Amgen es una empresa biotecnológica global que desarrolla y comercializa medicamentos elaborados a partir de células vivas. Su trabajo se centra en enfermedades graves, incluidas afecciones con opciones de tratamiento limitadas, y cuenta con el respaldo de la investigación científica y los ensayos clínicos. La empresa está vinculada a avances en el tratamiento del cáncer y el control de la obesidad, y hace hincapié en la investigación ética, la seguridad de los pacientes y la sostenibilidad medioambiental.
Asociado sénior de planificación de reuniones y eventos globales
Coordina las inscripciones en Cvent, las comunicaciones con asistentes, los presupuestos y la logística de eventos para los programas globales de salud de Amgen. Da apoyo a reuniones complejas desde la planificación hasta la ejecución presencial y el cierre posterior al evento.
Estados Unidos78.616 $ – 106.363 $ / año
RemotoTiempo completoSeniorIdioma Obligatorio: inglésEventosDescripción
- Colabora con el gerente para llevar los programas asignados desde la recepción inicial hasta el cierre posterior al evento.
- Lidera líneas de trabajo operativas definidas y mantiene al gerente al tanto de los avances, riesgos, decisiones y cambios de prioridades.
- Mantiene cronogramas, registros de tareas, agendas, guiones del evento y otros materiales de planificación.
- Organiza llamadas de planificación, registra las decisiones y hace seguimiento de las tareas asignadas.
- Crea, configura, prueba y mantiene sitios web de inscripción en Cvent y aplicaciones para asistentes.
- Gestiona consultas sobre inscripciones, contenido del evento, agendas, comunicaciones con asistentes, notificaciones push e información para el evento presencial.
- Supervisa las inscripciones, mantiene actualizadas las listas de asistentes, procesa cambios, prepara informes, responde preguntas y resuelve problemas habituales de acceso.
- Utiliza herramientas de IA aprobadas, automatización y tecnología para simplificar las inscripciones, las comunicaciones, los informes y las tareas recurrentes.
- Coordina invitaciones, información de viajes y alojamiento, transporte, necesidades de accesibilidad y alimentación, señalización y materiales del programa.
- Ayuda con las inscripciones y el registro presencial, el soporte de la aplicación del evento, los servicios para asistentes y la logística asignada.
- Resuelve problemas habituales de los asistentes y de las operaciones, y deriva los asuntos complejos, delicados o urgentes.
- Coordina requisitos y entregables con TI, Seguridad Global, Instalaciones, Comunicaciones, Finanzas, Compras, Legal, equipos internos y proveedores.
- Da apoyo a los requisitos del lugar, los materiales para la toma de decisiones y la logística de las visitas a las instalaciones.
- Lleva el seguimiento de presupuestos, cotizaciones de proveedores, datos de órdenes de compra, compromisos y costos reales.
- Revisa facturas y documentos justificativos, remite los expedientes aprobados y ayuda a Finanzas a conciliar los costos.
- Mantiene precisos los registros de Cvent y los documentos requeridos del programa, y cumple las políticas y normas aplicables.
- Recopila comentarios de asistentes e información de proveedores, contribuye a las revisiones posteriores al evento y propone mejoras.
- Perfecciona plantillas, procesos y flujos de trabajo del equipo; organiza la cobertura y comparte información con sus colegas.
Requisitos
- Título universitario en hostelería, administración de empresas, comunicación, gestión de eventos o una disciplina relacionada; se puede considerar experiencia equivalente.
- De 2 a 3 años de experiencia en planificación de reuniones corporativas o de agencias, inscripciones, operaciones de eventos o un ámbito relacionado.
- Experiencia coordinando varias líneas de trabajo y plazos con precisión y atención al detalle.
- Demostrar iniciativa, capacidad para encontrar soluciones, buen criterio, responsabilidad y un estilo de comunicación práctico y orientado a resolver problemas.
- Adaptarse a los cambios de prioridades y colaborar con distintas funciones.
- Demostrar una sólida orientación al servicio y discreción.
- Dominio de Microsoft Office, incluido Excel y PowerPoint.
- Experiencia práctica en la creación de sitios web de inscripción en línea y aplicaciones para asistentes.
- Disponibilidad para viajar aproximadamente el 30 % del tiempo para brindar apoyo presencial.
- Disponibilidad para trabajar ocasionalmente por la noche o los fines de semana según las necesidades del programa.
- Se valora especialmente la experiencia con Cvent.
- Se valora la experiencia dando apoyo a programas complejos, ejecutivos o de gran visibilidad.
- Se valora el conocimiento de herramientas de gestión de proyectos, plataformas para reuniones virtuales o híbridas y herramientas de IA o automatización aprobadas.
Beneficios
- Paquete integral de prestaciones para empleados.
- Plan de jubilación y ahorro con generosas aportaciones de la empresa.
- Cobertura médica, dental y oftalmológica colectiva.
- Seguro de vida y de incapacidad.
- Cuentas de gastos flexibles.
- Programa discrecional de bonificación anual.
- Incentivos a largo plazo basados en acciones.
- Planes de permisos y vacaciones reconocidos por su calidad.
- Modalidades de trabajo flexibles, incluidos acuerdos remotos cuando estén disponibles.
- Oportunidades de desarrollo profesional.
- Equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Planes de salud y bienestar para empleados y familiares a cargo que cumplan los requisitos.
- Planes financieros con opciones para ahorrar para la jubilación y otros objetivos.