зустрічей, а також схваленими інструментами ШІ чи автоматизації.
Переваги
- Комплексний пакет пільг для працівників.
- Пенсійний план і план заощаджень зі значними внесками компанії.
- Групове медичне, стоматологічне страхування та страхування зору.
- Страхування життя та на випадок інвалідності.
- Рахунки гнучких витрат.
- Дискреційна програма річних премій.
- Довгострокові заохочення на основі акцій.
- Відзначені нагородами програми відпусток.
- Гнучкі моделі роботи, зокрема віддалений формат, якщо він доступний.
- Можливості професійного розвитку.
- Баланс між роботою та особистим життям.
- Плани медичного й соціального забезпечення для працівників і відповідних критеріям утриманців.
- Фінансові плани з можливістю заощаджувати на пенсію та інші цілі.