Amgen là một công ty công nghệ sinh học toàn cầu chuyên phát triển và thương mại hóa các loại thuốc được sản xuất từ tế bào sống. Hoạt động của công ty tập trung vào những bệnh nghiêm trọng, bao gồm các tình trạng có ít lựa chọn điều trị, dựa trên nghiên cứu khoa học và các thử nghiệm lâm sàng. Amgen được biết đến với những tiến bộ trong điều trị ung thư và kiểm soát béo phì, đồng thời đề cao nghiên cứu có đạo đức, an toàn cho bệnh nhân và tính bền vững của môi trường.
Chuyên viên cấp cao, Lập kế hoạch hội nghị và sự kiện toàn cầu
Điều phối đăng ký trên Cvent, liên lạc với người tham dự, ngân sách và hậu cần sự kiện cho các chương trình chăm sóc sức khỏe toàn cầu của Amgen. Hỗ trợ các cuộc họp phức tạp từ khâu lập kế hoạch đến tổ chức tại chỗ và hoàn tất sau sự kiện.
Mô tả
- Phối hợp với Quản lý để triển khai các chương trình được giao, từ khâu tiếp nhận ban đầu đến khi hoàn tất sau sự kiện.
- Chủ trì các mảng công việc vận hành được xác định và cập nhật cho Quản lý về tiến độ, rủi ro, quyết định và các ưu tiên thay đổi.
- Duy trì tiến độ, nhật ký công việc, chương trình nghị sự, kịch bản điều hành và các tài liệu lập kế hoạch khác.
- Sắp xếp các cuộc gọi lập kế hoạch, ghi lại quyết định và theo dõi các đầu việc được giao.
- Xây dựng, cấu hình, kiểm thử và duy trì trang web đăng ký Cvent cùng ứng dụng sự kiện dành cho người tham dự.
- Xử lý thắc mắc về đăng ký, nội dung sự kiện, chương trình nghị sự, liên lạc với người tham dự, thông báo đẩy và thông tin tại địa điểm tổ chức.
- Theo dõi đăng ký, bảo đảm danh sách người tham dự chính xác, xử lý cập nhật, chuẩn bị báo cáo, trả lời câu hỏi và giải quyết các vấn đề truy cập thông thường.
- Sử dụng các công cụ AI, tự động hóa và công nghệ đã được phê duyệt để đơn giản hóa việc đăng ký, liên lạc, báo cáo và các tác vụ định kỳ.
- Điều phối thư mời, thông tin đi lại và lưu trú, phương tiện di chuyển, nhu cầu tiếp cận và ăn uống, biển chỉ dẫn và tài liệu chương trình.
- Hỗ trợ đăng ký và làm thủ tục tại chỗ, hỗ trợ ứng dụng sự kiện, phục vụ người tham dự và các công việc hậu cần được giao.
- Giải quyết các vấn đề thông thường của người tham dự và vận hành; chuyển các vấn đề phức tạp, nhạy cảm hoặc khẩn cấp lên cấp phù hợp.
- Điều phối yêu cầu và hạng mục bàn giao với bộ phận CNTT, An ninh Toàn cầu, Cơ sở vật chất, Truyền thông, Tài chính, Mua sắm, Pháp chế, các nhóm nội bộ và nhà cung cấp.
- Hỗ trợ các yêu cầu về địa điểm, tài liệu phục vụ quyết định và hậu cần cho chuyến khảo sát địa điểm.
- Theo dõi ngân sách, báo giá nhà cung cấp, thông tin đơn đặt hàng, các khoản cam kết và chi phí thực tế.
- Rà soát hóa đơn và hồ sơ hỗ trợ, chuyển các bộ hồ sơ đã được phê duyệt và hỗ trợ bộ phận Tài chính đối chiếu chi phí.
- Bảo đảm hồ sơ Cvent và tài liệu chương trình bắt buộc chính xác, đồng thời tuân thủ các chính sách và tiêu chuẩn hiện hành.
- Thu thập phản hồi của người tham dự và thông tin nhà cung cấp, đóng góp vào đánh giá sau sự kiện và đề xuất cải tiến.
- Cải tiến biểu mẫu lập kế hoạch, quy trình và luồng công việc của nhóm; sắp xếp người thay thế và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp.
Yêu cầu
- Có bằng cử nhân về quản trị khách sạn, kinh doanh, truyền thông, quản lý sự kiện hoặc ngành liên quan; có thể xem xét kinh nghiệm tương đương.
- Có 2–3 năm kinh nghiệm lập kế hoạch hội nghị doanh nghiệp hoặc cho công ty tổ chức sự kiện, quản lý đăng ký, vận hành sự kiện hoặc công việc liên quan.
- Có kinh nghiệm điều phối nhiều mảng công việc và thời hạn, bảo đảm độ chính xác và chú ý đến chi tiết.
- Thể hiện tinh thần chủ động, khả năng ứng biến, phán đoán tốt, trách nhiệm và phong cách giao tiếp thực tế, tập trung vào giải pháp.
- Thích ứng với các ưu tiên thay đổi và phối hợp giữa nhiều chức năng.
- Có định hướng phục vụ tốt và biết giữ kín thông tin.
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Excel và PowerPoint.
- Có kinh nghiệm thực tế xây dựng trang đăng ký trực tuyến và ứng dụng sự kiện dành cho người tham dự.
- Sẵn sàng đi công tác khoảng 30% thời gian để hỗ trợ tại địa điểm tổ chức.
- Sẵn sàng làm việc vào một số buổi tối hoặc cuối tuần khi nhu cầu chương trình yêu cầu.
- Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng Cvent.
- Ưu tiên có kinh nghiệm hỗ trợ các chương trình phức tạp, dành cho lãnh đạo cấp cao hoặc có độ nhận diện cao.
- Ưu tiên quen thuộc với công cụ quản lý dự án, nền tảng họp trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp và trực tuyến, cùng các công cụ AI hoặc tự động hóa được phê duyệt.
Phúc lợi
- Gói phúc lợi nhân viên toàn diện.
- Chương trình hưu trí và tiết kiệm với khoản đóng góp hào phóng từ công ty.
- Bảo hiểm y tế, nha khoa và thị lực theo nhóm.
- Bảo hiểm nhân thọ và thương tật.
- Tài khoản chi tiêu linh hoạt.
- Chương trình thưởng thường niên tùy theo quyết định của công ty.
- Quyền lợi khuyến khích dài hạn dựa trên cổ phiếu.
- Các chương trình nghỉ phép được đánh giá cao.
- Mô hình làm việc linh hoạt, bao gồm hình thức làm việc từ xa ở những nơi có áp dụng.
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Các chương trình y tế và phúc lợi cho nhân viên cùng người phụ thuộc đủ điều kiện.
- Các chương trình tài chính giúp tiết kiệm cho hưu trí và những mục tiêu khác.